Компании, торгующие онлайн или имеющие дополнительную площадку в виде интернет-магазина, переживают пандемию с меньшими потерями, чем организации, которые работают только в офлайне. Этот опыт послужил толчком для многих ритейлеров, чтобы задуматься о расширении бизнеса в сторону онлайн-продаж. На этом этапе возникает множество вопросов: нужна ли касса для интернет-магазина в 2020 году, какое оборудование купить, как организовать торговлю согласно требованиям 54-ФЗ и предоставлять чеки покупателям. На каждом — остановимся подробнее.
Нужна ли касса для интернет-магазина в 2020 году
Действующее законодательство не освобождает сферу e-commerce от использования ККТ. С 2017 года кассы внедрили площадки, принимающие к оплате наличность и банковские карты. Сегодня применение онлайн-касс для интернет-магазина требуется вне зависимости от организационно-правовой формы, налоговой системы и способа приема платежей. Есть три основных варианта автоматизации: аренда в «облаке», установка ККМ в офисе или выдача устройств курьерам собственной службы доставки.
Применение онлайн-кассы для интернет-магазина по закону 54-ФЗ
Онлайн-касса для онлайн-коммерции обязательна при любом виде оплаты, в том числе:
- банковскими картами;
- через виртуальные платежные инструменты: Киви, Яндекс.Деньги, Вебмани, PayPal;
- по квитанции в банке;
- наложенным платежом на почте.
Исключения предусмотрены для следующих категорий:
- площадки, работающие только с юрлицами и ИП, получая оплату электронными средствами без их предъявления (то есть без взаимодействия продавца и покупателя);
- магазины, принимающие оплату посредством платежных агентов;
- компании, торгующие на партнерском сайте (в маркетплейсе) — для расчетов используется ККТ оператора, а деньги продавцу приходят не от конкретных физлиц, а от маркетплейса.
Во втором случае оплату с покупателя берет не продавец, а агент, который получает за эту работу деньги (в рамках договора) и обязуется выдавать чеки. В качестве посредника может выступать «Почта России», сторонняя курьерская служба или платежный агрегатор Robokassa.
Чек от интернет-магазина содержит стандартные реквизиты, указанные в ст. 4.7 ФЗ № 54. Согласно письму ФНС от 26.09.2017 № ЕД-4-20/19359@, к этому списку добавлен еще и адрес сайта продавца.
Последние новости по онлайн-кассам для интернет-магазина: у кого есть отсрочка
Поправки в Федеральный закон № 54, внесенные ФЗ № 129 от 06.06.2019, коснулись всех сфер коммерческой деятельности, в том и числе и e-commerce. Предпринимателям, работающим в одиночку, то есть без наемного персонала, разрешили не ставить кассы до июля 2021 года. Речь идет только о частниках, предоставляющих услуги физлицам и торгующих продукцией собственного производства (в том числе через Internet):
- домашняя выпечка и прочая кулинария;
- одежда и аксессуары hand made;
- картины, портреты и др.
Онлайн-касса для интернет-магазина ИП должна быть установлена в течение 30 дней, если был оформлен хотя бы один трудовой договор.
Применение онлайн-касс для интернет-магазина: принцип функционирования
Для приема платежей, осуществляемых без использования наличных денег, требуется интернет-эквайринг или платежный агрегатор. Первый способ дешевле, но работает только с банковскими картами, второй стоит почти вдвое дороже, зато не ограничивает покупателей в выборе средств оплаты (карты, электронные кошельки, терминалы самообслуживания и др.). Наиболее популярные агрегаторы — Robokassa, «Яндекс.Касса», PayOnline, «Единая Касса». Робокасса — единственный агрегатор, который берет на себя функции платежного агента и способен самостоятельно пробивать чеки (робочеки) вместо продавца.
Платеж через онлайн-кассу интернет магазина проходит следующим образом:
- Посетитель сайта выбирает и оплачивает товар.
- Платежная операция проходит через систему эквайринга или агрегатор.
- Система отправляет на сайт уведомление о поступлении денег.
- CMS сайта «сообщает» подключенной к нему кассе о совершенной покупке.
- ККТ создает и направляет чек ОФД, а оттуда — в ФНС.
- Клиент получает цифровой чек на телефон или электронный адрес.
Интеграция онлайн-кассы с интернет-магазином зависит от разных факторов: каким способом осуществляются расчеты, какая модель ККТ выбрана, будет ли использоваться товароучетная программа и другие внешние сервисы.
Онлайн-касса в интернет-магазине: как выдавать чеки
Независимо от того, какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина, чек нужно предоставлять обязательно. Есть только два исключения, когда продавец освобожден от этой обязанности:
- Покупатель оплачивает товар представителю сторонней курьерской компании, выступающей в роли агента (посредник пробивает чек и отправляет деньги интернет-магазину).
- Клиент оплатил на почте покупку по факту ее доставки (расчет производит почтовое отделение как платежный агент, там же и выдают бумажный чек).
Несмотря на то, что посредники выполняют фискализацию вместо продавца, в чеке они указывают не себя, а название интернет-магазина. В остальных случаях применяются следующие сценарии:
| Способ оплаты | Порядок выдачи чека |
| Через сайт банковской картой или в платежном сервисе, не являющемся агентом магазина | Чек необходимо сформировать, когда банк подтвердил списание средств со счета клиента. Документ отправляется на e-mail или телефонный номер. Печать бумажного аналога не требуется |
| Через интернет с электронных кошельков (Яндекс.Деньги, Киви, Вебмани, PayPal и др.) при условии, что система электронных платежей не является агентом продавца | Документ формируется в тот момент, когда ПС подтвердила списание денег с кошелька, и направляется на e-mail или абонентский номер |
| Оплата курьеру своей службы доставки (или сторонней, но при условии, что она не работает по агентскому договору) | Курьер распечатывает бумажный чек на портативном терминале после приема денег или выводит на дисплей смартфона QR-код, чтобы покупатель мог его отсканировать |
| Через платежного агента | Агентский сервис формирует чек после поступления платежа. Информацию по каждой покупке (название товара, количество, стоимость) он получает от продавца. Клиент получает документ двумя способами: в электронном виде — на почту или телефон, в бумажном — при оплате доставщику |
| Наличными или картой при самовывозе из пункта выдачи заказов (ПВ) | Кассир пробивает документ и отдает его плательщику в момент получения средств и выдачи товара. Заранее печать чеки нельзя |
| Наличными в банке по квитанции через кассира-операциониста | Документ формируется при поступлении денег на счет продавца и отправляется клиенту в электронной форме на указанные реквизиты |
Касса для интернет-магазина: оплата курьеру
Выше мы выяснили, нужен ли кассовый аппарат для интернет-магазина, который сотрудничает с агентом. Напомним, что чек в этом сценарии выдает посредник, поэтому продавцу ККТ не нужна. Теперь узнаем, какие способы фискализации подойдут торговым компаниям, имеющим собственную службу доставки.
Мобильная онлайн-касса для интернет-магазина
Если сайт торгует без интернет-эквайринга и принимает деньги только по факту доставки (наличными или безналичными), онлайн-касса должна быть у каждого курьера. Доставщик приезжает к покупателю, принимает оплату, отдает заказ и на месте распечатывает чек. Этот вариант актуален для небольших компаний и ИП, работающих в пределах одного города или региона.
Кассу для курьера интернет-магазина рекомендуется выбирать по следующим критериям:
- небольшие габариты и вес;
- печать бумажных чеков и отправка электронных (по запросу клиента);
- работа без подзарядки в течение всей смены;
- доступ к беспроводному интернету.
Для приема банковских карт потребуется портативный PIN-Pad с беспроводным подключением к ККМ или смарт-терминал со встроенным модулем для эквайринга.
Мобильная онлайн-касса — лучший вариант для курьера интернет-магазина. Она представляет собой компактный моноблок весом до 400-500 г с сенсорным дисплеем, термопринтером и камерой для сканирования штрихкодов. Мощный аккумулятор обеспечивает до 8–14 часов автономной работы без подзарядки. Самые популярные модели в этой категории:
В Эвоторе есть платное приложение «Чек по заказу», которое позволяет курьеру подготовить платежный документ по заранее созданной заявке, не вбивая номенклатуру вручную. Также в этом сервисе можно выгрузить заказ из «товароучетки». Это удобно, если в заказе десятки позиций с разными наименованиями.
«1С» предлагает специальный сервис для удаленной фискализации — «1С-Просто», который передает чеки курьеру через приложение «Мобильная касса» и взаимодействует с CMS «1С-Битрикс».
Для приема безналичных платежей рекомендуется приобрести смарт-терминал с возможностью подключения эквайринга, например, Эвотор 5i или МодульКасса. Они поддерживают бесконтактную оплату картами с NFC, платежными сервисами Samsung Pay, Apple Pay, Android Pay и др. Предусмотрены отдельные слоты для чипированных и магнитных карт.
Мобильные устройства — самый удобный вариант кассы для интернет-магазина ИП, нужна ли при этом опция эквайринга, решает сам владелец. Все мобильные кассы совместимы с 2D-сканерами и применимы для реализации маркированных изделий.
Фискальный регистратор и смартфон с кассовым ПО
Для небольшого интернет-магазина с курьерской доставкой подойдет самая дешевая онлайн-касса, которая может работать от аккумулятора в течение всей смены. Специально для курьеров разработаны переносные фискальные регистраторы с возможностью автономной работы до 14 часов: ШТРИХ-НАНО-Ф, Zebra-EZ320-Ф, Ars.mobile Ф и др.
В корпус ФР встроен термопринтер и отсек для фискального накопителя, который идет в комплекте или приобретается отдельно. Для расчетов с клиентами можно использовать обычный смартфон с кассовой программой. Регистратор подключается к нему через USB-разъем или Bluetooth. Чеки печатаются со скоростью до 60 мм/с.
Для приема банковских карт подойдут ФР со встроенным модулем для эквайринга, например, АТОЛ 60Ф. Он сочетает в себе банковский PIN-pad, ФР с термопринтером и ФН. Аппарат не работает самостоятельно, для регистрации платежей его необходимо подключить к смартфону или планшету с кассовым софтом.
Удаленная фискализация
Для интернет-магазинов с курьерской доставкой 54-ФЗ разрешает использовать кассу вне места расчетов, то есть удаленно. Это значит, что курьеру необязательно иметь при себе ККТ, если она уже установлена в офисе. При этом вместо «живого» чека достаточно показать QR-код.
Для удаленной фискализации на смартфоне доставщика должно быть установлено специальное ПО, которое взаимодействует с кассой:
- Покупатель получает заказ и отдает деньги.
- Курьер делает запрос на печать чека из приложения.
- Установленная в офисе ККТ формирует фискальный документ и отправляет его ОФД.
- Курьер получает QR-код через приложение и показывает его покупателю на экране смартфона.
- Клиент сканирует код с помощью приложения на своем мобильном устройстве и получает информацию о покупке.
На этом обязанность по выдаче чека считается исполненной. Плюс этого способа в том, что к одной удаленной кассе можно подключать неограниченное число сотрудников.
Виртуальная касса для интернет-магазина
Если крупная компания с большим объемом продаж в сфере e-commerce ведет деятельность только через сайт, целесообразно использовать облачные (виртуальные) ККМ. Такие решения доступны в формате SaaS-услуги. Суть в следующем: владелец бизнеса ничего не покупает, а просто подключает свой сайт к кассе, установленной в дата-центре сторонней организации, которая предоставляет эту самую ККТ в аренду и берет на себя обязанности по ее настройке, обслуживанию и обеспечению работоспособности. ККТ регистрируется в налоговой на имя продавца, при этом он платит только за аренду и ФН. Подключение онлайн-кассы к интернет-магазину осуществляется бесплатно.
Аппаратная часть этой технологии реализована на базе специальных устройств, которые отличаются от стандартных ККМ. Это небольшие модули размером со спичечный коробок (без принтера) со встроенным ФН, которые объединяются в кассовые «фермы» и формируют единый облачный сервис. Виртуальная касса для интернет-магазина в автоматическом режиме отправляет сведения о каждой транзакции ОФД и покупателю.
АТОЛ Онлайн — самый популярный сервис по предоставлению облачных касс для интернет-платформ. В качестве аппаратной части здесь используются ККМ АТОЛ 42ФС, которая полностью соответствует установленным законодательством требованиям. Аналогичный сервис — Orange Data, разработанный совместно с PayKiosk и ШТРИХ-М, предлагает SaaS-услуги на базе ККТ NETPAY-ФС.
Этот вариант подходит для тех компаний, которые принимают оплату только онлайн. Если предусмотрена возможность расчетов через курьера, придется покупать дополнительную кассу, которая будет формировать чек в момент передачи заказа и оплаты.
Обычная онлайн-касса, интегрированная с интернет-магазином
Такой вариант подходит для небольших региональных online-площадок, где нецелесообразно переплачивать за дорогостоящую облачную кассу. Для автоматизации электронной торговли можно выбрать любую кассу от АТОЛ, Эвотор, ШТРИХ-М и других производителей. Главное, чтобы была возможность подключения к сайту.
Устройство формирует чеки по команде интернет-магазина, но сотруднику компании необходимо постоянно следить, чтобы касса не отключилась и не пропало интернет-соединение. В противном случае чеки могут поступать с задержкой, что чревато штрафами. Основные минусы:
- трудности интеграции (не с каждой CMS касса будет взаимодействовать корректно);
- работа в одноканальном режиме (физическую кассу сложно привязать к нескольким ресурсам).
Из плюсов выделим универсальность. Физическую ККМ, в отличие от облачной, можно использовать в пункте выдачи (ПВ), офисе продаж и для курьерской доставки.
Какую онлайн-кассу выбрать для интернет магазина при оплате в ПВ
Если клиент расплачивается удаленно электронными средствами, продавец должен доставить ему только цифровой чек без печати бумажной копии (п. 5 ст. 1.2 ФЗ № 54), а значит, можно использовать устройства без печатающего механизма, например, арендовать ККТ в облаке. При регистрации кассы для интернет-магазина владелец отмечает, что модель предназначается для онлайн-расчетов, а в графе с адресом применения указывает сайт торговой площадки.
Когда одно предприятие или ИП располагает несколькими интернет-площадками, можно подключать все сайты к одному устройству. При регистрации этой ККМ нужно указать адреса всех интернет-ресурсов через запятую.
Если у магазина есть офлайн-точка или ПВ, где также принимается оплата, одним цифровым чеком не обойтись. Независимо от способа расчета (карточкой или наличкой), кассир должен выдать покупателю «живой» чек после оплаты. Для расчетов в онлайн-пространстве и в розничной точке можно использовать один аппарат, закон этого не запрещает. Главное, чтобы и сайт, и точка принадлежали одному ИП/юрлицу. На рынке уже появилось несколько универсальных моделей, которые подойдут для онлайн-продаж, торговли в пунктах выдачи и доставки на дом. Пример такого устройства — Модулькасса.
Кроме того, есть специальные сервисы, которые позволяют интегрировать несколько сайтов и ПВ с одной ККМ, не нарушая закона. Физическая касса ставится в offline-точке и распечатывает бумажные чеки, когда клиент рассчитывается за товар картой или наличкой в офисе. При этом устройство интегрировано с интернет-порталом и облачным модулем, который получает оплату онлайн и направляет клиентам электронные чеки. Преимущества таких решений не только в экономии, но и в совместимости с большинством CMS и API: WordPress, Openkart, «1С-Битрикс» и др. Пример такого сервиса — «Екам.Онлайн».
Как подключить онлайн-кассу к интернет магазину
Компании, предлагающие SaaS-услуги, берут на себя обязанность по интеграции сайта клиента и облачной ККТ. Если магазин работает на популярных CMS (Опенкарт, «1С-Битрикс» и т. д.), никаких сложных доработок не требуется, достаточно заключить договор, установить готовый модуль и настроить его по инструкции. Для подключения физической ККТ есть два способа:
- Через агрегатора или банк-эквайер.
- С использованием плагина или самописной программы для встройки в CMS.
В первом случае данные будут передаваться в кассу от платежной системы. Но проблема в том, что агрегаторы и банки поддерживают ограниченный набор кассовых аппаратов, и этот нюанс нужно уточнять до покупки устройства. Второй способ более сложный, так как зависит от особенностей платформы. Если владелец бизнеса не знает, как подключить онлайн-кассу к интернет-магазину или не может найти нужный плагин, следует обратиться к разработчику сайта.
