Чеки возврата и коррекции — оформляем правильно

Покупатель вправе вернуть или обменять не подошедший или бракованный товар. Клиент может отказаться от услуги или не принять результаты выполненной работы. При этом магазин или сервис обязаны вернуть деньги клиенту — акт сопровождается чеком возврата.

В течение рабочей смены могут случаться сбои оборудования, которые приводят к невозможности его применения. Операторы иногда ошибаются и вносят в кассу некорректные сведения. Если оборудование по каким-то причинам используется с нарушениями закона, рано или поздно это зафиксирует налоговый инспектор. В таких ситуациях на онлайн-кассе оформляются чеки коррекции, в том числе по требованию регулятора.

Сегодняшняя публикация посвящена подробному разбору всех упомянутых случаев. Расскажем, когда и как правильно оформлять чеки возврата и коррекции. В конце статьи — «вкусняшка»: ссылка на полный перечень реквизитов.

Чек коррекции или возврата: какой из них и когда оформлять

Если при расчете с покупателями допущены ошибки — кассиром или из-за технического или программного сбоя кассы — возникают расхождения в учете. Их нужно исправлять — в противном случае предпринимателя или организацию оштрафуют налоговики. Для устранения расхождений в учете пробиваются чеки:

Важно! Чтобы исправить ошибку корректировкой, необходимо использовать фискальный накопитель с ФФД 1.1. На ККМ с ФН 1.05 нужно в любом случае провести операцию возврата, а чек оформить заново.

Как сделать чек возврата

Клиенты возвращают или обменивают товары сравнительно часто (к счастью, кассиры ошибаются реже). Это — самая распространенная ситуация, требующая оформления чека возврата: рассмотрим, как его сделать.

Оформление

На кассе формируется обычный документ, но с признаком расчета «возврат прихода» (см. ст. 4 ФЗ № 54). Его нужно пробить и вручить клиенту: не важно, когда проводится операция, — в день покупки или в любой другой. Алгоритм действий:

1. Клиент пишет заявление на возврат продукции, отказ от услуги или работы. В него необходимо внести паспортные данные составителя. Еще указать наименование изделия, работы или услуги; причину возврата или отказа, номер «первички».
2. Магазин принимает заявление.
3. Кассир оформляет документ с соответствующим признаком расчета.

Важно! Если клиент вернул маркированное изделие, необходимо отсканировать идентификатор DataMatrix (при наличии — см. ПП РФ № 174 от 21.02.2019).

1. Магазин возвращает деньги. Если покупка оплачивалась банковской картой, средства начисляют на привязанный к ней счет. Наличные в таком случае не выдают. Если карта, которой клиент оплачивал покупку, больше не действует, магазин переводит деньги на другую. За изделие, приобретенное за наличные средства, возвращают деньги из кассы. Сделать перевод на банковскую карту тоже можно. Если наличных в денежном ящике недостаточно, их сперва вносят в кассу, а потом вручают клиенту.
2. Сотрудник магазина заполняет товарную накладную. Форма произвольная (разрабатывается руководством торговой точки).

Частичный возврат или обмен

Клиент приобрел три пары обуви, а вернуть (или обменять) решил только одну. Кассир делает корректировку с соответствующим признаком расчета только на изделие, возвращаемое в магазин. Оплаченный, но частично предоставленный сервис (или выполненную, но не принятую полностью работу) проводят точно так же — в строке с суммой указывают, сколько денег клиент получит обратно. При частичном обмене отличается «способ оплаты»:

1. В соответствующей строке указывают «встречное предоставление».
2. Формируют еще один чек — с признаком расчета «приход». Указывают наименование товарной позиции, которую заменяют. В строке «способ оплаты» — «встречное предоставление».

Оказываем удаленно

Подключение кассового оборудования к 1С

6 600 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Обучение работе на ККТ

1 500 ₽

Быстрый просмотр

Оказываем удаленно

Техническое сопровождение

8 000 ₽

Быстрый просмотр

Товар вернули после предоплаты

Даже если магазин пробивал два чека — на предоплату и на ее зачет — для оформления возврата все равно потребуется только один. Признак «способ расчета» зависит от момента проведения операции:

1. Клиент отказался от изделия, полностью за него расплатившись. Фиксируется полный расчет, а в строке «сумма» — полная стоимость покупки.
2. Клиент отказался от товара с частичной оплатой, например, приобретенного в кредит (с первоначальным взносом). В строке «сумма расчета» указывается полная стоимость покупки. «Способ оплаты» — «частичный расчет и кредит». В строке «сумма оплаты» — размер внесенного клиентом взноса. Остаток кассир указывает в поле «сумма в кредит».

Возвращаемый товар был оплачен сертификатом

В признаке «способ...» ответственное лицо указывает «полный расчет». В строке «сумма...» — итоговую стоимость. Форма оплаты — наличными или «по безналу» — в зависимости от того, каким способом магазин возвращает клиенту деньги.

Клиент возвращает товар с оплаченной доставкой

Если по условиям торговой точки затраты на доставку не возмещаются (что, как правило, и происходит), при приходе и изделие, и услуга проводятся отдельными позициями, а при возврате — только товар и его конечная цена.

Клиент вернул продукт с маркировкой

Если идентификатор утрачен, код товара можно не указывать (см. Постановление Правительства № 174 от 21.02.2019). Сохранившийся маркировочный код кассир сканирует и добавляет в чек на возврат продукции, за которой он закреплен.

Что такое чек коррекции на онлайн-кассе

Согласно п. 4. ст. 4.3 ФЗ № 54, чек коррекции — документ, который ответственный сотрудник оформляет на онлайн-кассе:

• если необходимо изменить внесенную ранее информацию о расчетах с покупателем;
• если применение оборудования было невозможно в связи с техническим или программным сбоем;
• если кассу использовали с нарушениями действующего законодательства РФ.

Документ пробивают строго между отчетами об открытии или закрытии смены!

Как сделать чек коррекции

ФНС России приводит несколько основных правил, как сделать чек коррекции:

1. Оформить можно в любой день.
2. Если оператор самостоятельно выявил факт неприменения кассового аппарата, он имеет право сформировать корректировочный документ до отчета о закрытии смены.
3. При обнаружении излишков денежных средств после отчета о закрытии смены, нужный чек можно создать на следующий день. Оформить его после открытия смены.

Важно! Корректировочный документ создается отдельно по каждой операции, которая проводилась «мимо кассы». То же правило касается расчетов, сведения о которых не были переданы ОФД (см. Письмо ФНС России от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899). Если случился массовый технический сбой в работе кассового оборудования, контролирующие органы разрешают сделать единый чек — на общую сумму незафиксированных операций (см. Письмо ФНС России от 20.12.2017 ЕД-4-20/25847).

Все реквизиты перечислены в приказе ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/662@ (см. Приложение в конце статьи — его можно скачать). Обратите внимание на следующие:

1. Признак расчета — тег 1054. Возможные значения: «1» — приход или дополнительное внесение средств в кассовый аппарат (например, покупка не была проведена соответствующим образом), «3» — расход, то есть изъятие денег (необходима корректировка операций). В реквизите содержится только одно из них. Отражать можно тоже единожды. Сведения хранятся в ФН не менее суток.
2. Тип коррекции — тег 1173. Отражает причину: «0» — операция проведена по инициативе сотрудника магазина, «1» — по предписанию регулятора, зафиксировавшего нарушение.
3. Описание коррекции — тег 1177. Отражает причину и наименование документа — основания для выполнения операции: объяснительная или служебная записка, акт, предписание регулятора или иное.
4. Дата и номер документа — теги 1178 и 1179 соответственно.
5. Реквизит «Кассир». Должен содержать Ф. И. О. и должность уполномоченного ответственного лица.

Важно! На форуме веб-портала ФНС России опубликованы методички с рекомендациями о том, как пробить чек коррекции на онлайн-кассе согласно приказу службы. В них подробно разобраны нюансы и описания тегов. Например, стандартные случаи продажи подарочных сертификатов, оплаты ими покупок, реализации продукции в рассрочку или с использованием кредитных средств, замены изделий вследствие брака и подобные.

Оказываем удаленно

Подключение эквайринга

2 000 ₽

Быстрый просмотр

Оформление чека коррекции в «1С Бухгалтерия» 8.3

Методы исправления ошибок опубликованы в письме ФНС России № ЕД-4-20/15240@. Порядок процедуры зависит:

• от разновидности ошибки;
• от ФФД, применяемого на кассе предприятия.

Ошибки разделяют на два основных типа:

1. Неприменение кассового оборудования. Если установлены ФН с ФФД 1.1 или 1.05, выполняются корректировки.
2. Исправление ошибки кассира. Если установлен ФН с ФФД 1.1, выполняется корректировка. Если ФФД 1.05, оформляют возврат прихода, затем — повторный, но уже корректный чек.

Обратите внимание! В «1С: Бухгалтерия» 8.3 применяемый ФФД не влияет на алгоритм исправления ошибок с помощью чеков коррекции.

Исправляем ошибки

Кейс

Клиент купил упаковку бумаги А4 500 л. «Снегурочка» 70 г/м2. Общая стоимость — 240 р. (без НДС).

Решение вопроса

Закрывали смену и обнаружили, что неверно указали название бумаги — Maestro вместо «Снегурочка». Исправления сделали в тот же день.

Чтобы сформировать корректировочный документ, потребуется «откатить» (вернуть в исходное состояние) ошибочный и создать новый: «Реализация товаров: Накладная (см. меню «Продажи — Реализация (акты…) — кликните соответствующую кнопку). Далее действовать так:

1. Откроется новый формуляр. Отметьте галкой «Чек коррекции».
   
2. Выберите «Реализацию товаров: Накладную» как основание совершенной ошибки.
3. В поле «Описание...» укажите разновидность ошибки. Сведения отражаются тегом 1177. Учитывайте, что его заполнение необязательно как для печатных, так и для цифровых форм документации.
4. Сведения из строки «Дата...» отражаются в теге 1178. Причем «Дата совершения корректируемого расчета» обязательна и для печатной, и для бумажной форм документации (например, приведенный выше кейс требует указания даты ошибки).
5. Строку «По предписанию» заполняйте, если корректировку потребовал регулятор. Укажите номер присланного налоговиком предписания — он отображается в теге 1179 (обязателен как для печатной, так и для цифровой формы документации).

С помощью описанного алгоритма действий удастся исправить следующие ошибки:

• некорректно указанную ставку НДС;
• неверное наименование проданного изделия;
• некорректные сведения о магазине, который продал товар;
• стоимость продукции, не соответствующую действительной.

Порядок корректировки ошибок един и не зависит от даты выполнения операции. То есть неважно, в какой именно день она выполняется: когда покупателю был вручен «неправильный» документ или в любой другой.

Неприменение онлайн-кассы

Если денежные поступления через кассу не проводились, тоже нужно делать корректировку — для ФФД 1.05 и 1.1 правила оформления едины.

Кейс

Клиент купил бумагу А5 500 л «Снегурочка» 70 г/м2. Общая стоимость — 240 р. (без НДС). Чек не пробили и, как следствие, не вручили.

Что было дальше

На следующий день ошибка была обнаружена бухгалтером. Оформлен корректировочный документ. Алгоритм действий:

1. Откройте «Реализацию товаров: Накладную» в меню: «Продажи — Реализация (акты, накладные)».
2. Щелкните соответствующую операции кнопку. Откроется новый формуляр. Отметьте галкой «Чек коррекции».
3. «Основание» оставьте незаполненным (первичный документ не формировался и не выдавался).
4. В строку «Дата...» введите день, месяц и год, когда должны были провести операции на онлайн-кассе.
5. Строку «По предписанию» заполняйте, если регулятор уже обращался к вам с соответствующим запросом. Потребуется регномер предписания («уйдет» в тег 1179) — как для печатной, так и для цифровой формы документации.

Если у вас возникли сложности, опишите их в комментах! Постараемся оперативно помочь с их разрешением.

Приложения: