Кассовый аппарат – это электронное устройство, которое через интернет передаёт информацию о финансовых операциях в налоговые органы (ФНС) через оператора фискальных данных (ОФД) и печатает чеки.
Государство использует его для контроля за денежным оборотом предприятий, снижения возможности неуплаты налогов и упрощения взаимодействия проверяющих органов и бизнеса.
Для предпринимателей это инструмент для контроля над торговыми операциями внутри компании и автоматизации бизнес-процессов. Также введение кассовых аппаратов упрощает ведение отчётности и позволяет не хранить длительное время документы в бумажном варианте.
Рассмотрим подробнее кассовый аппарат: что это такое, что включает процедура регистрации, и как его эффективно эксплуатировать.
Помимо передачи данных в ФНС, контрольно-кассовая машина (ККМ) обладает функциями записи и хранения информации на фискальном накопителе (ФН), создания и печати кассовых документов (чеков). Некоторые модели также имеют возможность отсылать электронные варианты чеков покупателям.
Регистрация кассового аппарата
Согласно нормам закона 54-ФЗ, все контрольно-кассовые аппараты обязательно должны регистрироваться в налоговой (ИФНС) по месту учёта предприятия. Ведение расчётных операций с клиентами с применением незарегистрированной техники ведёт за собой штрафы и иные меры административной ответственности.
За регистрацию отвечает отдел оперативного контроля соответствующего территориального отделения ИФНС. Рассмотрим, что потребуется для регистрации и как провести процедуру.
Что нужно перед началом регистрации
До того, как начать процедуру регистрации кассового аппарата, необходимо заранее выполнить два обязательных условия:
- Оформить квалифицированную электронную цифровую подпись (ЭЦП).
Это аналог рукописной подписи. С её помощью можно подавать заявления, сдавать отчёты, обмениваться документами, при этом не сомневаясь в том, что операции имеют юридическую силу. Также без неё не получится зарегистрировать ККТ на сайтах ОФД и ФНС.
Получают электронную подпись в квалифицированных центрах, аккредитованных Минкомсвязи. Можно обратиться к ним, придя в офис лично, или онлайн на официальном сайте.
- Подписать договор о сотрудничестве с оператором фискальных данных.
ОФД – это посредник между онлайн-кассой и налоговой, принимающий чеки и отчёты от ККТ. Заключать договор разрешается только с операторами, входящими в государственный реестр ОФД. В противном случае налоговая не разрешит зарегистрировать кассовый аппарат.
Чтобы зарегистрироваться, нужно зайти на сайт оператора фискальных данных и создать личный кабинет. При регистрации вводятся необходимые данные: имя, ИНН, электронная почта, номер телефона и прочее. Далее нужно авторизоваться, ознакомиться с условиями договора, оплатить услугу и подтвердить электронной подписью.
Способы регистрации
Существует два способа регистрации ККТ:
- Лично прийти в налоговую инспекцию.
Для этого необходимо написать заявление по установленному образцу, предоставить копии требуемых уставных документов и сам кассовый аппарат. Сотрудники налоговой службы в течение 5 рабочих дней рассмотрят заявку и проверят кассу. После успешной постановки на учёт вы получите регистрационную карточку.
- Зарегистрировать кассу удалённо через интернет.
Этот способ пользуется большей популярностью – он удобен, потому что никуда не нужно ехать и тратить лишнее время.
Для этого нужно зайти на официальный сайт ИФНС www.nalog.ru и зарегистрироваться в личном кабинете. Оформление ведётся в разделе «Учёт ККТ», куда необходимо ввести данные:
- модель и заводские номера кассы с фискальным накопителем;
- предназначение кассы;
- адрес размещения ККТ;
- место установки аппарата (магазин, офис и прочее). Если он будет использоваться в транспорте, нужно указать марку и государственный номер автомобиля;
- ОФД.
Информацию нужно подтвердить электронной подписью, после чего будет выдан персональный регистрационный номер онлайн-кассы.
Фискализация ККТ и регистрация в ОФД
Фискализацией называется процедура активации фискального накопителя – главного элемента для записи и хранения данных о совершённых операциях. Для этого необходимо купить специальную утилиту от производителя кассового аппарата, подключить через USB кассу к компьютеру и запустить программу.
Затем нужно синхронизировать дату и время с данными ПК и ввести требуемые сведения, в том числе полученный регистрационный номер ККМ. Сведения желательно копировать из личного кабинета, чтобы не допустить ошибок при наборе. Активация ФН завершается распечаткой тестового чека. Для окончания регистрации кассового аппарата необходимо снова зайти на сайт налоговой и ввести дату и время создания чека.
Заключительным штрихом является регистрация устройства на ресурсе ОФД. В личном кабинете необходимо открыть вкладку «Подключить ККТ» и в открывшемся окне ввести и сохранить данные.
Если у вас категорически нет времени или желания самим регистрировать онлайн-кассу, можно воспользоваться услугами центра обслуживания по месту приобретения аппарата. За небольшую плату специалисты сами поставят кассу на учёт в налоговой и ОФД.
Ремонт и обслуживание кассовых аппаратов
После внесения поправок в закон 54-ФЗ заключение договора на абонентское обслуживание ККТ перестало быть обязательным. Владельцы онлайн-касс имеют право сами обслуживать и ремонтировать устройства, сдавать их в специализированные центры или же нанимать для этого специалистов.
Ремонт и обслуживание кассовых аппаратов необходимы для того, чтобы поддерживать их нормальное функционирование и избегать поломок.
Техническое обслуживание (ТО) подразделяется на несколько видов:
- Текущее. Проводится кассиром или иным ответственным лицом на предмет механических повреждений, комплектации, правильной установки ленты, состояния кабелей и электропривода. Также все элементы устройства очищаются от пыли и загрязнений. Делается это ежедневно во время обеденного перерыва или до/после начала рабочей смены.
- Сервисное. Представляет собой осмотр устройства и тестирование всех технических блоков. Также проверяется корректность заполнения и распечатки кассовых чеков. Производится приглашённым сотрудником центра ТО или аккредитованным лицом из штата компании.
- Плановое. Включает в себя диагностику совместимости прошивки ККТ и фискального накопителя. При необходимости производится замена ФН и модернизация ПО. Выполняется теми же лицами, что в пункте выше.
- Ремонт. Чаще всего проводится в специальных центрах технического обслуживания из-за того, что для устранения поломки часто требуется замена деталей.
Техническое обслуживание кассовых аппаратов в сервисе
Несмотря на то, что договор с ЦТО не обязателен, предприниматели чаще всего не отказываются от их услуг. Иногда самостоятельно организовать бесперебойную работу оборудования довольно сложно. Даже мелкие неисправности могут обернуться штрафами.
Когда заключена договорённость о сотрудничестве с сервисным центром, при возникновении поломки на торговую точку по первому же звонку выезжает технический специалист и проводит диагностику и ремонт.
При заключении договора указывается модель ККТ, поэтому специалист привозит всё необходимое, что позволяет устранить неисправность на месте и в короткие сроки. Если же поломка серьёзная и не ликвидируется на выезде, мастер забирает устройство с собой.
Техническое обслуживание кассовых аппаратов в ЦТО имеет ряд значимых преимуществ:
- Продление гарантии. У некоторых торговых марок при заключении договора существенно увеличивается гарантийный срок на ККТ. К примеру, у Меркурия при наличии договора ТО он продлевается до 10 лет, тогда как без техобслуживания составляет всего 6 месяцев.
- Комплексное обслуживание. В ЦТО можно обслуживать и ремонтировать помимо ККТ другое оборудование, например, сканеры штрихкодов, принтеры этикеток, весы и пр.
- Скидки и бонусы. Для постоянных клиентов во многих сервисных центрах существует система поощрений и программа лояльности.
Самостоятельное обслуживание
Если же вы решили не заключать договор с сервисным центром, то предстоит решить, кто, когда и как должен обслуживать ККТ. Из-за того, что кассиры не всегда обладают необходимыми навыками для полноценного технического обслуживания ККТ, есть два варианта решения:
- Обращаться в сервис при необходимости проведения технического осмотра или поломке. Но в этом случае нужно помнить, что передача сведений в органы ФНС не должна прекращаться. Нужно организовать процесс максимально грамотно, чтобы не допускать простоя оборудования.
- Принять в штат технического специалиста – инженера, отвечающего за работоспособность ККТ. Он постоянно будет находиться на рабочем месте и обеспечивать бесперебойную работу оборудования. Также можно «вырастить» собственного эксперта с перспективой многолетнего сотрудничества.
В ответственность штатного сотрудника будут входить:
- плановые профилактические работы;
- чистка и смазка деталей;
- обновление и модернизация программного обеспечения.
Полный список должностных обязанностей различается в зависимости от специфики деятельности предприятия и самого кассового оборудования.
