Бизнес постепенно переходит с «бумажек» на файлы. Работать с ними быстрее и удобнее. Часть современных операций, например, представление бухотчетности в ФНС России или взаимодействие с системой маркировки и прослеживания товаров «Честный ЗНАК» — выполняется только дистанционно. Правительство РФ регулярно редактирует и расширяет нормативно-правовые акты (НПА), регулирующие работу систем электронного документооборота (ЭДО), — в статье поговорим об их видах. Подробно расскажем о требованиях, которые к ним предъявляются, о правилах работы на электронных торговых площадках (ЭТП).
Системы электронного документооборота: классификация и принципы обмена файлами
СЭД (система электронного документооборота) — это ПАК (программно-аппаратный комплекс), включающий:
- оборудование — защищенные серверы, объединенные в сеть;
- специализированное программное обеспечение;
- веб- или локальный сетевой интерфейс, необходимый для обеспечения комфортного взаимодействия пользователей с СЭД и возможности обмена файлами между ее участниками;
- сетевое оборудование, отвечающее за предоставление доступа к интернету;
- программные файловые и email-серверы.
Используя специализированное программное обеспечение (например, криптопровайдеры и браузерные плагины), участники систем электронного документооборота обмениваются бухотчетностью, УПД, счетами-фактурами, контрактами и другими бумагами. ЭДО обеспечивает возможности:
- поиска системных файлов через несколько фильтров с применением различных параметров;
- автоматизации безбумажного документооборота и учета «первички» и корректировок;
- оперативного (буквально в один клик) формирования отчетности предприятия;
- удаленного обмена электронными документами по защищенным каналам связи;
- сетевой групповой работы над одним файлом или заданием (в этом случае сотрудникам необязательно физически находиться на одной территории);
- составления унифицированных документальных форм;
- контроля действий персонала;
- сокращение штата сотрудников, занятых бумажной работой, высвобождения пространства (прелесть электронного архива в том, что он требует совсем немного полезной площади);
- распределения прав доступа к корпоративным файлам по заданным критериям;
- сокращения финансовых затрат на печатные материалы и временных — на обработку бумажных документов.
У ЭДО по сути нет недостатков, кроме довольно крупных финансовых трат, сопутствующих внедрению СЭД. Какими они бывают? Классификация по областям применения:
- Электронный архив (ЭА). Это огромный каталог с хорошо проработанными методами сбора, структуризации, хранения и поиска файлов. ЭА позволяют находить нужные сведения путем применения большого количества различных фильтров (сразу): по названию, дате создания или добавления в базу данных, ключевым словам и другим заданным параметрам.
- Workflow — единое защищенное пространство для групповой работы с документами. Использование такой электронной системы документооборота обеспечивает возможность приоритизации заданий, к которым и привязываются нужные файлы. Вся информация подвергается жесткой маршрутизации. Зато с помощью workflow оптимально заниматься только определенными направлениями, «загнанными» в четкие рамки проработанных алгоритмов.
- Учетная система. Это гибридная СЭД, совмещающая функции ЭА и workflow. Приоритетную базу данных — документальный архив или корпоративные задания — можно выбирать. Маршрутизация бывает как жесткой (с привязкой к конкретному направлению), так и «свободной» (прописанной руководителем компании). То есть администратор маркирует файл, вручную привязывая его к определенной сфере деятельности или отделу компании, — по факту или цели создания (например, корректировки). Учетные СЭД используются госорганами, крупными предприятиями с четко выстроенной вертикальной иерархией (в том числе «дочек», филиалов, подразделений) и объемным регламентом, включающим жестко прописанные правила и процедуры бизнес-процессов.
- Collaboration — система-коллаборация. Ориентирована на групповую работу. Системы-коллаборации были созданы под влиянием изменений конъюнктуры российского рынка — они считаются новинкой среди других типов СЭД. У них нет четкой иерархии — в этом они противоположны всем вышеперечисленным. Отсутствует и формализация потока работ (workflow). Основная задача системы-коллаборации — обеспечение возможности выполнения групповых операций с сохранением результатов действий, совершенных сотрудниками компании, причем вне зависимости от их местонахождения. Как правило, это порталы — веб-сервисы для публикации и хранения различной информации.
- CRM — customer relation management. Это сервис, обеспечивающий возможность управления связями с клиентами и контрагентами, биллингами и проектами. CRM-решения разнообразны и часто включают различные наборы опций, функций, служб и других инструментов.
Классифицируется и сам ЭДО. В первую очередь по типу правовых отношений между участниками:
- внутренний (корпоративный). Затрагивает отношения между сотрудниками и работодателем. Функционирует только по правилам компании;
- внешний (межкорпоративный). Обеспечивает возможность удаленного обмена файлами между компанией, ее контрагентами и партнерами. Как правило, стандартизирован — то есть формируется по заранее выработанным шаблонам. Файловая маршрутизация также строится по единой схеме. С помощью различных сервисов (программных продуктов и облачных технологий) ЭДО позволяет настраивать типы бумаг, привязывая их к сотрудникам или отделам, которые занимаются их обработкой;
- регламентированный действующим законодательством РФ. Например, обмен файлами с государственными органами. Отличается жестко регламентированной юридической значимостью. Оборотные файлы приравниваются к документам, подписанным вручную. Работа с ними всегда несет те или иные правовые последствия.
Взаимодействие с госорганами предусматривает удаленное представление отчетности в различные ведомства: ФНС и Пенсионный фонд России, Росстат, ФСС и другие (в зависимости от организационно-правовой формы компании или предпринимателя). За актуализацию унифицированных форм отчетности, как правило, отвечает «товароучетка» (например, «1С») или специализированный интернет-сервис. Также ЭДО классифицируется по общим категориям документов:
- бухгалтерский (счета-фактуры, справки и выписки);
- управленческий (внутрикорпоративные приказы, распоряжения, регламенты и правила);
- кадровый (личные дела сотрудников, трудовые книжки, приказы об отпусках, увольнениях, переводах, приеме работников на определенные должности);
- складской (товарные накладные, универсальные передаточные документы — УПД);
- производственный (наряды, отчеты, инструкции, правила техники безопасности);
- архивный (реестры, каталоги, классификаторы);
- секретный (конфиденциальные файлы, содержащие гостайну);
- технический или технологический (базы знаний, кейсы, своды инструкций и правил, рецепты) и другие.
Важно! Если вы и ваш контрагент подключены к разным операторам ЭДО, необходимо настроить роуминг или договориться о работе в общей СЭД.
Требования к системам электронного документооборота
Под требованиями к системам электронного документооборота понимается общий порядок работы с цифровыми бумагами. Можно условно выделить три категории требований — в порядке приоритетности следования:
- Общие. Аналогичны разработанным для бумажного документооборота. Предъявляются к форме и содержанию.
- Конкретизирующие. Касаются определенного вида или категории файлов. Ключевые — требования к электронной подписи (ЭП). Четкое соблюдение условий применения этого инструмента — залог юридической значимости завизированного его средствами документа.
- Особые. Предъявляются на основании условий формирования, назначения, сбора, обработки, передачи или хранения документации определенного типа. Всегда индивидуальны в отношении заданной категории файлов, сведений, данных. Отражены в НПА и инструкциях, разработанных госорганами, — законах, кодексах, приказах, постановлениях, распоряжениях и письмах (о них подробнее поговорим в одном из следующих разделов статьи).
Важно! Требования могут предъявляться к любому документу, наделенному юридической значимостью. Обязательно ознакомьтесь с правилами его создания и унифицированными формами (если таковые разработаны), предусмотренными для его составления.
Самые распространенные среди оборотных документов:
- Договоры, контракты, протоколы разногласий и соглашения — основные и дополнительные. Согласно ч. 2 ст. 434 ГК (Гражданского кодекса) РФ, стороны сделки могут заключать их и в электронном виде, применяя email. Обязательное требование — обеспечить возможность подтверждения авторства, принадлежащего составителям цифровых бумаг. То есть завизировать их ЭП.
- «Первичка». Может быть как бумажной, так и электронной (всегда удостоверяется ЭП). Формат представления в то или иное ведомство предусматривается соответствующим НПА. Если последний требует бумажного варианта, придется распечатывать файл. Требования к «первичке» разрабатываются ФНС России — в целях унификации и соблюдения единообразия при формировании документации.
- Отчеты. Налоговую и бухотчетность, визированную ЭП, можно удаленно представлять в ФНС России в электронном виде — как через оператора ЭДО, так и через ЛК, зарегистрированный на официальном сайте ведомства.
- Обращения в суд. Для их дистанционной подачи, например, в арбитраж, предусмотрен специализированный веб-сервис — «Мой арбитр». Электронное обращение в суд общей юрисдикции заверяется ЭП. После оно направляется через ЛК, зарегистрированный на портале ГАС (государственной автоматизированной системы) «Правосудие», в раздел «Подача процессуальных документов...».
- Обращения в госорганы. Процедура их направления (в конкретные ведомства) аналогична той, что проводится при подаче заявления в арбитраж или суд общей юрисдикции.
Цифровые бумаги могут содержать конфиденциальные сведения или гостайну. Необходимо обеспечить им надежную защиту:
- работая через оператора ЭДО;
- с помощью ЭП (подробнее об этом инструменте — в следующем разделе статьи).
Так, обмен счетами-фактурами и УПД, например, с «Честным ЗНАКом» (системой маркировки и прослеживания товаров), ведется только через оператора. Он выполняет функцию посредника, отвечающего:
- за достоверность сведений обо всех участниках «Честного ЗНАКа»;
- фиксацию всех операций с файлами, выполняемых пользователями, которые подключены к системе ЭДО;
- хранение ЭА в течение срока, установленного действующим законодательством РФ.
Обратите внимание! ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий) бесплатно подключает к собственному сервису — ЭДО Лайт — всех желающих участников «Честного ЗНАКа». Правда, функциональность предусматривает возможность работы с электронными документами, связанными только с маркировкой товаров. Зато сервис поддерживает роуминг.
Роль электронной подписи в системе электронного документооборота
Электронная подпись играет в системе электронного документооборота ключевую роль. ЭП — это реквизит цифрового документа, обеспечивающий возможность проверки:
- целостности — то есть фиксация искажений данных и несанкционированных изменений файла или их отсутствия с момента формирования подписи;
- авторства составителя документа.
В случае успешного прохождения ревизии, ЭП подтверждает неотказуемость — сам факт подписания файла.
Виды электронных подписей в системе электронного документооборота
Существуют три основных вида ЭП:
- Простая. У нее самый низкий уровень защиты. Ключ используется по правилам, которые установил оператор информационной системы. Очевидный пример: связка логин/пароль для входа в ЛК мобильного банка Сбербанк Онлайн, «Почты России» и т. п.
- Неквалифицированная (НЭП). Это усиленная ЭП, полученная в результате криптографических преобразований данных. Для этого также используется ключ. НЭП способна подтвердить авторство составителя и зафиксировать факт, что с момента подписания файл не редактировался. Может использоваться (и приравниваться к подписи, сделанной вручную) только по обоюдной договоренности сторон-участниц межкорпоративного ЭДО.
- Усиленная квалифицированная (УКЭП). Содержит ключ проверки, зафиксированный в специализированном открытом сертификате. Документ выдается Удостоверяющим центром (УЦ) — организацией, аккредитованной Минцифры и уполномоченной выпускать средства генерации и ревизии УКЭП.
С помощью простой ЭП, например, можно:
- войти в «учетку», зарегистрированную на том или ином сайте;
- получать письма и посылки в отделении «Почты России» не теряя времени на заполнение бумажных извещений;
- записаться на прием к врачу через gouslugi.ru или mos.ru.
С помощью НЭП можно свободно и безопасно обмениваться:
- внутрикорпоративными отчетами, приказами и платежными поручениями;
- соглашениями, подписанными заключившими их партнерами или контрагентами (по взаимной договоренности).
Также НЭП используется:
- на государственных веб-сервисах для получения тех или иных услуг — например, на gosuslugi.ru и сайте ФНС России (актуально только для физлиц);
- для подачи гражданских исков и обращений в арбитраж;
- при сотрудничестве двух «физиков» друг с другом.
Только УКЭП по умолчанию приравнивается к подписи, сделанной вручную, и обладает юридической значимостью.
Важно! Без УКЭП невозможно взаимодействовать:
- с подавляющим большинством контрагентов;
- с государственными надзорными и правоохранительными органами на корпоративной основе (например, с арбитражем при подаче иска от имени организации или с ФНС России при дистанционном представлении бухотчетности компании);
- с ЭТП;
- с ЕГАИС, ФГИС «Меркурий», системами госзакупок и «Честный ЗНАК».
При необходимости, УКЭП может получить как физическое лицо (например, самозанятый гражданин или индивидуальный предприниматель), так и юридическое — компания.
Какими законами регламентируется работа систем электронного документооборота
Единого закона, регулирующего работу современных систем электронного документооборота, не существует. Но распространяется действие сразу нескольких НПА. Среди них:
- ГК РФ. Ст. 160 и 434 разъясняют правила обмена документами в электронной форме.
- НК (Налоговый кодекс) РФ. Ст. 169 регламентирует порядок формирования цифровых счетов-фактур.
- ФЗ № 149 от 27.07.2006 («Об информации...»). Ст. 2 определяет понятие ЭДО и ряд других, с ним связанных.
- НК РФ. Ст. 93 регулирует порядок представления цифровой бухотчетности в ФНС России.
- ФЗ № 63 от 06.04.2011 («Об электронной подписи»). Регулирует отношения в области использования ЭП.
- ФЗ № 402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете». Ст. 9 устанавливает порядок составления «первички» как в бумажном, так и в цифровом формате.
- Приказ ФНС России от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176@. Утверждает обязательные образцы счетов-фактур и УПД и рекомендованные формы актов приема-передачи товаров, услуг и работ.
НПА разъясняют правила ведения делопроизводства в различных системах электронного документооборота. Один из ключевых — ФЗ № 63. Закон определяет характер отношений между субъектами, использующими УКЭП, которая наделяет документацию юридической значимостью. Среди важнейших НПА, регламентирующих правила работы систем электронного документооборота:
- Приказ Минфина РФ № 14н от 05.02.2021 ;
- Постановление Правительства РФ № 754 от 22.09.2009.
Первый устанавливает порядок выставления и приема цифровых счетов-фактур, визированных УКЭП, через интернет. Второй утверждает правила функционирования межведомственного ЭДО.
Поправки к НПА, связанные с СЭД
Безбумажное делопроизводство — относительно новая и активно развивающаяся отрасль. Правительство РФ систематически разрабатывает и утверждает редакции к законам, регулирующим ее работу. Одна из самых значимых, вступивших в силу с 1 июля 2021, — та, что содержится в ФЗ № 476 от 23.06.2020. Поправка существенно ужесточает правила аккредитации УЦ.
Редакция пока не касается владельцев выпущенных сертификатов. Зато многие УЦ закрылись — не смогли пройти аккредитацию по новым правилам.
Важно! Мы сотрудничаем с УЦ, который уже аккредитован Минцифры России в соответствии с новыми порядками. Обращайтесь к нам, если вам срочно нужен новый сертификат: выпустим быстро, все работы выполним удаленно и в удобное время.
Чем обернется поправка для предпринимателей:
- УКЭП, выпущенные центром сертификации, не прошедшим аккредитацию по новым правилам до 1 июля 2021, действительны до 1 января 2022. Разумеется, при условии, что период действия подписи и сроки аккредитации выдавшего ее УЦ не истекают раньше указанных дат.
- С 1 июля 2021 стартовал сервис ФНС России по бесплатному выпуску УКЭП. Заплатить придется только за покупку защищенного flash-накопителя (например, Рутокена S или Lite, JaCarta ГОСТ или LT). Полный перечень ключевых носителей, принимаемых ФНС России, можно уточнить на официальном сайте ведомства.
- С 1 января 2022 руководители финансово-кредитных организаций должны получать новые сертификаты в Центральном банке РФ, а должностные лица, представляющие государственные структуры, — в Федеральном казначействе России.
- Также с 1 января 2022 сотрудники и представители компаний обязаны перейти на применение личной ЭП физического лица. Директорам (и владельцам) планируется выдавать только один некопируемый сертификат (на организацию). Чтобы получить право визировать ЭП документы компании, физлицу потребуется оформить соответствующую доверенность в цифровом формате. Регламент ее применения пока в разработке.
Почему так важен приказ Минфина № 14н
С 1 июля 2021 заработала национальная система прослеживаемости товаров (НСПТ). Нет, речь идет не о «Честном ЗНАКе», а исключительно о мониторинге импорта. В перечень подконтрольной продукции вошли:
- мониторы, проекторы, телеприемники, функционирующие в составе систем автоматической обработки данных;
- тепловые насосы;
- бытовые и промышленные холодильники и морозильники;
- коляски и автомобильные кресла для детей;
- бытовые и промышленные стиральные машины и сушилки;
- оборудование для химчисток;
- бульдозеры, грейдеры, планировщики-«самоходки», трамбовщики грунта, асфальтоукладчики, погрузчики с одним ковшом и экскаваторы;
- вилочные и другие автопогрузчики и тягачи, которые используются на железнодорожных платформах и станциях.
Оператором НСПТ назначена ФНС России, а ее участниками стали импортеры, продавцы и покупатели (планирующие дальнейший сбыт) подконтрольной продукции.
Так вот, приказ Минфина № 14 вводит новое правило работы со счетами-фактурами — даже корректировки к ним следует составлять только в электронном виде. Среди исключений — документация, связанная с такими прослеживаемыми товарами:
- приобретенными для личных нужд «физиками» или самозанятыми;
- реализуемыми согласно экспортной или реэкспортной таможенной процедуре;
- продаваемыми на территории государства-участника ЕАЭС (Евразийского экономического союза) или транспортируемыми в подконтрольные ему зоны.
Внимание! Под участниками рынка импортных товаров, прослеживаемых НСПТ, понимаются и компании, и предприниматели, вне зависимости от применяемого режима налогообложения. Организации и ИП, освобожденные от уплаты НДС (налога на добавленную стоимость) или находящиеся на спецрежимах, все равно обязаны формировать УПД в цифровом формате.
Как работать с ЭТП госзакупок
Здесь тоже есть свои нюансы. С 1 мая 2021 запущена безбумажная приемка (актирование) документации ЕИС (единой информационной системы, доступной по адресу zakupki.gov.ru) у заказчиков (полный перечень см. в Распоряжении Правительства РФ № 1659 от 18.06.2021). Среди них:
- МВД и ФСИН России;
- ФССП (Федеральная служба судебных приставов);
- Управление делами Президента РФ;
- Федеральное казначейство;
- Счетная палата;
- Федеральная антимонопольная служба и практически все российские министерства и ведомства.
Если участник гозакупок выиграет аукцион, контракт придет в его личный кабинет, зарегистрированный в ЕИС, — в виде файла. Его можно скачать и проверить, а при обнаружении ошибок отправить протокол разногласия заказчику.
Требуется, чтобы все участники госзакупок, действующие в рамках ФЗ № 44 «О контрактной системе...» от 05.04.2013, перешли на ЭДО. Онлайн-приемка стала обязательной для всех госконтрактов, не содержащих государственную тайну и публикующихся в соответствующем реестре. Тех, кто работает по ФЗ № 223 от 18.07.2011 «О закупках...», новые правила пока не касаются. Чтобы настроить прием файлов, поставщик должен войти в ЛК ЕИС и активировать опции:
- просмотра контрактов;
- создания и подписи закрывающих документов.
Важно! Они становятся доступны, если заказчик предусматривает возможность актирования для конкретного контракта.
Чтобы организовать ЭДО на ЭТП госзакупок, необходимо выбрать подходящего оператора и подключиться к его услугам:
- Убедиться, что он работает с ЕИС.
- Подать заявку и оплатить выставленный счет.
- Настроить ПК или сервер в соответствии с его требованиями.
- Зарегистрировать «учетку» на его сайте и авторизоваться в системе, используя УКЭП.
Как работают СЭД на других ЭТП
ЭДО активно ведут торговые и информационные площадки, причем как государственные, так и коммерческие. Среди них:
- АГЗ РТ (Агентство по государственному заказу Республики Татарстан);
- АО «ЕЭТП» (Единая электронная торговая площадка);
- АО «РАД» (Российский аукционный дом);
- Национальная электронная площадка;
- АО «Сбербанк-АСТ»;
- ЭТП ТЭК-Торг;
- РТС-Тендер;
- ЭТП Газпромбанк;
- АСТ ГОЗ (Автоматизированная система торгов государственного оборонного заказа).
Важно! Обязательно уточняйте у администрации каждой ЭТП:
- перечень операторов ЭДО, с которыми она сотрудничает;
- поддерживается ли удаленный обмен файлами.
Совет. Не гнушайтесь обращением на сторонние сервисы (например, на Федресурс) за дополнительной информацией о заказчиках (или участниках ЭТП). Во-первых, сведения о предпринимателе или компании могут измениться буквально за сутки: сегодня — успешный бизнесмен, завтра — уже банкрот. Если вы дистанционно сотрудничаете с десятками или сотнями партнеров, проверять их вручную — не самая удачная идея. Во-вторых, создавая цепочку исполнителей, дружественные организации часто привлекают субподрячиков для выполнения основной работы по контракту. А совершая закупки, участники торгов, как правило, оперируют суммами, вызывающими пристальный интерес проверяющих госорганов. Все плательщики НДС — «золотая жила» для ревизий с последующими налоговыми доначислениями.
