После внесения в 2016 году поправок в Федеральный закон № 54 большинство владельцев бизнеса перешло на новый формат работы. Стали использоваться онлайн-кассы, где вместо ЭКЛЗ — электронной контрольной ленты защищенной — установлены фискальные накопители. ФН записывают данные о пробиваемых чеках. Вся информация о них автоматически передается в контролирующие органы по интернету. Благодаря этому отпала необходимость отправляться в центр ККМ для снятия фискальных данных и замены ЭКЛЗ. А вот нужно ли заключать договора на обслуживание касс с сервисными организациями — разберем подробно.
Обслуживание ККМ: законодательная база
До перехода на работу с онлайн-кассами владельцам бизнеса по закону требовалось обязательно оформлять договор с Центром технического обслуживания ККТ. В рамках такого соглашения специалисты ЦТО оказывали ремонт, проводили плановые осмотры и замену ЭКЛЗ, снимали фискальные данные и оказывали другие услуги.
Но когда в силу вступили поправки в ФЗ-54, то стало необязательно подписывать соглашение с Центром технического обслуживания. Владельцы бизнеса могут следить за исправностью ККТ и выполнять ее ремонт своими силами.
Нормативно-правовая база теперь не обязывает заключать соглашение на техническое обслуживание кассовых аппаратов, но не стоит спешить отказываться от сотрудничества с сервисным центром. В отличие от старых ККМ, онлайн-кассы представляют собой более сложное оборудование. Оно теперь включает фискальный накопитель, программное обеспечение, модули для подключения к интернету и др. Техника должна находиться в исправном состоянии, чтобы в режиме реального времени отправлять данные о продажах в контролирующие органы.
Конечно, кассиры (иные ответственные лица) проводят ежедневную проверку — осматривают ККТ на наличие заблокированных датчиков, повреждений механического характера, правильность установки чековой ленты, подключение к интернету. Но этого недостаточно для выявления неполадок. Их несвоевременное обнаружение приводит к серьезным поломкам.
Если в арсенале только одна касса, то бизнес-деятельность потребуется приостановить — до момента, когда отремонтируют ККТ. На это может уйти несколько дней даже при незначительных неисправностях, если нет договора с сервис-центром. Конечно, можно иметь на такой случай запасную кассу, но это экономически невыгодно. К ней потребуется приобретать отдельный фискальный накопитель. А у него есть срок годности, который выходит вне зависимости от того, использовалось устройство или нет. Кроме того, запасную ККТ потребуется регистрировать и подключать к ОФД, а это также сопряжено с дополнительными расходами.
Не стоит забывать о том, что использование неисправной кассовой техники грозит штрафными санкциями. Например, если аппарат не передает данные ОФД из-за сбоя в работе фискального накопителя или соединения с интернетом, то такое нарушение приравнивается к работе без ККТ. Налоговая может ограничиться предупреждением или же оштрафовать на сумму до 100 % выручки, полученной мимо кассы. Для индивидуальных предпринимателей размер минимального штрафа составляет 10 000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.
Когда заключен договор на обслуживание ККМ, то проводится постоянный мониторинг кассовой техники в онлайн-режиме, проходят регулярные выездные проверки. При выявлении мелких неисправностей ремонт проводится в сжатые сроки — в течение 1-2 часов. Инженеры в этом случае выполняют все необходимые работы на месте. Если возникают серьезные неполадки, кассу забирают в сервисный центр, взамен бесплатно предоставляют подобное устройство. Это позволяет не прервать бизнес-деятельность, исключить возникновение серьезных убытков или взысканий со стороны налоговой службы.
Техническое обслуживание кассовых аппаратов: варианты сотрудничества
Центры технического обслуживания кассовых аппаратов предлагают клиентам разные условия сотрудничества. ТО, в зависимости от сроков, может предоставляться:
- В течение 1 или 3 месяцев. Такой вариант сотрудничества актуален для тех, кто только запустил бизнес или работает сезонно. Вариант ТО также актуален в случаях, когда планируется нанять в штат отдельного сотрудника для обслуживания ККТ.
- В течение года. Оптимальный вариант договора для тех, кто уже давно занимается бизнесом, нацелен на долгосрочное сотрудничество и оптимизацию расходов на ТО.
Второе обходится дешевле.
Центры технического обслуживания кассовых аппаратов: виды услуг
Обслуживанием ККТ занимается огромное количество ЦТО. Ввиду высокой конкуренции, список предлагаемых ими услуг постоянно расширяется. Клиентам в рамках выбранного пакета обслуживания или за дополнительную плату предлагается:
- Регистрация кассового аппарата в ФНС.
- Ввод ККТ в эксплуатацию.
- Установка пломбы.
- Выпуск электронной подписи.
- Выбор и подписание соглашения на обслуживание с оператором фискальных данных.
- Подбор, установка и настройка пакета ПО, интеграция кассовых программ с системами учета товара.
- Дистанционный мониторинг онлайн-кассы.
- Подключение периферийной техники с последующей отладкой работы.
- Перепрошивка кассового аппарата.
- Перерегистрация или снятие онлайн-кассы с учета в ФНС.
- Устранение системных ошибок.
- Проведение необходимых ремонтных работ с заменой деталей.
- Переустановка ФН.
- Проведение плановых проверок и устранение обнаруженных неполадок.
- Предоставление временной кассы при серьезных поломках ККТ.
При необходимости могут помочь с выбором подходящего под бизнес кассового аппарата, ОФД, поставщика интернета. Также сотрудники оказывают услуги по сбору необходимых бумаг для регистрации кассы в ФНС, занимаются обучением кассиров по использованию ККТ нового образца, проводят инструктажи для других представителей компании и др.
Центр ККМ: советы по выбору
Поскольку в каждом городе работают десятки центров по обслуживанию ККТ, у владельцев бизнеса нередко возникают сложности с выбором подходящей сервисной организации. В этом случае рекомендуется ориентироваться на следующее:
- Длительность работы на рынке и положительная репутация — чем дольше функционирует сервис-центр и чем больше у него положительных отзывов, тем качественнее будут услуги.
- Наличие договоров с изготовителями кассовой техники — это гарантирует ремонт с оригинальными деталями, их оперативную поставку.
- Круглосуточная онлайн-поддержка — важно, чтобы вы могли в любой момент обратиться за помощью в случае возникновения неполадок с ККТ. Особенно критерий значим для тех, кто работает в режиме 24/7. Например, продуктовый маркет, кафе, аптека.
- Предоставление гарантии на услуги — существование возможности даже по истечении действия договора повторно обратиться в сервис-центр для проведения ремонта, в случае если вновь возникнет поломка.
- Перечень предоставляемых услуг — убедитесь, что сервис-центр предлагает все необходимое в соответствии с направлением бизнеса.
- Сроки реагирования сотрудников сервиса при выходе кассового аппарата из строя — должны быть предельно сжатыми, чтобы избежать длительной приостановки деятельности.
Учтите и ценовую политика — сравните стоимость услуг в разных центрах, чтобы сэкономить при заключении договора с конкретным ЦТО.
АСК ККТ: особенности функционирования
Перевод бизнеса на ККМ нового образца также ознаменовался вводом со стороны ФНС автоматизированной системы контроля применения контрольно-кассовой техники. Особенность АСК ККТ заключается в том, что она включает три составляющие:
- Подсистему регистрации ККМ онлайн. Созданное ПО отвечает за передачу сведений от производителя (импортера) кассовой техники и фискальных накопителей о произведенных (ввезенных) единицах оборудования. Также на базе этой подсистемы реализован личный кабинет пользователя кассовых устройств на сайте налоговой службы, реестр ККТ и фискальных накопителей, их регистрация, перерегистрация, снятие с учета.
- Подсистема, отвечающая за проверку выданных квитанций, направление обращений в ФНС по поводу корректности использования ККТ.
- Подсистема для приема фискальной информации.
Благодаря вводу АСК ККТ государству проще отслеживать работу представителей бизнеса, выявлять нарушения в регистрации и работе кассовой техники, выдаче чеков. Соответственно, задача частных предпринимателей и организаций — поставить на учет и наладить функционирование онлайн-касс таким образом, чтобы действовать в соответствии с нормами ФЗ № 54. Для этого лучше заручиться поддержкой инженеров ЦТО.
