Бизнес-процессы в «1С:Документооборот»

Процесс в программе «1С:Документооборот» — инструмент совместной работы и контроля ее выполнения. Представляет собой последовательность заданных процедур для выполнения разными сотрудниками по заранее настроенной схеме.

В статье рассмотрим, по какому принципу работают процессы в системе «1С:Документооборот», как их создать, прервать, настроить.

Если вы до сих пор не используете эту программу, рекомендуем установить. Ее эффективность заметите сразу: сократятся сроки согласования и принятия решений, все документы всегда будут под рукой, а исполнительская дисциплина персонала — на высоком уровне. У нас вы можете купить программу «1С:Документооборот» по приемлемой цене.

Список бизнес-процессов в «1С:Документооборот»

В программе — 9 готовых процессов. Для каждого предусмотрена своя схема работы, которую легко настроить под специфику компании. Представляем список бизнес-процессов в «1С:Документооборот»:

1. «Согласование» — направление ответственному лицу исходящих, внутренних документов, файлов, требующих согласования.
2. «Исполнение» — отправка на исполнение документов или иных поручений.
3. «Утверждение» — передача рабочих файлов ответственному лицу для утверждения.
4. «Регистрация» — отправка документа секретарю для закрепления регистрационного номера.
5. «Рассмотрение» — направление на рассмотрение ответственному лицу служебных записок или входящих документов.
6. «Ознакомление» — отправка для ознакомления файла одному или группе сотрудников.
7. «Приглашение» — направление приглашения для участия в мероприятии.
8. Составные (обработка внутренних, входящих, исходящих документов) — построены на основе простых процессов, но порядок их выполнения жестко определен и недоступен для изменения сотрудниками.
9. Комплексные — простые процессы, собранные в цепочку, пользователи могут менять последовательность этапов.

Настройка 1С:Документооборот

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Настройка 1С

3 000 ₽

Быстрый просмотр

1С:Документооборот 8

48 500 ₽

Быстрый просмотр

Рассмотрим пример комплексного бизнес-процесса в «1С:Документооборот» — обработку заявки в IT-службу. Порядок действий:

1. Сотрудник создает заявку.
2. Документ отправляется на согласование руководителю.
3. Заявка передается на согласование специалисту IT-службы.
4. Сотрудник IT-службы выполняет задачу.
5. Автор заявки получает уведомление об успешном выполнении.

При совместной работе сотрудники обрабатывают данные, которые по отношению к процессам в программе «1С:Документооборот» считаются предметами. Это документы, файлы, мероприятия и пр.

«1С:Документооборот»: настройка процессов

Для автоматизации бизнес-процессов можно настроить:

• роли исполнителей;
• условия маршрутизации;
• шаблоны;
• повторения процессов;
• правила приоритетности задач;
• условия автозапуска процессов.

Шаблон процесса в «1С:Документооборот» — схема последовательного выполнения определенных задач согласно настроенному маршруту. Предназначен для устоявшихся рабочих процедур в компании. Например, подача сотрудником заявления на отпуск — документ поочередно передается на рассмотрение и согласование начальнику отдела, бухгалтеру, директору. При создании шаблона можно указывать параметры: условия маршрутизации, сроки исполнения, участников и пр. При запуске нового процесса в «1С:Документооборот» их повторно вводить не придется. Шаблоны настраиваются во вкладке «Управление процессами».

«Управление процессами» — «Настройка шаблонов»

Маршрутизация бывает:

1. Условной — отражает специфику рабочих процессов компании. Например, если сумма договора превышает 100 000 рублей, его нужно сначала согласовать с директором и только потом передать в контрольную группу.
2. Ролевой — участникам процесса присваиваются роли (секретарь, менеджер и пр.). Для каждой можно определить несколько исполнителей. Например, документ передан на согласование группе менеджеров, первый освободившийся принимает задачу к исполнению.

Настройка маршрута комплексного процесса в «1С:Документооборот» доступна в виде графических схем (блоков). Они показывают стадии выполнения задач. Пример схемы процесса в «1С:Документооборот» ред. 3.0:

Схема процесса в «1С:Документооборот»

Для любого процесса можно настроить автоматическое повторение. Такой подход применим при регулярном выполнении одних и тех же задач. Примеры: подготовка бухгалтерской отчетности, начисление квартальной премии. Повторение можно настроить с любой периодичностью: в рамках года, квартала и пр.

Настройка автоматического повторения процесса в «1С:Документооборот»

Процессы и задачи, а также отдельные документы, проекты, мероприятия и пр. в «1С:Документооборот» можно поставить на контроль. Это позволяет отслеживать сроки и ход выполнения. Допустим, если период, выделенный на решение задачи истекает, сотрудник или руководитель получает соответствующее уведомление на почту.

Чтобы поставить объект на контроль, нужно кликнуть по символу «К» напротив нужного документа и оформить контрольную карточку: указать срок, написать примечания для себя. Затем нажать «Поставить на контроль».

Постановка процесса на контроль

Поставленные на контроль объекты помечаются значком «К» зеленого или красного цвета.

Если не получается настроить бизнес-процессы и другие опции в программе самостоятельно, обращайтесь к нам. Выполним работу за вас в кратчайшие сроки. Предлагаем услуги по настройке программы «1С:Документооборот» в соответствии с требованиями вашей компании.

«1С:Документооборот»: как создать процесс

Создание и запуск процессов в «1С:Документооборот» можно выполнять вручную и автоматически. В первом случае возможны следующие варианты:

1. Войти в раздел «Главное» и нажать команду «Создать процесс».
2. В разделе «Документы и файлы» выбрать «Отправить» из карточки или списка документов, файлов.
3. Нажать «Подзадача…» в карточке или списке задач, поступивших пользователю.

Автоматический запуск процесса бывает:

• жестким — программа «активирует» его в нужный момент (например, после создания документа), отменить может только администратор;
• гибким — система предлагает пользователю начать процесс, можно отказаться.

Жесткий запуск происходит без участия сотрудника — в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.

Как прервать процесс в «1С:Документооборот»

Посмотрим, как прервать процесс в «1С:Документооборот». Сделать это можно двумя способами:

1. Нажать кнопку «Остановить». Процесс можно возобновить в любой момент, кликнув «Продолжить».
2. Нажать кнопку «Прервать». Действие необратимо.

Остановить/прервать процесс

В программу встроена автоматическая служба мониторинга и анализа процессов. Руководитель всегда будет видеть количество просроченных задач, кто из исполнителей тормозит работу, сможет оценить нагрузку на сотрудников.