С 01.02.2017 года ФЗ № 54 окончательно запретил регистрировать в ФНС кассовые аппараты старого образца (с ЭКЛЗ). С этой даты поменялся и алгоритм постановки на учет. Если раньше предпринимателям приходилось собирать пакет документации и лично идти в отделение налоговой службы, то сейчас они существенно экономят время, регистрируя ККТ в личном кабинете на сайте ФНС. Процедуру можно пройти самостоятельно или обратиться за услугами специализированных компаний-посредников, которые помогут поставить кассу на учет за пару часов.
Далее узнаем, как зарегистрировать онлайн кассу в 2021 году, чтобы работать в рамках законодательства и избежать штрафных санкций.
Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой
Несмотря на то, что постановка на учет через интернет гораздо быстрее, старый способ с визитом в отделение ФНС по-прежнему разрешен. В этом случае предпринимателю необходимо заполнить заявку по форме КНД-1110021 (приказ ФНС № ММВ-7-20/484) и отправить ее в любое отделение налоговой лично, через доверенное лицо или по почте. Бланк для заполнения можно скачать на портале www.nalog.ru или взять в отделении. Раньше регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП осуществлялась по месту его регистрации, для ООО — по адресу установки оборудования. Сейчас это возможно в любой ИФНС.
Кроме двух экземпляров заявления, потребуется техпаспорт ККМ, документы на фискальный накопитель и паспорт директора (или его доверенного лица). Также следует взять с собой справку, которая подтверждает полномочия обратившегося лица в представляемой организации.
Налоговый орган принимает запрос, возвращая один экземпляр собственнику кассы, проверяет документы, после чего присваивает аппарату регистрационный номер (РНМ ККТ) или отказывает в постановке на учет (например, если предоставлены некорректные или недостоверные данные).
Если РНМ успешно присвоен, пользователю назначают дату и время для осмотра и фискализации устройства, после чего выдается регистрационная карта. Добавление онлайн-кассы в личный аккаунт ОФД — завершающий этап в этой цепочке, после которого можно вводить технику в эксплуатацию.
Что нужно для регистрации ККТ в личном кабинете
Удаленная постановка кассы на учет осуществляется через учетную запись на сайте www.nalog.ru. Для отправки заявления в ИФНС и заключения договора с ОФД потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП), оформленная на имя ИП или руководителя организации. КЭП можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре из списка, утвержденного Минкомсвязи.
Работа с ЭП возможна при наличии лицензированного криптопровайдера актуальной версии — он принимает непосредственное участие в формировании ключей, отвечает за шифрование и безопасную передачу заверенных данных. В большинстве случаев для этих целей используется программное обеспечение КриптоПро CSP и Рутокен ЭЦП 2.0. Также на рабочем столе должен быть установлен ЭЦП Browser plug-in, который обеспечивает корректную работу с ЭП на веб-страницах. Утилита доступна для бесплатного скачивания на сайте разработчика.
Покупка фискального накопителя
Фискальный накопитель (ФН) — это чип памяти, который записывает сведения о каждой продаже и передает их в кассовую программу для дальнейшей передачи ОФД. Благодаря этому устройству налоговая знает, какая выручка прошла через ККТ, и определяет размер налога.
ФН приобретаются отдельно или поставляются в комплекте с кассовым аппаратом. Список накопителей, разрешенных для использования, определяется ФНС в соответствии со ст.3 ФЗ № 54.
Модель накопителя необходимо приобретать с учетом срока действия, требования к которому определены п. 6 ст. 4.1 ФЗ-54 и постановлением Правительства 25.01.2017 № 70. Срок «жизни» накопителя зависит от формата деятельности и режима налогообложения.
Накопители со сроком 36 месяцев должны использовать ИП и предприятия:
- оказывающие услуги;
- на спецрежимах: УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН.
Организации на ОСН имеют право работать с любыми накопителями сроком от 13 месяцев. Такая же преференция доступна платежным агентам, а также предпринимателям и компаниям:
- торгующим подакцизными товарами;
- ведущим сезонный бизнес;
- пользующимся кассой в автономном режиме.
Для торговли алкоголем целесообразно покупать накопитель на 15 месяцев, но следует помнить, что прослужит он не более 410 дней (независимо от выбранной модели).
Заключение договора с ОФД
Оператор фискальных данных собирает, хранит и обеспечивает передачу чеков с ККМ в налоговую службу. Разрешение на обработку фискальных документов выдает ФНС. Актуальный список операторов можно скачать на ее сайте. В нем представлены такие компании как «Эвотор ОФД» (бренд «Платформа ОФД), «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Тензор», «Дримкас» и др.
Сделки с ОФД заключаются на разный срок, в зависимости от особенностей торговли: на день, месяц, квартал, год и т. д. Процедура стандартная: клиент регистрирует личный кабинет на сайте, отправляет заявку, подписывает договор электронной подписью и оплачивает счет. После получения карточки регистрации ККМ пользователю необходимо зайти на сайт оператора и подключить кассу к личному кабинету.
Договор с оператором не нужен, если предприниматель осуществляет торговлю в местности, удаленной от сетей связи, и использует кассу в автономном режиме, но зарегистрировать устройство в инспекции все равно придется.
Как создать личный кабинет для регистрации ККТ на сайте ФНС
Удаленная постановка на учет возможна при наличии зарегистрированного аккаунта налогоплательщика на портале ФНС. Кроме регистрации ККМ, сервис позволяет:
- оплачивать налоги и пошлины без посещения инспекции;
- рассчитывать стоимость патента;
- проверять контрагентов;
- проверять корректность заполнения счетов-фактур.
На главной странице сайта nalog.ru есть три вкладки для разных категорий налогоплательщиков: частных предпринимателей, физических и юридических лиц. Доступ к сервису можно получить тремя способами:
- С помощью логина (ИНН) и пароля (предоставляет ФНС).
- Через портал gosuslugi.ru.
- С помощью ключа электронной подписи.
Третий вариант рассмотрим подробнее на примере личного кабинета ИП. Такой же порядок действий предусмотрен и для аккаунта юрлица:
- подключить носитель ключа ЭП к компьютеру;
- следуя инструкции, проверить, соответствует ли ПК требованиям для подключения к сервису;
- перейти в ЛК ИП;
- пройти регистрацию, указав адрес электронной почты и проверочный код с картинки.
На завершающем этапе необходимо перейти по ссылке активации, которая поступит на указанный e-mail. С этого момента пользователю доступен полный набор опций ЛК, в том числе регистрация и проверка ККТ на сайте ФНС, но каждый раз для входа в аккаунт придется подключать к ПК USB-токен.
Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и юрлиц
ФЗ № 54 определяет перечень субъектов, освобожденных от применения онлайн-ККТ, например, ларьки, торгующие периодикой, точки по ремонту обуви, изготовители металлической галантереи и т. д. С полным перечнем таких сфер можно ознакомиться в ст. 2 указанного НПА. Все остальные предприниматели и организации (в том числе бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги) обязаны устанавливать кассовые аппараты и регистрировать их в налоговой.
Магазины, расположенные в местностях, где нет интернета, могут использовать ККТ автономно, то есть не передавать данные в ФНС в режиме реального времени. Но регистрация в налоговой обязательна и для них. В этом случае чеки шифруются и хранятся на ФН. Инспекция запросит эту информацию, когда владелец ККМ будет перерегистрировать ее в связи с заменой накопителя.
Ниже рассмотрим подробную процедуру, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, которая позволит избежать ошибок и поставить устройство на учет за 15 минут.
Подача заявления
Для отправки заявления пользователь должен зайти на портал ФНС, выбрать раздел ИП или юрлица и нажать кнопку «Войти в ЛК». Система предложит выбрать сертификат электронной подписи, после чего откроется доступ к учетной записи, где необходимо выполнить следующие действия:
- Зайти в раздел «Учет ККТ».
- Нажать на кнопку «Зарегистрировать ККТ».
- Выбрать команду ручного ввода параметров.
В анкете требуется указать:
- адрес размещения оборудования;
- место установки;
- модели и заводские номера кассы и накопителя;
- название ОФД.
При заполнении заявки требуется отметить галочками режим, в котором будет работать контрольно-кассовый аппарат:
- использование без подключения к интернету (автономное);
- продажа лотерейных билетов;
- прием ставок и выплата выигрышей;
- деятельность в качестве платежного агента;
- в составе автоматизированной системы для расчетов, например, торгового автомата (с указанием номера устройства);
- мобильная или разносная торговля;
- онлайн-продажи (с указанием сайта);
- оказание услуг;
- реализация подакцизной продукции.
Модели онлайн-касс и ФН, а также названия ОФД можно выбирать из каталога, предложенного системой. После заполнения всех полей необходимо проверить данные, нажать кнопку «Подписать и отправить» и выбрать сертификат ЭП. При успешной отправке заявления появится окно с надписью «Запрос добавлен».
За ходом рассмотрения удобно следить в разделе «Информация о документах, направленных в ФНС». Когда запрос будет обработан, в форме появится кнопка «Посмотреть ответ». Как правило, отклик от налоговой поступает в течение рабочего дня. При нажатии во всплывающем окне отобразится уведомление о присвоении РНМ.
Распространенные вопросы при регистрации
На стадии подачи заявки и получения ответа у пользователей могут возникать вопросы, на которых остановимся подробнее.
- Где найти заводской номер ККТ и ФН? Он указан в паспорте и на корпусе устройства.
- Что писать в графе «Наименование места установки ККТ»? Это обязательный пункт, в котором требуется указать вид объекта (магазин, офис, кафе и т. д.) и его фирменное название, например, магазин «Ромашка».
- Что указать в «месте установки» для интернет-магазина, такси и развозной торговли? В первом случае нужно ввести адрес сайта, через который принимается оплата, во втором и третьем — название, модель и госномер автомобиля.
- Где найти регистрационный номер ККТ? При нажатии «Посмотреть ответ» откроется новая страница, на которой можно скачать файл в формате PDF. В нем будет указан 16-значный РНМ.
Особое внимание следует уделить графе «Адрес установки». Здесь требуется указать город, улицу, тип (квартира, офис, склад, цех, погреб, павильон и т. д.) и номер помещения. Этот адрес будет отображаться на чеке. Если пользователь ошибется и укажет некорректные данные при регистрации, инспекторы вправе оштрафовать его по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ.
Фискализация
Следующий шаг после присвоения РНМ — активация фискального накопителя. При удаленной регистрации устройства эту процедуру можно пройти самостоятельно. Порядок действий зависит от конкретной модели ККМ, рассмотрим его на примере АТОЛ. Суть этого мероприятия — «связать» номер кассового оборудования с конкретным ФН. Для этого требуется записать на него данные о ККТ и ее РНМ:
- Подключить аппарат к компьютеру через USB.
- Скачать драйверы торгового оборудования 10 версии с сайта разработчика и установить их на рабочем месте (Центр загрузок → Программное обеспечение → ДТО).
- Запустить программу «Тест драйвера ККТ».
- Зайти во вкладку «Регистрация ККТ» и нажать кнопку «Свойства».
- Кликнуть по клавише «Проверка связи» — если связь успешно установлена, в поле «Результат» отобразится модель и заводской номер кассы.
На этом подготовка завершена, и можно переходить к фискализации. Для этого необходимо запустить драйвер и в меню слева открыть раздел «Сервисные». На этой стадии важно убедиться, что дата и время установлены корректно. Если зарегистрировать кассу с неверной датой, ошибку не получится устранить никакими программными методами, и придется менять ФН.
В меню слева находится раздел «Регистрация ККТ», в котором требуется заполнить следующие пункты:
- РНМ, присвоенный налоговой инспекцией (без пробелов);
- полное название предприятия (ИП);
- ИНН предприятия или ИП;
- адрес расчетов (установки);
- место расчетов (например, офис или магазин «Все для детей»), как указано при регистрации ККТ на сайте ФНС;
- e-mail отправителя (будет указан на электронных чеках, отправленных покупателям);
- адрес сайта ФНС — www.nalog.ru;
- название ОФД, с которым заключен договор;
- система налогообложения;
- Ф. И. О. кассира и его ИНН.
Важно! Если ввести неверный ИНН организации или РНМ, придется покупать новый ФН и проходить всю процедуру заново.
Если ККТ будет работать в одном из режимов, перечисленных в разделе «Настройка ККТ», его нужно отметить галочкой (автономный, расчеты за услуги, продажа подакцизного товара и др.).
Блок «Признаки агента» заполняется только в том случае, если предприниматель выступает одним из перечисленных агентов: банковский платежный, платежный субагент, комиссионер и др.
В верхнем правом углу есть пункт «Включено». Напротив него тоже должен быть установлен флажок.
После нажатия кнопки «Регистрация» касса распечатает чек (отчет о регистрации), который еще понадобится для завершения процедуры на сайте налоговой.
На всех POS-системах и кнопочных автономных кассах процедура фискализации имеет примерно одинаковый порядок действий. В случае с Эвотор и другими смарт-терминалами ФН можно активировать на самом устройстве без подключения к ПК.
Завершение регистрации
После фискализации пользователю остается один шаг — вернуться на сайт nalog.ru, зайти в раздел «Учет ККТ» и нажать кнопку «Завершить регистрацию». В открывшемся окне требуется указать данные из отчета (распечатанного при фискализации):
- дату и время формирования тестового отчета;
- номер чека — 1;
- фискальный признак.
После нажатия «Подписать и отправить» появится сообщение о добавлении запроса. Если обновить страницу, в графе «Состояние» отобразится статус: «ККТ зарегистрирована». Это значит, что процедура постановки на учет прошла успешно.
Госпошлина за регистрацию не взимается. Если процесс нужно ускорить, рекомендуется обратиться за помощью к ОФД или в любую другую компанию, которая оказывает платную помощь в постановке на учет.
Карточка регистрации ККМ
В течение 5 дней после получения заявки ИФНС проверит достоверность предоставленных сведений и пришлет владельцу кассы карточку регистрации (она появится в личном аккаунте налогоплательщика). Этот документ подтверждает, что устройство поставлено на учет в инспекции и работает в соответствии с законом. Его можно распечатать или хранить в электронной форме. День выдачи будет считаться датой регистрации ККМ в налоговой.
До получения карточки пробивать чеки через ККМ технически возможно, но делать этого нельзя. Если по какой-то причине регистрация не будет завершена, а на кассе уже появятся фискальные документы, не отправленные ОФД (до регистрации это сделать невозможно), через 30 дней ККТ будет заблокирована.
Документ подписывается электронной подписью (со стороны налоговой). При замене ФН или изменении указанных при регистрации параметров все корректировки отражаются и в карточке.
Проверка ККТ на сайте ФНС
Чтобы проверить статус регистрации ККТ на сайте ведомства, необходимо авторизоваться в личном кабинете и перейти в раздел «Учет контрольно-кассовой техники». Откроется список всех касс пользователя, зарегистрированных в ФНС. Таблица состоит из следующих столбцов:
- дата регистрации в налоговом органе;
- адрес установки;
- ОФД;
- РН ККТ;
- модель оборудования;
- срок окончания действия ФН;
- состояние.
После проверки заявления в графе «состояние» появится статус «Присвоен регистрационный номер ККТ». После ввода данных с первого чека, сформированного при фискализации, в этом поле будет написано: «ККТ зарегистрирована».
Основные причины для отказа в госрегистрации: недостоверные данные в анкете, а также отсутствие модели ФН или ККТ в реестре.
Подключение ККТ к личному кабинету ОФД
После получения карточки работа на ККМ уже возможна, но еще не законна, так как устройство пока не настроено на передачу данных ОФД. Договор с оператором уже заключен, но касса не подключена к сервису. Как это сделать, рассмотрим на примере компании «Платформа ОФД».
Для начала необходимо открыть драйвер торгового оборудования (на кассе или ПК) и внести в ККТ данные ОФД (хост, порт, ИНН компании). Следующий этап — подключение устройства к ЛК. Эта опция доступна в разделе «Кассы». Для добавление новой модели нужно выбрать пункт «Подключить», заполнить все поля в открывшемся окне и подтвердить операцию кнопкой ОК. Если все сделано правильно, с этого момента касса готова для расчетов с покупателями.
Распространенные ошибки в регистрации ККМ
Ввод некорректных данных при заполнении заявки или фискализации чреват различными сбоями и ошибками в работе онлайн-кассы. Рассмотрим самые распространенные из них.
Несоответствие регистрационных данных и реальных настроек
Такая проблема возникает в том случае, если информация, указанная на сайте налогового органа, не совпадает с настройками в самой кассе. Между собой эти сведения никак не синхронизируются, поэтому нужно самостоятельно проверять отсутствие расхождений. Например, если адрес расчетов в ККТ не совпадает с тем, который заявлен на сайте ведомства, устройство будет работать, но с нарушением ФЗ № 54.
Неправильный ОФД
Такое нередко случается, когда владелец ККМ переходит на обслуживание к другому оператору фискальных данных. Если заменить ОФД на сайте инспекции, но в самой ККМ оставить без изменений, она будет функционировать с нарушением законодательства, а предприниматель рискует получить штраф.
Нарушен срок записи данных о регистрации в ФН
Регистрационный номер ККТ рекомендуется записать в ФН сразу после его присвоения. Отчет о регистрации должен быть направлен в ИФНС в течение дня после получения РН ККМ. Если нарушить этот срок, регистрацию придется проходить повторно.
ККТ не зарегистрирована с указанной системой налогообложения
Причин такой проблемы может быть несколько, например, пользователь обновил кассовую программу и забыл изменить в настройках СНО. Самая распространенная — несоответствие режима, заявленного при постановке на учет, тому, что указан в настройках аппарата. Если при попытке распечатать чек на экране возникает ошибка «ККТ не зарегистрирована с указанной системой налогообложения», следует проверить, что в параметрах устройства, в ЛК nalog.ru и в кассовой программе отмечен один и тот же режим.
