Во втором квартале 2019 года завершится последний (третий) этап перехода на онлайн-кассы субъектов, ведущих хозяйственную деятельность на территории РФ. С июля все юридические и физические лица-предприниматели, кроме описанных во 2-й ст. нормативного акта 54-ФЗ, обязаны при осуществлении операций использовать современные контрольно-кассовые машины. В статье мы расскажем о том, как работает онлайн-касса, функционирует ли устройство при отключенном интернете, расскажем о ККТ ведущих производителей — компаний «Атол» и «Эвотор».
Онлайн-кассы: что это, как работает
Онлайн-касса — что же это за устройство и как работает? Это электронная вычислительная техника, которая работает так же, как и аппарат старого образца (формирует, печатает чеки и отчеты), но вместо ЭКЛЗ касса обеспечивает запись документов на фискальный накопитель, а также имеется доступ в интернет, что позволяет передавать информацию об операциях ОФД. Для законных продаж хозяйствующие субъекты должны использовать только оборудование, информация о котором внесена сотрудниками ИФНС в общероссийский перечень.
Требования, предъявляемые к современным контрольно-кассовым машинам, прописаны в нормативном акте 54-ФЗ.
Согласно четвертой статье данного закона, ККМ должна:
- иметь уникальный номер, присвоенный заводом-изготовителем и нанесенный им на корпус модели, электронную схему (ЧРВ) для учета текущего времени, даты, других хронометрических сведений, а также сетевую карту для связи с интернетом;
- обеспечивать формирование, печать, передачу документов в ФНС, нанесение на чек QR-кода, создание электронного аналога кассовой квитанции, обмен информацией с оператором ФД.
Алгоритм осуществления продаж с применением современной контрольно-кассовой техники следующий:
- кассир формирует квитанцию вручную — при помощи сканера линейных или двумерных штрихкодов выбирает товарную позицию, указывает кол-во реализуемых единиц, подтверждает правильность внесенных данных и общую сумму;
- ФН создает фискальный признак документа, данные чека сохраняются в памяти накопителя;
- касса через интернет отправляет сведения об операции ОФД, получает от него подтверждение об успешной проверке квитанции и ее передаче в ИФНС;
- ответственный сотрудник принимает от клиента оплату (электронные платежные средства, наличность), печатает на ККМ чек, выдает его покупателю.
Посетитель вправе попросить электронный аналог кассовой квитанции. Для этого он должен сообщить кассиру свой e-mail или телефонный номер.
Работает ли онлайн-касса без интернета?
Современные ККМ оснащены модулями для беспроводной связи с интернетом, разъемами для подключения интернет-кабеля и (или) гнездами для SIM-карты. Аппараты обеспечивают обмен сведениями с ФНС.
Но работает ли онлайн-касса без интернета? Да. Если заведение (магазин, кафе, салон и прочее) расположено вдали от коммуникационных линий, тогда его собственник должен приобрести и установить современную контрольно-кассовую технику, но может не обмениваться сведениями с ответственным органом в онлайн-режиме (вторая статья 54-ФЗ). Для этого, при постановке кассы на налоговый учет, ее владелец обязан указать в анкете особый параметр регистрации: машина предназначена для эксплуатации исключительно в автономном режиме — без интернета и отправки чеков ОФД.
Если же на торговой точке пропал стационарный интернет, а подключение к альтернативной Wi-Fi или мобильной сети невозможно, тогда контрольно-кассовая техника в течение 30 дней может работать без интернета. Если касса не передает сведения в ИФНС более указанного срока, накопитель перестает формировать фискальный признак, блокирует работу кассового аппарата.
Как работает автономная онлайн-касса?
Автономная кассовая машина — устройство, которое функционирует без подключения к персональному компьютеру или другому гаджету, оснащено встроенным принтером чеков, аккумуляторной батареей, интерфейсом для беспроводной связи с Сетью (Wi-Fi, 2G/3G-модем, Bluetooth) и (или) слотом для SIM-карты.
Как же работает автономная онлайн-касса? ККМ функционирует по тому же принципу, что и остальное кассовое оборудование нового образца (алгоритм описан в предыдущем блоке). При этом, благодаря наличию аккумулятора, аппарат определенное время может работать без электричества. Автономную кассу могут использовать ритейлеры для выездной торговли. Небольшие и легкие (весом до 1,1 кг.) мобильные устройства подходят для владельцев бизнеса, занятых курьерской доставкой, перевозками, обслуживанием и ремонтом автомобилей:
- ПТК MSPos-K — оснащена сканером матричных штрихкодов, аккумулятором. Связь с интернетом — через Bluetooth, WiFi, 2G/3G-модем.
- Меркурий 180Ф — снабжена гнездом для SIM-карты, Wi-Fi и Bluetooth, GSM, интернет-разъемом, аккумуляторной батареей (до 72 ч. автономного функционирования).
- Кассатка 7 mini — оснащена считывателем пластиковых карт с магнитной полосой, сканером 1D и 2D-кодов, USB-разъемом, слотом на 2 SIM-карты, интерфейсами Wi-Fi и Bluetooth, гнездом для интернет-кабеля, аккумулятором.
Как работает онлайн-касса Эвотор для ИП и компаний: видео, описание
«Эвотор» — компания, которая с 2016 года выпускает современную ККТ, утилиты для расширения их функционала, другие сопутствующие продукты. Команда организации создала эко-систему, которая подходит для автоматизации микро-, малого и среднего бизнеса: личный кабинет, облачный сервис, смарт-терминал, блог, сайт службы поддержки, маркетплейс, а также канал на YouTube, где сотрудники выкладывают полезное для ИП и предприятий видео о том, как работает онлайн-касса Эвотор.
На рынке представлены такие модели смарт-терминалов Эвотор, как 5, 7.2, 7.3, 10. Также компания предлагает коммерческим структурам готовые решения для эквайринга — VISA, и реализации подакциза — Алко.
На смарт-терминале Эвотор продажи ведутся в одноименной вкладке главного меню:
- выбирают реализуемые товарные единицы при помощи сканера или вводят вручную из базы данных;
- проставляют количество продаваемых изделий, применяют скидку;
- формируют чек.
После этого терминал отправляет информацию оператору фискальных данных. В течение 2-5 секунд приходит подтверждение об отправке чека в налоговую — кассир принимает оплату, печатает квитанцию, которую передает покупателю.
Как работает онлайн-касса Атол для ИП?
Атол — один из основных изготовителей ККМ, работающий на рынке IT-технологий и кассового оборудования для автоматизации бизнеса с 2001 г. Техника компании отличается надежностью, широким функционалом, приятным дизайном. Производитель предлагает модели различных ценовых категорий.
Для индивидуальных предпринимателей, собственников небольшого бизнеса, подойдут следующие модели: Атол 91Ф, Атол 92Ф.
В заведениях со средним потоком посетителей можно установить следующие машины: POS-система Атол Sigma 5, POS-система Атол Sigma 7. Полный перечень устройств размещен здесь.
Как работает онлайн-касса Атол для ИП?
Для примера возьмем Атол 91Ф. Перед началом использования модели необходимо войти в меню в режиме администрирования и выбрать подходящий вариант подключения к интернету: 3G-модем, Wi-Fi, проводной интернет, доступ к Сети через персональный компьютер. Для этого:
- нажмите несколько раз кнопку «С» на клавиатуре;
- выберите роль администратора в открывшемся окне и введите пароль;
- пройдите в раздел настроек;
- активируйте строку интерфейсов и «Канал ОФД»;
- выберите нужное подключение и активируйте его.
Осуществлять продажи можно только после открытия смены в главном меню (F1). Далее касса работает по следующему принципу:
- сотрудник вводит номенклатуру и количество реализуемых единиц (вручную или при помощи сканера);
- аппарат сохраняет данные на ФН, который генерирует фискальный признак;
- документ уходит оператору ФД, а оттуда в налоговую;
- приходит сообщение об успешном обмене сведениями с оператором (в течение нескольких секунд);
- кассир принимает оплату, печатает чек и при необходимости выдает посетителю сдачу.
В конце смены (длится не более суток) нужно создать отчет о ее закрытии: активировать кнопку F2, войти в качестве администратора, нажать на соответствующую строку в главном меню и подтвердить выбор.
С какими программами работает онлайн-касса
Компании-изготовители IT-продуктов выпускают разнообразные программы, которые позволяют владельцам современной контрольно-кассовой техники законно осуществлять продажи, настроить и использовать дополнительное оборудование, расширить функционал ККТ, вести финансовый, аналитический, бухгалтерский и товарный учет.
С какими же программами работает онлайн-касса?
Существует четыре основные категории утилит:
- Базовое программное обеспечение — сразу установлено на большинство аппаратов, позволяет создавать, печатать, редактировать, сохранять кассовые документы. К таковому относится: Frontol 5, базовое ПО Evotor.
- Драйверы для настройки кассы, для подключения к ней весов, картридера, принтера, другого периферийного оборудования.
- Утилиты для расширения функционала техники — для интеграции с Excel, подключения эквайринга, удаленного управления оборудованием и прочего.
- Товароучетные системы — позволяют вести бухучет, складской, аналитический и другие виды учета. Популярные утилиты этой категории: 1С — «Мой Склад», «Мое дело». С ними интегрируются все модели Эвотор, большинство устройств Атол, Штрих-М, Viki Print и прочие.
Дополнительные приложения для онлайн-касс доступны на специальных интернет-сервисах (Центр загрузки, маркетплейс) или на сайтах организаций-производителей.
А можно ли кассы МТС использовать для продажи алкоголя? Или для этого нужны только специализированные кассы типа Эвотор Алко и тд?
Скажите есть ли техническа возможность сделать так, чтобы кассу, расчитанную на работу с определенным оператором для интернета, можно было перепрошить на необходимого оператора? Является ли это нарушением в эксплуатации кассы и не повлияет ли на ее производительность?
Мы не вполне поняли ваш вопрос. Касс, которые могут работать только с одним ОФД в реестре ККТ нет. Другое дело, это пакетные решения по аренде, когда по условия договора вы обязуетесь работать на определенных условиях с определенным Оператором, но в таком случае вы не можете перепрошивать оборудования, которым пользуетесь в рамках аренды.
Согласно 54-ФЗ вы можете заключать договор с любым аккредитованным ОФД из перечня ФНС, если иное не предусматривается условиями соглашения с посредником или организацией, предоставляющей услуги по аренде оборудования.
Анатолий, вообще-то в практически любой касе предусмотрен автономный режим, уж на Атолах и Эвоторах точно есть. И не обязательно ей постоянно к интернету быть подключенной, если касса исправна, она выдаст чек, оплата пройдет как положено. А вот когда сеть появится, тогда и данные в ОФД уйдут. Тут главное, чтобы не прошло больше месяца, но вы сам увидите, уходят ли данные или заминка какая пошла. Единственное, там нужно потом оповестить ФНС по какой причине вы проводили минуя кассу и все операции прописать.
Анна, онлайн-кассы к должны быть подлючены к Интернету, только так фискальные сведения могут быть отправлены ОФД. Установлен точный перечень регионов, в которых имеются населенные пункты не обеспеченные доступом в Интернет. Есть города и поселения, которые не полностью охвачены Интернет-подключением. Если фирма работает той части города, которая не обеспечена доступом в сеть, то она будет применять «пакетный способ» отправки фискальных сведений: устанавливается новый кассовый аппарат, переводится на работу в автономном режиме; кассир открывает смену и чеки начинают сохраняться на фискальном накопителе; в конце рабочего дня кассир закрывает смену и переносит сведения на съемный носитель (USB); отправка чеков осуществляется из места, где имеется доступ в Интернет единым пакетом ежедневно. Единсвенное, нужно выяснить проблемы с интернетом только там, где ваша торговая точка или во всем населенном пункте. Если только в вашей точке, то решать из вам. Есть множество операторов связи, возможно чье-то покрытие лучше.
Татьяна Игоревна, ответ на ваш вопрос зависит от того, что вы имеете в виду пож «автономным режимом». Если исходить из того, что большинство считает, что касса является автономной, если она приспособлена к длительному использованию без электричества и к беспроводной передаче данных, компактна и портативна. а также к ней возможно подлючить дополнительное оборудование, то нет, не все кассы можно считать автономными. Из известных моделей это Меркурии-115Ф, 130Ф, 185Ф, АТОЛ 90Ф, ЭЛВЕС-МФ, Смарт терминал от Эвотор и другие.
Марина, как вы сами понимаете, работа онлайн-кассы невозможна без программного обеспечения. Безусловно, в каждой кассе есть бесплатный набор функций, в некоторых он больше, в некоторых меньше. Вопрос о необходимости платных программ нужно поднимать тогда, когда ввы определитесь с фирмой и моделью кассы. Также от модели и фирмы зависит и стоимость платных функций. Возможно, вы купите такую кассу, на которой вам с лихвой будет достаточно бесплатных возможностей. Это все зависит от того, ООО у вас или вы ИП и в какой сфере осуществляете деятельность.
Андрей, онлайн-кассы имеют очень высокий уровень защиты данных. Они оснащены криптографическими технологии, позволяющие шифровать всю полученную кассой информацию, что обеспечивает сохранность данных от вмешательства третьих лиц. Возможность установки предпринимателем программного обеспечения для взлома онлайн-кассы исключена.
Елена, если вы совершили ошибки при настройке кассы, то касса будет при включении выдавать вам код ошибки, нужно просто посмотреть в инструкции на что она ругается. Но если вы совсем не уверены, что сможете настроить сами все правильно, лучше сразу приглашать специалистов. И это абсолютно правильных подход!
А если я настроила кассу вручную, но совершила ошибки? Как я могу узнать, что у меня что то неверно? Может, нужно сразу вызывать специалистов, чтобы ее уж точно верно настроили? А то потом себе дороже будет…
Приобрели кассу Атол в соответствии с новыми требованиями. Смущает служба поддержки, которая медленно реагирует на запросы. Который раз пытаемся достучаться, но каждый раз менеджер с неохотой отвечает и все время отсылает нас к руководству пользователя. Мы, конечно, читать умеет, но не всегда там все предельно ясно и понятно.
Производитель данного кассового оборудования обещает широкий функционал, но нам сложно в один момент со всем разобраться. Особенно, когда все свалилось разом на голову)
Может вы подскажете, как правильно настроить электронный документооборот, чтобы лишний раз не распечатывать и не отправлять бумажных документов?
Интересует вопрос, насколько безопасно проводить платежи через онлайн-кассы? Ведь вся информация теперь будет передаваться через Интернет. Как система обеспечивает защиту персональных данных?
Программы, которые нужны для работы онлайн-касс в большинстве своем платные или бесплатные? Нужно ли будет доплачивать за ПО для новой онлайн-кассы? Насколько более расширенный функционал имеют платные программы? Можно ли при помощи них будет автоматизировать работу? Хотелось бы работать полностью на бесплатном обеспечении, но по всей видимости, все-такие придется докупать какие-нибудь подписки. Не подскажете, сколько на это примерно придется потратить в месяц? Или предусмотрено годовое обслуживание ПО? У предпринимателей особого выбора нет, придется снова добавлять незапланированные издержки в графу дополнительных расходов.
Подскажите, любая касса нового образца может работать в автономном режиме? Или нужна какая-то определенная модель?
Можно ли пользоваться онлайн-кассой без Интернета? В точке периодически возникают перебои со связью, не раз пытались решить эту проблему, но не получается. Интернет то работает, то нет. Видимо все-таки плохая зона покрытия.
Мне необходимо устанавливать автономный режим работы для кассы? Или все-таки если Интернет частично работает, то данные могут быть переданы в налоговую чуть позже, чем была совершены операция по кассе?
Как быстро мы должны отправить все накопившиеся чеки оператору? Могут ли заблокировать онлайн-кассу за несвоевременно отправленные чеки? Спасибо.
Приобрёл онлайн-кассу. Настроил её у профессионалов, которым доверяю. Кто-нибудь может подсказать, ККМ могут «взломать»? Она ведь тоже от сети интернет работает.