Универсальные списки Битрикс24: как создать и настроить

Универсальный список Битрикс24 — структурированный перечень нескольких элементов, состоящих из полей. Позволяет создавать реестры или хранилища данных, сортировать либо фильтровать информацию, вести учет документации.

Например, список сотрудников компании, где карточка каждого работника — элемент, а данные об этом человеке — поля. Другой пример — список документов. Договор — элемент, а данные об этом документе (номер, реквизиты, ответственные лица и пр.) — поля.

Создавать универсальные списки» может администратор портала. Функция доступна только на максимальном тарифе Битрикс24.

Чем отличается список Битрикс24 от «обычного» в Excel

Администратор распределяет между сотрудниками права доступа к универсальным спискам Битрикс 24. Одни работники могут их редактировать, другие — только просматривать, а для кого-то доступ вообще закрыт.

Список Битрикс24 может содержать текстовые названия и описания, даты, файлы (например, макет рекламной листовки или скан-копию документа).

Некоторые данные заполняются автоматически. Например, имя сотрудника, добавившего элемент в перечень, дата изменения и т.д. Можно активировать поддержку бизнес-процессов в работе списка. Данные будут обновляться автоматически.

Такими возможностями список Битрикс24 отличается от «обычного» перечня данных, составленного в Excel.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Настройка Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Внедрение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Как создавать списки в Битрикс 24

Список в Битрикс24 создается обособленно или внутри рабочей группы. В первом случае права доступа настраиваются дополнительно. Во втором — они по умолчанию будут такими, как задано в группе. Все ее участники могут просматривать список.

Как создать список обособленно

Перейдите в раздел «Автоматизация», затем выберите «Списки» и нажмите кнопку «Создать новый».

Откроется страница создания нового списка. Во вкладке с основными настройками укажите его название (в нашем примере — «Рекламные материалы») и описание. Если нужно, загрузите картинку. Она будет отображаться около названия созданного блока в разделе «Списки».

Для автоматизации работы с рекламными материалами поставьте галочку возле опции «Включить поддержку бизнес-процессов». Если это не требуется, уберите отметку. Можете активировать опцию «Включить функционал автоблокировки элементов при редактировании», чтобы только один сотрудник мог вносить исправления в элементы в определенный момент времени.

Перейдите во вкладку «Подписи» и укажите названия элементов («Материалы») и разделов списка.

Разделы — это папки для элементов. Например, если в числе реализованных проектов много рекламных акций, их удобно хранить в одном месте.

Перейдите во вкладку «Доступ» и выберите сотрудников, настройте для них права:

• «Нет доступа» — список не отображается у пользователя;
• «Чтение» — можно его только просматривать;
• «Просмотр в панели» — разрешается просматривать элементы списка;
• «Добавление» — возможно добавление элементов;
• «Добавление в панели» — можно добавлять элементы в список и просматривать их;
• «Изменение» — можно добавлять разделы, элементы и запускать по ним бизнес-процессы, редактировать список;
• «Изменение с ограничениями» — нельзя добавлять и удалять разделы элементов, в остальном права такие же, как в предыдущем случае;
• «Полный доступ» — разрешены все действия со списком.

В нашем примере выбраны права доступа «Добавление в панели» для всех сотрудников отдела маркетинга и рекламы.

Нажмите на кнопку «Сохранить». В разделе «Списки» появится новый блок — «Рекламные материалы».

Определите, какие данные нужны в этом списке. Снова откройте список, нажмите на «Действия» и выберите «Настроить поля».

Здесь уже есть поле «Название». Оно предусмотрено по умолчанию и не подлежит удалению. Однако его можно отредактировать. Например, заменить на «Название рекламного носителя». Для этого нажмите «Редактировать». Укажите другое название и сохраните.

Можете добавить поля. Нажмите на одноименную кнопку.

Придумайте название поля (например, «Количество на складе в Москве»), его тип («Число»). Поставьте галочки около нужных опций:

• «Показывать в форме добавления» — поле можно заполнять при создании элементов;
• «Показывать в форме редактирования» — поле можно заполнять в режиме редактирования элементов;
• «Только для чтения (форма добавления)» — запретить редактировать поле при создании элементов;
• «Только для чтения (форма редактирования)» — запретить редактировать поле при добавлении разделов, элементов и запуске по ним бизнес-процессов, изменении списка.

Если сделаете поле обязательным (поставите галочку возле нужной опции), карточка элемента не будет сохраняться, когда оно пустое. Если отметите опцию «Множественное», в поле можно записывать сразу несколько значений.

Таким же способом можно добавить еще одно поле. Например, с названием «Кем создано» и аналогичным типом «Кем создан».

Снимите галочки с полей «Показывать в форме добавления» и «Показывать в форме редактирования», чтобы поле не отображалось и не перегружало форму. Информация о том, кто и когда добавил материал, сохраняется автоматически.

Теперь можно добавлять сами материалы. Для этого зайдите в список, нажмите на кнопку «Добавить материал» и заполните поля, которые вы создали.

Ваши данные добавляются автоматически.

Битрикс24

2 490 ₽ 1 990 ₽

Быстрый просмотр

Обучение Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Интеграция Битрикс24

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Как создать список в группе Битрикс24

Создавать список внутри рабочей группы может только ее владелец. Зайдите в нужную и выберите вкладку «Еще». Затем — «Списки».

Создайте список — действуйте по такому же алгоритму, который описан в предыдущем разделе.

Все участники группы по умолчанию будут иметь права доступа «Изменение». Они смогут добавлять элементы и запускать по ним бизнес-процессы, редактировать список.

Удалять его может только владелец группы.

Универсальные списки упрощают обработку данных внутри Битрикс24, позволяют разгрузить персонал, избежать ошибок в работе. Администратор может дать доступ к информации целому отделу или ограниченному кругу лиц, чтобы сохранить ее конфиденциальность и безопасность.