Хаотичные закупки — одна из главных проблем розничных магазинов. Если заказы поставщикам оформляются бессистемно, на складе скапливаются неликвидные остатки, и нужно тратить деньги на их хранение. А еще приходится регулярно списывать продукты с истекшим сроком годности. Ходовых товаров, наоборот, не хватает — их запасы пополняются с задержками. В итоге покупатели уходят к конкурентам, а магазин теряет прибыль. Поэтому важно организовать четкую систему закупок, используя специальные программы для магазинов розничной торговли. Как это сделать и какой софт лучше выбрать, рассказываем в статье.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Заказы без учетной программы: чем это чревато для магазина розничной торговли
Планируя закупки в магазине, нужно опираться как минимум на аналитику продаж и информацию о текущих остатках. Но такие данные сложно получить, если в магазине нет специальной программы для учета товара. Многие предприниматели до сих пор пополняют запасы «на глаз», то есть интуитивно и бессистемно. Сотрудники магазина могут оформлять заказы, даже не заглядывая в отчеты: увидели пустую полку — отправили заявку поставщику. К каким последствиям обычно приводят такие хаотичные закупки, мы описали в таблице.
| Дефицит ходовых товаров | Продукты, пользующиеся наибольшим спросом, — это «локомотивы» бизнеса, приносящие основную часть прибыли. Из-за отсутствия популярных продуктов растет число недовольных покупателей, портится репутация магазина |
| Избыток (профицит) | Приводит к затовариванию склада и снижению оборачиваемости. Продукцию заказывают в большом количестве, а потом не могут распродать в течение нескольких месяцев. Деньги, «замороженные» в этих товарах, можно вложить в автоматизацию или продвижение бизнеса |
| Неликвид | Чаще всего с этой проблемой сталкивается продуктовый ретейл. Из-за неправильного планирования закупок часть продукции приходится списывать по причине просрочки или продавать по сниженным ценам (если срок хранения скоро заканчивается). Магазин терпит убытки, и вложенные деньги уже никак не вернуть |
Этих проблем можно легко избежать, если внедрить специальную программу учета для магазина розничной торговли и настроить аналитику. Вам не придется вручную обновлять остатки, самостоятельно прогнозировать спрос с помощью сложных формул, составлять планы закупок на основании недельных, месячных и квартальных отчетов, сравнивая цифры из разных таблиц. Программа это сделает вместо вас за пару минут.
Мы подберем подходящий софт для автоматизации работы магазина, настроим отчетность, поможем оптимизировать закупки и увеличить прибыль. Позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91 прямо сейчас и узнайте, какое решение вам подойдет.
Программы 1С для учета в магазинах розничной торговли
Функции для управления заказами доступны во всех учетных программах 1С. Они помогают обеспечивать запросы потребителей, не допускать «залеживания» товаров на складе и поддерживать оптимальный запас.
Программа для учета товара и управления закупками нужна и для небольшого магазина. Для торговых точек с невысокой проходимостью, где ассортимент включает не более пары сотен позиций, подойдет «1С:Розница». Она не перегружена функциями и содержит только самый необходимый минимум для автоматизации товароучета. Что «умеет» программа:
- анализировать предпочтения покупателей;
- прогнозировать спрос (с помощью дополнительного сервиса «1С-Товары»);
- рассчитывать потребность в закупках;
- автоматически формировать заказы поставщикам.
«1С:Управление торговлей» — программа с мощным блоком функций для складского учета. Ее используют в магазине с большим складом и широким ассортиментом, где сотрудничают с несколькими поставщиками и ежедневно заказывают новые партии товаров. По части управления закупками этот софт более функциональный, чем «1С:Розница». Его возможности:
- выбор разных методов пополнения запасов;
- анализ разных условий закупок и подбор поставщиков;
- планирование закупок;
- формирование заказов с учетом разных факторов (срока поставки, среднедневного потребления, периода оборачиваемости и др.);
- автоматический контроль исполнения обязательств поставщика;
- сверка взаиморасчетов с контрагентами;
- загрузка цен поставщика.
В обеих программах есть аналитическая отчетность по продажам и остаткам. Показатели можно просматривать за конкретный период и в динамике.
Как управлять закупками в магазине с помощью программы для учета товара
Программы 1С для розничной торговли позволяют анализировать продажи за разные периоды, контролировать складские остатки, планировать закупки и быстро формировать заказы поставщикам, чтобы поддерживать оптимальные запасы.
Рассмотрим особенности создания заказов на примере «1С:УТ». В программе есть встроенные обработки, которые обеспечивают автоматическое формирование документов в зависимости от выбранной схемы пополнения запасов: по потребностям или по плану.
Формирование заказов с учетом потребностей
В первую очередь нужно определиться со способом поддержания запаса:
- Min-max. Если остаток снизится до минимального значения, товароучетная программа сформирует заказ на максимальное количество этого товара. Минимальные и максимальные значения устанавливаются в настройках.
- Расчет по норме. Программа использует данные о среднем объеме продаж в день и на основании этой информации определяет, сколько товаров нужно заказать.
- Расчет по статистике. Запасы пополняются с учетом данных о потреблении за прошлые периоды.
Настройка параметров поддержания запаса в 1С
«Товароучетка» считает минимальный, максимальный остаток, необходимый для обеспечения основных потребностей магазина. А также определяет размер страхового запаса (на случай резкого скачка спроса, задержки поставки и других проблем).
Далее нужно выбрать способ формирования заказов:
- При достижении точки заказа. Заявки формируются при возникновении потребности в пополнении запасов.
- По графику. Заказы формируются регулярно (по фиксированным датам).
Способ обеспечения потребностей в 1С
Настроенную схему поддержания запасов можно привязать к конкретной номенклатурной группе или использовать для всех товаров в базе.
Формирование заказов на основании плана закупок
План закупок создается с учетом плана продаж. Можно делать детализацию по конкретному поставщику, подразделению или складу.
Создание плана закупок в 1С
План закупок формируется за пару минут. Достаточно выбрать нужный период и указать документ (план продаж), из которого будут загружены товары, и их количество.
Теперь можно приступать к формированию заказов. В разделе «Закупки» нужно выбрать «Заказы поставщикам» → «По плану», указать документ, поставщика и период поставки. Программа сразу покажет, сколько товаров нужно приобрести по плану, сколько — уже заказано и сколько — еще в наличии. Остается выбрать нужные позиции из плана и нажать «Создать заказы».
Для удобного отслеживания и контроля поставок в системе создан отчет «Состояние обеспечения заказов».
Отчет по обеспечению заказов в 1С
Эффективное управление закупками в магазине возможно только при правильной настройке программы для учета товара. Рекомендуем доверить эту задачу профессионалам. Мы занимаемся комплексной автоматизацией проектов на базе 1С. В срок от 3 дней внедрим товароучетную программу, настроим систему управления запасами и обучим сотрудников работе с новым ПО. Оставьте заявку на сайте, и мы подготовим для вас выгодное предложение.
