Онлайн-касса: что изменилось с 1 июля 2019

Кассовая реформа 54-ФЗ подразумевает переход бизнеса на ККМ нового образца. Теперь все прошедшие по кассе операции должны сохраняться на фискальном накопителе, отсылаться оператору фискальных данных, а оттуда прямо в налоговую. ФНС таким образом держит руку на пульсе, осуществляя свои контрольные функции в режиме онлайн. Экономика становится прозрачной, а бизнес получает более простой процесс взаимодействия с налоговиками.

Для многих предпринимателей новые правила стали неприятной неожиданностью, и чтобы сгладить этот эффект, власти решили сделать этот переход плавным. Некоторые сферы уже работают по-новому, многие получили отсрочку. Но крайний срок для большинства — 1 июля 2019 года, именно к этой дате нужно приобрести онлайн-кассу, зарегистрировать и подготовить ее к работе. Есть и исключения (по видам деятельности и месторасположению): те, кого вообще освободили от обязанности устанавливать ККТ. Если вы под них не подпадаете, то следует как можно раньше озаботиться вопросом покупки оборудования.

Для начала разберемся во всех этих нюансах подробнее.

Кому нужна онлайн-касса в 2019 году

Первая волна реформирования пришлась на 1 июля 2017 года. Тогда современную технику должны были ввести почти все заведения торговли, включая и тех, кто работает с алкогольной и табачной продукцией.

Второй этап перехода завершился 01.07.18 — на новую ККТ перешли теще и точки общественного питания, у которых есть наемные работники. А также индивидуальные предприниматели на «вмененке» и патенте, работающие с ЕГАИС.

К 1-му июля 2019 года перейти на онлайн-кассы должны все оставшиеся категории бизнеса (кому нужна — смотри в последнем разделе). Вероятность, что государство даст еще одну отсрочку, невелика. Стоит поторопиться с выбором, чтобы не столкнуться с дефицитом товара ближе к указанному сроку.

Реформу планируется завершить к 01.02.2021, когда бизнес заработает по новым правилам, а в товарных чеках будут указываться все купленные наименования. Сейчас многие ограничиваются бланком строгой отчетности или иным подтверждающим факт оплаты документом.

Сроки перехода для вашего бизнеса будут зависеть от:

1. организационной формы (предприниматель, компания);
2. системы налогообложения (общая, упрощенная, вмененка, патент);
3. сферы деятельности, расположения и пр.

Сфера торговли:

• ИП: на ОСНО — перешли с 07.2017 (выдают расширенный чек), на упрощенке — с той же даты (но без РЧ), на вмененке и патенте — с 07.2018 и с 07.2019 (с и без сотрудников соответственно).
• Компании: на общей и упрощенных системах — уже работают с 17-го года, на ЕНВД — с 1 июля 2017-го (торгующие подакцизными товарами) и с 01.07.2018 остальные.

Заведения питания:

• если есть штат рабочих — с 18-го года;
• работаете самостоятельно — с 19-го.

Все, кто продает алкоголь и табак, работают по новым правилам уже с 07.2017. А сфера работ и услуг будет с 01.07.19.

Важно! Если бизнес ведется без сотрудников действуют одни сроки перехода. Найм человека зачастую будет означать потерю права на отсрочку.

Пример 1. Мобильная кофейня на колесах (ООО, налоги платит по УСН) работает без сотрудников, на старой ККТ. Владелец бизнеса сам руководит всеми процессами: готовит кофе, закупает выпечку, водит фургон. В августе 18-го решил нанять водителя в помощь. В течение 30 дней он должен перейти на онлайн-кассу, уведомить налоговиков. Иначе может быть оштрафован.

Штрафы за неприменение и неиспользование онлайн-касс в 2019 году

Причин, почему бизнес до сих пор не перешел на новое ККМ, может быть несколько. Недостаточная финансовая грамотность: многие не успевают следить за изменениями законодательства или просто этого не делают. Порой трудно разобраться, с какой даты работать по-новому (тест на портале ФНС поможет с этим). Или просто хотели, но не успели ввести оборудование к нужному сроку. Также есть и те, кто принципиально работает в «серой» зоне, уклоняясь от налоговиков.

За отсутствие кассы законом предусмотрены санкции (смотри ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях). Для компаний ответственность за такие действия будет выше, чем для отдельных бизнесменов, топ-менеджеров и руководителей. Если нарушил в первый раз, надзорные органы могут ограничиться предупреждением. За вторичное нарушение — более жесткие меры, вплоть до запрета деятельности. Срок исковой давности для данного нарушения — один год со дня его совершения.

«Какие наказания предусмотрены за неприменение и неиспользование онлайн-касс в 2019 году»

В подпункт 1-й подпадают:

• физическое отсутствие кассовой техники;
• она есть, но не входит в госреестр;
• фискальный накопитель отсутствует или просрочен;
• непробитие чека, выдача неправильного (заниженный итог);
• ККМ присутствует, но нет регистрации в налоговой.

За такие действия могут лишить выручки, штраф — до 100% от суммы, которая не прошла по кассе.

Пример 2. Компания пропустила сроки перехода на онлайн-кассу на 2 месяца (61 день). За это время не были учтены товары на 200 тыс. рублей. Могут оштрафовать на 150 – 200 тыс.

Если попались на этом же нарушении повторно, бизнесу будет грозить приостановка сроком до 3-х месяцев.

В пункт 3 подразумевает неправильное использование техники:

• время выставлено неверно;
• в фискальном документе нет всех необходимых реквизитов;
• чек не выдан по просьбе клиента.

Штрафы будут зависеть от типа нарушения. Например, невыдача чека — 2 тыс. рублей.
На чеке может не быть всей информации (реквизитов организации): за это тоже могут наказать.

Онлайн-кассы: кто с 1 июля 2019 года может работать без них

Некоторый бизнес нуждается в поддержке государства. Социально важные сферы деятельности, предприниматели из сельской местности — установка нового дорогостоящего кассового оборудования может стать для них непосильной ношей. Да и не везде есть соответствующие коммуникации, доступ к сети. Проблематично найти устойчивое подключение, если продаешь с машины и все время в пути. Для этих категорий предусмотрены исключения.

1. Торговля на улице:
   • овощами, фруктами, ягодами;
   • мороженым;
   • разливными безалкогольными напитками;
   • молочной продукцией;
   • газетами, журналами, книгами;
   • произведениями творчества (ремесленные изделия, промысловые товары).
2. Подсобные работы:
   • на огороде, дачных участках (перекопать почву, скосить траву, наколоть дров и др.);
   • починить обувь, зонтик, часы;
   • сдать в аренду свою недвижимость;
   • чемоданов.
3. Помощь незащищенным категориям:
   • уход за пожилыми, присмотр за детьми;
   • продажа фармпродукции, оказание медуслуг в деревнях;
   • библиотечная деятельность.

   Подробный список, кому касса не нужна, можно найти в федеральном законе.

4. Удаленное расположение:
   • В отдаленных населенных пунктах. В каждом регионе — отдельным реестр с такими местностями. Они прописываются местными властями в отдельном законопроекте.
   • Там, где отсутствует интернет-покрытие (и численностью населения до 10 тыс. человек). В таких случаях работа ведется автономно: чеки записываются на накопители и передается потом лично в инспекцию.

Кто еще с 1 июля 2019 года должен работать с онлайн-кассами

В июле 2018 года в силу вступил закон № 192-ФЗ. Он внес массу дополнений в 54-ФЗ, но основное изменение касалось тех, кому раньше нужна была онлайн-касса в 2019 году, а именно — коммерсантов на патентном режиме налогообложения.

Для многих частников на ПСН теперь отпала необходимость устанавливать оборудование для автоматизации своей работы. Но некоторые категории коммерсантов, как и прежде, должны при проведении расчетов с 1 июля 2019 использовать онлайн-кассы. В первую очередь это касается:

• ритейлеров, у которых нет наемного персонала или есть сотрудники, не оформленные по трудовым договорам (остальные владельцы торговых точек установили ККМ еще в первом полугодии 2018);
• лица, реализующие крепкую алкогольную продукцию (без ККТ могут продолжать работу только продавцы слабоалкогольных напитков) вне зависимости от места расположения магазина, киоска или другого торгового помещения;
• владельцы заведений общественного питания (предприятия с наемным персоналом, с которыми были заключены трудовые договора, приобрели и зарегистрировали новую технику еще до июля 2018).

Также со второго полугодия 2019 онлайн-кассы понадобятся для ИП на патенте, ведущих свою работу в следующих отраслях:

• оказание косметологических услуг (парикмахерские, студии красоты, косметические салоны, SPA-центры и пр.);
• починка и настройка бытового оборудования и радиотехники, а также ремонт часов (механические и электронные);
• обслуживание, ремонт и сдача в аренду транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, мотоциклов);
• грузовые и пассажирские перевозки (как наземные, так и водными транспортными средствами);
• оказание ветеринарных услуг (обследование, лечение животных и прочее), а также организация охоты;
• организация спортивных занятий и другие услуги в области физической культуры;
• владение участками для рыбной ловли, разведение рыбы, производство молока и молочной продукции;
• ремонт, настройка и обслуживание компьютерного оборудования и других, технически сложных приборов.

Узнать более подробно обо всех категориях бизнесменов, освобожденных от онлайн-касс в 2019, а также об исключениях для владельцев патента можно из статьи 2, 54-ФЗ.

Особенности предоставления бланков строгой отчетности (БСО)

Но даже те компании, которые освобождены от регистрации ККМ нового образца, при получении денежных средств от клиентов обязаны предоставлять им документ, подтверждающий совершение сделки.

Форма таких бланков, а также правила их хранения, изготовления, учета и прочие сведения учтены в Постановлении Правительства РФ № 359, которое было подписано еще в начале мая 2008 года. При этом форма БСО не зависит от режима налогообложения и выбранной предпринимателем формы собственности. Основная классификация таких документов — это сфера деятельности бизнесмена.

К примеру, при авиационных перевозках любой авиакомпанией используется единая форма билетов для данного вида услуг, установленная Министерством Транспорта России.

Если обязательной формы бланков для вашей деятельности не предусмотрено действующим законодательством, то единственное условие, которое необходимо соблюдать при самостоятельной разработке БСО — в них должны быть все обязательные реквизиты, указанные в выше представленном Постановлении.

-43% на услуги

Эвотор 7.3

32 092 ₽ 28 400 ₽

Быстрый просмотр

Хит!

Атол 30Ф

26 215 ₽ 24 500 ₽

Быстрый просмотр

Онлайн-касса в 2019 для ООО и ИП при перечислении денег физ.лицам

Помимо лиц, продающих товары или выполняющих определенную работу за деньги, к тем, кто с 1 июля 2019 года должен работать с онлайн-кассами, относятся и некоторые организации, оплачивающие эту самую продукцию или услуги.

Если ваше предприятие что-либо закупает у другой компании или физического лица, а также расплачивается за оказанные услуги, вам предстоит не только получить чек, но и самостоятельно сформировать фискальный документ с признаком «Расход».

В соответствии с действующими нормативными актами, для частников и ООО онлайн-кассы в первой половине 2019 при расчетах (передаче денег другому лицу) не являются обязательными, если оплата осуществлялась без использования наличных денег или электронных средств платежа.

Но уже с июля 2019 ККМ предстоит использовать при всех расчетах (узнать о том, что именно, по мнению государства, должно относиться к расчетам, можно в статье 1.1. 54-ФЗ (актуальные изменения касательно этого вопроса были внесены в закон в июле 2018 года)).

Вам будет интересно: Что такое кассовая дисциплина: отвечаем на вопросы бизнеса

Что дает онлайн-касса в 2019

По мнению большинства предпринимателей, современная кассовая техника способна упростить работу только представителям контролирующих органов (то есть сотрудникам ФНС).

Но если более детально изучить возможности современных аппаратов, становится понятно, что их функционал, в первую очередь, направлен на облегчение предпринимательской деятельности и сокращение объемов работы для бухгалтеров.

• Для большинства предпринимателей регистрации нового оборудования позволит вести свою деятельность в рамках установленных законом требований.
• Применение новых аппаратов избавит от обязанности заполнять и предоставлять контролирующим органам документацию, соответствующую формам КМ-1—КМ-9.
• Предприятия, которые в 2019 году используют онлайн-кассы, налоговые инспекторы будут посещать только в случае сбоев в работе оборудования или проведения бизнесменами операций, вызывающих подозрения.
• Владельцы бизнеса с помощью современного оборудования могут отслеживать товарооборот, занятость сотрудников и другие показатели своего бизнеса в режиме онлайн, находясь при этом дома или на отдыхе.

Благодаря деятельности разработчиков, функционал кассовых аппаратов с каждым годом расширяется. И в 2019 онлайн-кассы как для ИП, так и для крупных компаний стали отличным инструментов, позволяющим развивать бизнес и грамотно просчитывать стратегии для роста прибыли.

Зачем нужны ККМ тем, кто с 1 июля 2019 года может работать без онлайн-касс

Чтобы пользоваться всеми возможностями нового кассового оборудования, его не обязательно ставить на учет в налоговой инспекции. Даже те, кто с 1 июля 2019 года может продолжать работать без онлайн-касс, не лишены возможности автоматизировать свой бизнес.

В первую очередь, ККМ можно использовать в качестве автоматизированной системы для формирования БСО . Ведь многие из тех, кому в 2019 не нужна онлайн-касса, все равно должны выписывать потребителям документы, подтверждающие проведение сделки. Установка кассового оборудования (даже без его постановки на учет в ФНС) в этом случае имеет ряд преимуществ:

• Вам не нужно будет от руки заполнять бланки (к тому же, обычно приходится делать два экземпляра через копирку). Использование ККТ значительно облегчает этот процесс и сокращает время на заполнение документации.
• Стоимость одного чека, распечатанного на кассовом аппарате значительно ниже, чем цена бланка, заказанного в типографии.
• Вам не придется хранить кучу документации. Вся информация о проведенных сделках хранится в памяти аппарата, и вы всегда при необходимости можете ее там найти.
• Большую часть бухгалтерской отчетности за вас будет формировать установленная техника. Это сохранит ваше время и избавит от нудной и кропотливой работы.
• Вы без вести автоматизированную аналитику вашей деятельности, в режиме реального времени отслеживать товары, которые необходимо докупить и узнавать позиции, которые пользуются наименьшим спросом.
• Вам не придется приезжать на торговую точку, чтобы проверить выполнение должностных обязанностей персоналом: контролировать их загруженность вы сможете с личного компьютера или смартфона.

Если вы следите за современными технологиями и хотите по максимуму использовать доступные возможности, мы рекомендуем до 1 июля 2019 все же установить онлайн-кассу даже тем, кому по закону она не нужна.

Нововведения для владельцев онлайн-касс с 1 июля 2019

Изменения в работе российских предпринимателей начались еще с первого января 2019: отмена устаревшего формата фискальных данных (ФФД 1.0), изменение налога на добавленную стоимость (НДС 20 %).

С первого марта этого же года ввели обязательную маркировку на табачную продукцию. И к этому моменту всем участникам оборота табака (производителям, поставщикам, оптовым и розничным реализаторам) пришлось потратить определенные средства на подготовку к работе с маркированной продукцией.

Следующей категорией товаров, подлежащей обязательной маркировке, станет обувь. С первого июля на каждой выпущенной или импортируемой паре должен обязательно стоять код Data Matrix. Для работы по новым правилам необходимо подготовиться заранее.

• Новое оборудование, способное работать с маркированными товарами: считыватели кодов Data Matrix для поставщиков и продавцов, устройства для нанесения маркировки для производителей.
• Программное обеспечение для кассового аппарата: тому, кто с 1 июля 2019 года должен работать с онлайн-кассами и планирует реализовывать маркированную продукцию, стоит сразу приобретать технику, способную работать с новыми маркерами.
• Товароучетные программы: заранее позаботьтесь об их интеграции с ККМ, а также узнайте о возможности учета и хранения маркировочных кодов.

С декабря 2019 маркировка будет наноситься на парфюмерную продукцию, трикотажные изделия (в том числе верхняя одежда), покрышки и шины. А с первого января 2020 коды Data Matrix должны будут стоять на всех лекарственных препаратах. Более подробно об этих нововведениях можно узнать из распоряжения № 792-Р, подписанного еще в апреле 2018 и вступившего в силу только в январе 2019.

Какую технику выбрать тем, кому нужна онлайн-касса в 2019

Основное требование к технике для автоматизации вашей работы — она должна входить в реестр оборудования, соответствующего законодательным требованиям (ознакомится с данным перечнем можно на портале ФНС).

Но в реестр включено достаточное количество моделей, поэтому тем, кто обязан применять новые ККТ, нужно обращать внимание не только на соответствие выбранного аппарата требованиям закона, но и на его технические характеристики.

Поэтому при покупке онлайн-кассы в 2019 для крупного ООО или небольшого ИП ориентироваться следует на особенности ведения бизнеса:

• осуществляете ли вы интернет-продажи;
• сколько чеков в день пробивается на вашей торговой точке;
• сколько наименований товаров в вашей базе;
• реализуете ли вы подакцизную продукцию или товары с маркировкой.

Также не стоит переплачивать за модели с обширным функционалом, если вы владеете всего одним магазином, в котором продаете не более 20 единиц товаров в день. Но давайте подробно разберем, какие именно виды техники существуют на современном рынке и кому они подходят:

• Фискальные регистраторы — представляют собой отдельное оборудование состоящие из двух основных элементов — фискального накопителя (ФН) и принтера для печати чеков. Для полноценной работы их необходимо подключить к внешней кассовой программе, то есть кроме самого регистратора вам понадобится системный блок с предустановленным ПО, монитор и клавиатура. Также их можно подключить и к ноутбуку, планшету или обычному смартфону. Отличаются скоростью печати документов, наличие автоотрезчика, шириной используемой чековой ленты. Цена фискальника с установленным ФН варьируется от 15 до 50 тыс. рублей.
• Автономные ККМ — оборудование, которое может работать как от сети так и от встроенной батареи. Для многих моделей преимущества на этом и заканчиваются — большая часть подобного оборудования не может работать с большими базами товаров, имеет низкую скорость печати документов и не обладает встроенной аналитикой. В зависимости от конкретной модели в нее можно загрузить от 100 до 30 000 наименований продукции или вам придется каждый раз вводить товар вручную. Такие аппараты больше подходят для различного микробизнеса: курьерской доставки, ремонтной мастерской и парикмахерской и пр. Стоимость автономной техники начинается от 3-4 тысяч.
• POS-системы — полноценный комплект кассового оборудования для крупных магазинов, ресторанов и других торговых предприятий. Обычно состоят из системного блока, монитора для кассира, клавиатуры и фискального регистратора. Могут включать ящик для денег, считыватель штрихкодов, покупательский дисплей и прочую периферию. Такие системы рассчитаны на торговые точки с высокой проходимостью (более 500 чеков в день) и обширную товарную базу. Цена начинается от 15-20 тысяч и может достигать нескольких сотен. Для малого и среднего бизнеса в подобном оборудовании обычно нет смысла: такой функционал и скорость работы здесь практически не нужны.
• Моноблоки — сочетают в себе автономность вышепредставленных устройств и обширный функционал. Состоят из встроенного монитора, сенсорной или кнопочной клавиатуры, чекового принтера, ФН, имеют предустановленную кассовую программу, то есть представляют собой полноценное рабочее место кассира. Могут быть как автономными, так и стационарными. Поддерживают подключение периферийного оборудования, позволяют вести аналитику бизнеса и легко модернизируются под изменяющиеся требования действующих законов. На них вы сможете установить дополнительное ПО, тем самым расширив их функциональные возможности. Цена за оборудование начинается от 7-8 тыс. и может достигать 35 000 ₽.

Последний вариант также подойдет тем, кто с 1 июля 2019 года по закону может работать без онлайн-касс, но желает развивать свой бизнес и автоматизировать большинство рабочих процессов. Обширный функционал и относительно невысокая стоимость позволяют за небольшие деньги открыть огромные возможности для вашего бизнеса.

Вам будет интересно: Налоговый вычет при покупке онлайн-кассы

Как получить вычет за онлайн-кассу в 2019 для ИП

Еще с начала 2018 года частники на вмененном налоге или патенте получили возможность вернуть деньги, потраченные на установку кассового оборудования, в виде налогового вычета. Единственное ограничение при этом — сумма льготы не может превышать 18 000 ₽.

Для того, чтобы воспользоваться преференцией, при установке оборудования предприниматель должен соблюдать следующие условия:

• выбранная техника, а также приобретенный фискальный накопитель должны входить в реестр ФНС;
• касса должна быть установлена до конца периода, определенного действующим законодательством.

То есть, воспользоваться вычетом в 2019 году не смогут коммерсанты, работающие в сфере ритейла и общепита и имеющие заключенные трудовые договора с наемным персоналом. Остальные же для получения преференции должны зарегистрировать в налоговой оборудование не позднее 30 июня 2019.

Для оформления вычета бизнесменам на «вмененке» при подаче декларации необходимо отразить в ней затраты на оборудование: сюда можно включить не только стоимость самой ККМ, но и расходы на ее установку, настройку, получение цифровой подписи и заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД).

Также к декларации необходимо приложить паспорт ККТ и чеки, подтверждающие сумму, затраченную на автоматизацию бизнеса. С рекомендациями ФНС к подаче данной документации можно ознакомиться в письме № СД-4-3/3375.

Плательщики ПСН не подают декларацию, поэтому им необходимо предоставить в налоговую инспекцию уведомление об уменьшении налогового сбора. Рекомендации по его оформлению налоговики предоставили в письме № СД-4-3/6343.

Если коммерсант уже заплатил налог за период, в котором хочет получить вычет, то вернуть потраченные средства можно в соответствии со ст. 78 НК РФ. Для этого в ФНС следует подать соответствующее заявление с просьбой вернуть или перезачесть сумму, затраченную на приобретение онлайн-оборудования.