Система iiko («Айко») предназначена для комплексной автоматизации заведений общепита. Прямо «из коробки» пользователь получает готовое решение, объединяющее все участки на предприятии: расчеты с гостями, склад, кухню, доставку, персонал, закупки и программы лояльности. Кроме стандартных кассовых и складских операций, в программе удобно контролировать работу официантов, проверять наличие продуктов на кухне, резервировать столики, настраивать меню и многое другое. Как осуществляется автоматизация ресторана с iiko и какую выгоду получает пользователь, рассмотрим в статье.
Автоматизация общепита с iiko: официальный сайт и особенности
Все процессы от получения заказа до выдачи чека отображаются в системе в режиме реального времени. Реализован автоматический обмен данными с «1С», а также интеграция с ЕГАИС, «Честный ЗНАК» и «Меркурий». Основные проблемы, которые решает iiko:
- высокий фонд оплаты труда;
- убытки, связанные с неправильным планированием закупок;
- высокий фудкост (процентное соотношение себестоимости продукции к выручке от продаж);
- низкий средний чек;
- слабая посещаемость.
Для каждого формата можно выбрать персональный тариф, адаптированный под небольшое кафе, закусочную, фуд-корт или сеть ресторанов. С подробным описанием решений можно ознакомиться на сайте iiko.ru.
Чем «Айко» отличается от аналогичных систем
Все системы для автоматизации общепита «умеют» принимать заказы, вести складской учет, считать зарплату, делать скидки для гостей и формировать отчеты для руководства. Но даже с таким набором функций рестораторы могут терять до 50 % прибыли из-за списания, воровства, кассовых разрывов и т. д. Из-за неправильного планирования возникают проблемы:
- избыток — придется списывать много «просрочки»;
- недостаток — некоторые блюда из меню попадают в стоп-лист, приходится срочно заказывать недостающие продукты по невыгодным ценам.
Чтобы обеспечить оптимальный запас, нужны точные сведения по остаткам. Все системы учета «умеют» списывать товар со склада в момент продажи и формировать отчет. Но информацию можно получить только после того, как бухгалтер или другой сотрудник произведут списание или инвентаризацию. Это может быть раз в неделю или реже.
В программе «Айко» все операции фиксируются на месте тем сотрудником, который их выполняет, поэтому в системе всегда доступна точная информация по остаткам. Опираясь на данные по складу и прогноз продаж, сервис вычисляет, сколько и каких продуктов нужно закупить, и автоматически отправляет заказ поставщику. Прогноз продаж строится на основе прошлых периодов с учетом сезонности, активности по дням недели, в зависимости от погоды и других внешних факторов. Точность прогноза — около 98 %.
Кроме того, программа делает план для поваров по приготовлению заготовок исходя из имеющегося запаса сырья. Такая опция снижает вероятность кражи и злоупотребления со стороны персонала — сервис показывает, сколько продуктов есть, и какой объем полуфабрикатов из него должен получиться.
Если что-то пойдет не по плану, руководитель получит уведомление. В результате никто ничего не забудет, а на складе всегда будет нужный запас ингредиентов.
Полезная информация на iiko help
С подробным описанием системы можно ознакомиться на официальном сайте «Айко». Доступные решения для разных сфер общепита систематизированы по разделам: «Доставка готовых блюд», «Корпоративные столовые», «Рестораны быстрого обслуживания», «Кафе», «Бары» и др.
В разделе «Цены» размещена информация о тарифах, стоимости облачных решений, лицензий и дополнительных опций.
Руководства пользователей размещены на странице «Поддержка». Нажмите кнопку iiko help — ресурс перенаправит на страницу с инструкциями для разных модулей системы.
В этом же разделе можно найти ответы на самые распространенные вопросы и заключить договор на техподдержку «Айко».
Тарифы «Айко»
Программное обеспечение iiko можно использовать в «облаке» или устанавливать локально. В первом случае пользователь платит за ежемесячную аренду виртуального сервера, а во втором — за лицензию.
Вариант с «облаком» предполагает несколько тарифов и подходит для начинающих предпринимателей, ограниченных в финансах и желающих внедрить систему с минимальными затратами.
Для малого и микробизнеса аренда обойдется дешевле, так как не придется тратить деньги и время на установку, настройку и доработку программы «под себя». ПО стоит на сервере разработчика, поэтому обязанность по устранению сбоев ложится на него, а пользователь получает удаленный доступ к стандартным функциям в «облаке».
Локальная установка выгодна крупному ресторанному бизнесу, где в программе будут одновременно работать десятки сотрудников.
Стоимость автоматизации
Окончательная стоимость локального решения зависит от количества лицензий и дополнительных расширений. Набор опций определяется индивидуально для каждого заказчика с учетом бизнес-задач. Облачный сервис iikoCloud доступен в 4 тарифах с фиксированной абонентской платой.
| Название тарифа | Сфера применения | Возможности | Цена, руб./мес. |
| Nano | мини-кофейни и фудтраки | прием наличных и безналичных платежей; формирование чеков; базовый учет в «облаке»; программы лояльности | 1 490 |
| Start | небольшие кафе | Все, как в Nano, и +: обслуживание у столиков; прием заявок для доставки прямо на кассе; веб-ресурс для службы доставки | 3 990 |
| Pro | рестораны | Как в Start, и +: управленческий учет; контроль за приготовлением блюд; система лояльности для клиентов и мотивации персонала; подключение внешних приложений (для официантов, курьеров и т. д.) | 5 990 |
| Enterprise | сети ресторанов, службы доставки | Как в Pro, и +: контроль свежести блюд; колл-центр и контроль статуса заказа; управление франшизой | 7 990 |
Кассовые аппараты не входят в стоимость тарифа и приобретаются отдельно.
Как внедрить iiko
Система автоматизации включает программную и аппаратную части. Комплект оборудования зависит от выбранного тарифа. Например, пакет Nano можно подключить только с фирменным смарт-терминалом от iiko. Устройство выполняет стандартные кассовые операции, принимает банковские карты и позволяет вести простой учет в «облаке». По функциональности эта модель похожа на Эвотор 5, но адаптирована специально под общепит.
Оборудование для остальных тарифов необходимо выбирать из списка моделей, рекомендованных разработчиком. К примеру, для Start предлагается кассовый терминал Атол Optima и фискальный регистратор Атол 30Ф. Стартовая цена оборудования на момент публикации — 49 900 руб.
Если в ресторане уже стоит касса Эвотор или другая модель, не входящая в список, интегрировать ее в систему iiko не получится.
Основные компоненты системы
Программная часть облачных и локальных решений включает десятки модулей для разных участков: кухня, зал, доставка и т. д. Заказчик сам определяет, какие программы ему нужны, и только две из них — обязательные, независимо от тарифа:
- iikoServer — центральная часть системы, которая обрабатывает запросы остальных компонентов и координирует их взаимодействие.
- iikoFront — софт для автоматизации кассового узла: расчетов с гостями, создания и печати фискальных документов, бронирования столиков, управления очередью заказов и др.
Двух базовых компонентов достаточно для автоматизации мини-кафе, бара или закусочной.
Модули для руководителей
Всем пользователям облачных решений iikoCloud бесплатно предоставляется доступ к веб-офису iiko web. В нем можно контролировать кафе из любой точки, где есть доступ к интернету. После подключения тарифа клиент получает письмо со ссылкой на сервис, логином и паролем. Интерфейс интуитивно понятен и не требует обучения.
Для кафе и ресторанов возможностей веб-офиса может быть недостаточно. В этом случае рекомендуется приобрести iikoOffice — полноценный софт для управленческого учета.
Дополнительные компоненты
При желании заказчик может расширить систему, подключив дополнительные приложения и плагины, например:
- iikoKitchen — контроль над выпуском блюд;
- iikoSousChef — управление очередностью выполнения заказов;
- SmartOrder — приложение официанта для приема и отправки заказов повару;
- iikoDelivery — организация доставки;
- iikoTableService — автоматизация заведений с обслуживанием у столиков;
- iikoCard — бонусно-депозитная система.
Приложение iikoCard — часть платформы iiko.biz, которая, в свою очередь, предназначена для создания программ корпоративного питания и маркетинговых акций для гостей. Вход в «Айко биз» возможен после установки iikoOffice — сначала пользователь регистрирует свое предприятие в этой программе и только после этого получает доступ к функциям платформы.
Вход в iiko biz возможен с любого устройства, но сначала придется пройти процедуру регистрации на сайте, которая займет не более 5 минут.
На каждое дополнительное приложение докупается отдельная лицензия.
Скачать «Айко» в интернете не получится — ссылка на дистрибутив предоставляется после оплаты.
Программа «Айко» для ресторанов
Кассовая программа отличается удобной навигацией и обеспечивает высокую скорость обслуживания гостей. Даже в самое «горячее» обеденное время удается избежать задержек и очередей. За каждый технологический участок отвечает отдельный сотрудник, но все они взаимодействуют между собой в системе.
Зал
На кассовом аппарате удобно добавлять новые блюда из имеющихся модификаторов. Оператор видит типовой набор ингредиентов для каждого, может менять или исключать позиции.
Функция быстрого меню позволяет выбрать блюдо или даже группу одним кликом.
Предусмотрена возможность разделения суммы чека на всех гостей из одной компании.
Для приема заказов официанты могут использовать мобильные устройства, подключенные к системе, и сразу отправлять список заказанных блюд на кухню.
Кухня
Программа для ресторанов «Айка» — помощник в управлении процессами приготовления и подачи еды. Сотрудникам заведения доступны следующие функции:
- мгновенная инвентаризация с использованием весов и сканера штрихкодов;
- управление очередью заказов, чтобы гости получали свои блюда без задержек;
- просмотр рецептуры на кухонном экране.
«Умные» технологические карты помогут работникам кухни не перепутать состав блюда и соблюсти правила подачи.
Офис
Этот блок системы «Айко» доступен управленцам, бухгалтерам, маркетологам и специалистам, ответственным за планирование и закупки. В разделе «Финансы» предусмотрены следующие возможности:
- контроль движения денежных средств;
- обмен данными с «1С»;
- контроль задолженности перед поставщиками, напоминание о сроках выплаты по накладным.
Автоматизированный складской учет позволяет правильно спланировать запас и организовать закупки. Как это происходит:
- кассир пробил чек, и продукты, которые есть в составе, автоматически списываются со склада;
- если вы обнаружили ошибку в документе и устранили ее, программа сразу пересчитает складские запасы и фудкост;
- документооборот с поставщиками осуществляется в электронном виде;
- программа предупредит о расхождении закупочных цен с прайс-листом поставщика и при необходимости заблокирует поставки по завышенной стоимости.
Управляющие рестораном прямо в программе могут проверять явку и планировать расписание в зависимости от предполагаемой нагрузки.
Программа «Айко» для службы доставки
Сервис «Айко» помогает организовать эффективную работу всех подразделений службы доставки, экономя каждую секунду и обслуживая клиентов без задержек. В программе удобно следить за статусом заказа на каждом участке — от приема звонка в call-центре до вручения товара покупателю.
Прием заказов
Система iiko принимает заказы по телефону, через сайт, в приложении и чате. Интегрированная онлайн-платформа для доставки открывается из облачного офиса и дает возможность вести продажи непосредственно после запуска. Основные преимущества и возможности:
- телефоны постоянных покупателей определяются автоматически вместе с именем, адресом и предпочтениями;
- предупреждение, если заказчик занесен в черный список;
- при назначении заказов учитывается загруженность доставщиков.
Оператору доступна информация о статусе заказа — если потребуется, он может позвонить курьеру и поторопить его.
Кухня
При исполнении заказа учитывается состав блюда и время приготовления. При поступлении заказа на терминал кухни программа автоматически начнет отсчитывать время.
Упаковки, салфетки, пластиковые вилки и зубочистки автоматически учитываются в чеке и списываются со склада при оплате.
Доставка
Сведения о заказе поступают в мобильное приложении доставщика. Сервис автоматически сформирует оптимальный путь с учетом ситуации на дорогах и покажет его на экране смартфона.
Перемещения курьеров отображаются на цифровой карте. Отзывы клиентов отображаются в системе и помогают настроить для них мотивационную схему за вежливость и оперативность.
Клиент
Если заказ поступил от большой компании, можно разделить чек на всех для удобства коллективной оплаты.
Заказчик получает сообщение о статусе заявки и может самостоятельно следить на сайте за ходом ее исполнения.
Заказы, поступающие от постоянных покупателей, сразу отправляется на кухню без звонка.
Программа iiko для кафе, кофейни и бара
Небольшое кафе или кондитерскую можно автоматизировать с минимальными затратами. Что для этого нужно: онлайн-касса, стартовый тариф и доступ к интернету. Для интеграции кассового аппарата достаточно подключить устройство физически и зарегистрировать его в системе:
- Скачать iiko office и установить его на рабочем столе.
- Запустить ПО.
- Выбрать пункт меню «Администрирование» → «Настройки оборудования» и нажать кнопку «Далее».
- Выбрать ПК, к которому подключена касса.
- Указать тип ККМ и модель.
- Поставить галочку на пункте «Запускать автоматически» — связь с ККТ будет устанавливаться автоматически при запуске системы.
- Ввести номер кассы.
- Поставить галочку «Печатать номер заказа» (он будет указан в чеке).
- Нажать клавишу «Завершить».
Эту же процедуру можно выполнить в iikoWeb.
При расширении бизнеса к системе подключается любое количество кассовых аппаратов. Если нужны дополнительные инструменты, достаточно перейти на другой тариф — ничего перенастраивать не придется.
Система «Айко» для сети ресторанов
Решение для управления ресторанной сетью состоит из двух модулей: iikoChain — сервис для головного офиса, iikoRMS — для подразделений.
В iikoChain осуществляется управление номенклатурой, ценами и дисконтной системой всех ресторанов, входящих в сеть. В iikoRMS можно следить за приготовлением блюд, вести складской учет, применять скидки, но только на уровне одного заведения. Что «умеет» система:
- отслеживать работу каждого ресторана в сети;
- собирать заказы от каждого заведения и формировать единую заявку для центрального производства;
- формировать общее задание на производство с распределением по цехам;
- создавать индивидуальные планы на каждый день;
- внедрять единую номенклатуру, меню и технические карты с возможностью корректировки сразу во всех ресторанах сети;
- проводить сравнительный анализ продаж и закупок.
Чтобы ввести в ассортимент новую позицию, применить акцию или изменить цены, достаточно создать приказ о корректировках, и они автоматически вступят в силу в назначенный срок во всех заведениях. Владелец бизнеса в любой момент может убедиться, что управляющие в ресторанах не занимаются самоуправством и поддерживают единую политику сети.
Программу iiko можно купить напрямую у разработчика или в любой компании, которая занимается автоматизацией общепита, например в «Онлайн-касса.ру». Оставьте онлайн-заявку или позвоните по телефону, указанному на сайте.
