Система электронного документооборота (ЭДО) в сфере грузоперевозок введена в России с 1 сентября 2022 года. С этого дня представителям отрасли разрешили не использовать бумажные накладные и путевые листы. Вместо этого отправители и получатели грузов, транспортные и экспедиторские компании могут передавать друг другу электронные перевозочные документы (ЭПД) в режиме онлайн. Это помогает сократить бумажную рутину, сэкономить время и деньги. В этой статье расскажем, как перейти на ЭПД в кратчайшие сроки и с минимальными затратами.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Электронный документооборот в сфере грузоперевозок: особенности и плюсы
Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) действует в России уже больше года. Пока переход на ЭПД — добровольное мероприятие. Но в ближайшие годы Правительство РФ планирует полностью упразднить бумажный документооборот в сфере грузоперевозок.
Кто участвует в ЭДО
В схеме обмена электронными документами участвуют:
- ГИС ЭПД;
- отправители и получатели грузов: дистрибьюторы, ретейлеры, производственные предприятия, интернет-магазины;
- фрахтовщики (предоставляют транспортные средства для перевозки) и фрахтователи (заказывают и оплачивают использование авто);
- транспортные, экспедиторские и логистические компании.
ГИС ЭПД обеспечивает создание, получение, обработку, обмен и хранение перевозочных документов, а также предоставляет сведения контролирующим органам (в том числе ФНС).
Участники перевозок взаимодействуют друг с другом и с ГИС ЭПД не напрямую, а через сервисы ЭД, одобренные Минтрансом РФ. Пример такого сервиса — «Платформа ЭПД».
В чем преимущества ЭДО в сфере грузоперевозок
Использование ЭДО в грузоперевозках дает следующие преимущества:
- Ускоряются взаиморасчеты между контрагентами. Все участники ЭДО имеют доступ к цифровым документам. Грузоотправитель получает подписанную накладную сразу после отгрузки. Для получения оплаты перевозчикам не нужно ждать, когда водитель привезет бумажный документ в офис.
- Цифровые документы хранятся в архиве. Любой участник обмена может быстро найти нужный ЭПД по номеру и уточнить его статус. Исключена вероятность утери или порчи документов.
- Снижается стоимость документа. Благодаря ЭДО сокращаются расходы на бумагу, печать, хранение и доставку накладных. Сотрудники компаний тратят меньше времени на обработку документов и ведение архива.
- Сокращаются ошибки при оформлении бумаг. Все ЭПД создаются по готовым шаблонам. Уменьшается объем ручного ввода данных. Сервисы ЭДО осуществляют автоматическую проверку документов перед отправкой.
Если хотите подключиться к ЭДО, но не знаете, с чего начать, — отправьте заявку на нашем сайте. Мы подберем выгодный тариф, поможем оформить электронную подпись и настроим работу с ЭПД за 1 день!
Виды электронных перевозочных документов
Все логистические документы, сопровождающие услуги грузоперевозок, можно оформить и переслать контрагентам в электронном виде. В число ЭПД входят:
| Вид | Особенности |
| Электронная транспортная накладная | Документ, которым подтверждается заключение договора перевозки. Составляется отправителем груза |
| Сопроводительная ведомость | Оформляется при перевозке грузов в контейнере, который снимается с транспортного средства при погрузке и выгрузке товаров |
| Электронный путевой лист | Это первичный документ для учета зарплаты водителей, а также надбавок за разъездной характер работы. С помощью путевых листов отслеживаются расходы на топливо и запчасти, парковку и т. д. |
| Заказ и заявка | Соглашение грузоотправителя и перевозчика, которое содержит информацию о товаре и его количестве, характеристиках, требования к условиям транспортировки и оплаты |
| Договор фрахтования | Соглашение о предоставлении на возмездной основе какого-либо транспорта для перевозки грузов. Фрахтователь — это перевозчик, а фрахтовщик — владелец авто, который предоставляет транспортное средство для перевозки грузов |
| Заказ-наряд | Форма договора фрахтования. Заключается в том случае, если не нужно вести учет перевозимых товаров |
Как осуществляется обмен документами между участниками грузоперевозок
Каждый участник перевозки подтверждает свои действия с грузом на всех этапах транспортировки. Все остальные контрагенты мгновенно получают соответствующие уведомления. Рассмотрим порядок работы с ЭПД на примере транспортной накладной.
| Участник ЭДО | Действия |
| Отправитель груза | Начинает обмен: создает электронную накладную в своей учетной системе, подписывает ее квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет оператору ЭДО |
| Оператор ЭДО | Проверяет файл на соответствие утвержденному формату и наличие ошибок. Если документ заполнен правильно, он отправляется в ГИС ЭПД |
| ГИС ЭПД | Проверяет перевозочные документы и направляет их другим участникам обмена: перевозчику и получателю груза |
| Водитель | Заходит в сервис ЭДО на своем планшете или смартфоне, подтверждает приемку груза от отправителя, подписывая документ простой электронной подписью (ПЭП) — ее можно получить бесплатно на сайте госуслуг. Перевозчик получает уведомление, что его водитель принял груз, и визирует накладную с помощью КЭП |
| Получатель груза | Принимает товар и подписывает свой раздел в накладной с помощью КЭП |
| Водитель | Подтверждает передачу груза |
| Менеджер транспортной компании | Подписывает свой раздел (перевозчика) в накладной. Документооборот завершается |
Статусы документа отображаются в сервисе ЭДО. Участники грузоперевозки могут контролировать движение товара в режиме онлайн.
Как перевозчикам начать работу с ЭПД
Чтобы обмениваться электронными документами, необходимо настроить работу с ГИС ЭПД. Для этого всем участникам перевозок необходимо выполнить такие действия:
- Выбрать оператора ЭДО из реестра Минтранса и заключить с ним договор.
- Получить сертификаты КЭП для всех сорудников, которые будут подтверждать отгрузку и приемку товаров.
- Оформить простые ЭП для водителей, обеспечить их смартфонами или планшетами для работы с документами в дороге.
- Настроить личный кабинет в сервисе ЭДО.
- Обучить сотрудников работе с документами в системе ЭДО.
Чтобы ускорить обмен ЭПД с контрагентами и исключить риск ошибок, рекомендуем также настроить интеграцию своей товароучетной программы с сервисом ЭДО.
Как работать с электронными накладными в 1С
Если вы уже пользуетесь программными продуктами 1С, для обмена логистическими документами можно подключить специальный сервис «1С-ЭПД». Он поможет существенно упростить отправку электронных накладных, путевых листов и других форм. Благодаря «1С-ЭПД» можно обмениваться документами прямо из 1С, не переходя в сторонние программы и приложения. Основные возможности сервиса:
- обмен ЭПД между участниками грузоперевозок;
- поддержка всех форматов документов, утвержденных приказами Минтранса РФ и ФНС;
- подписание ЭПД всеми участниками логистической цепи: отправителями и получателями грузов, перевозчиками и сотрудниками компаний (кладовщиками, продавцами и водителями);
- быстрый поиск документов в электронном архиве;
- мгновенная передача всем участникам обмена информации о движении груза (отправке, приемке, сдаче получателю), изменении стоимости услуг, смене водителя и др.
Инструменты для работы с ЭПД уже встроены во все популярные конфигурации 1С. Для использования сервиса достаточно быть абонентом «1С-ЭДО» и активировать «1С-ЭПД».
При подключении сервиса вы оплачиваете только исходящие документы. Все входящие — бесплатно. Чем больше исходящих в пакете, тем ниже стоимость одного документа.
Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91, и мы поможем подключиться к электронному документообороту за 1 день! Подберем подходящий тариф «1С-ЭПД», настроим интеграцию с сервисом оператора ЭДО и обучим ваших сотрудников работе с ним.
