ККМ — контрольно-кассовая машина. Предназначена для расчетов с покупателями согласно ФЗ № 54. К прочим основным (и обязательным) функциям относятся: регистрация продаж товаров и услуг, печать чеков, отправка фискальных данных ОФД. В статье расскажем, что такое ККМ, как выбрать онлайн-кассу, где и когда применять и как зарегистрировать в ФНС России.
ККМ и ККТ — что это такое
Контрольно-кассовые машины — общая категория, которая объединяет все разновидности подобных устройств:
ККМ и ККТ — что это такое? Аббревиатуры. Первая расшифровывается как «контрольно-кассовая машина». Морально устарела — используется редко и по старой памяти. Вторая расшифровывается как «контрольно-кассовая техника». Пришла на замену устаревшей ККМ. Значения и смысл определений совершенно идентичны.
Фискальные регистраторы — компактные «коробки» с высокой (до 300 мм/с) скоростью печати чеков. Работают только в составе компьютерно-кассовой системы — под управлением компьютера.
POS-моноблоки — кассовое оборудование с сенсорным дисплеем в составе корпуса. Экран — устройство визуального отображения и ввода информации. Системный блок включает кассовый компьютер, но встроенного фискального регистратора (и чекового принтера) может и не быть. Их придется докупать отдельно и подключать к моноблоку, чтобы обеспечить отправку данных ОФД и печать бумажных чеков.
POS-система — полноценный комплекс, предназначенный для расчетов с покупателями и обслуживания интенсивного клиентопотока. Обязательно включает:
- ФР;
- монитор продавца;
- устройство ввода (как правило, клавиатурный блок);
- системный блок с кассовым компьютером.
Расширенные POS-системы могут включать:
- денежный ящик;
- покупательский дисплей;
- сканер штрихкодов;
- принтер этикеток;
- кардридер;
- эквайринговый терминал и другое оборудование.
«Автономки» — простые и неприхотливые аппараты, чем-то напоминающие калькуляторы. Работают как от электросети, так и от встроенного аккумулятора. Оборудованы защищенной от пыли и влаги прорезиненной клавиатурой. Аппараты очень выносливы, но их функциональность ограничена. Во-первых, они рассчитаны на обслуживание невысокого клиентопотока — до 100 человек за смену. Во-вторых, они, как правило, не работают с маркировкой и товарной номенклатурой.
Ньюджеры — расширенная вариация «автономок», разработанная компанией «АТОЛ». Производитель частично реализовал возможность работы с номенклатурой, предоставив пользователям опцию регистрации личных кабинетов на своем официальном сайте. Через ЛК можно:
- управлять реестром товаров или услуг;
- выгружать и загружать номенклатуры в базу кассы и обратно;
- корректировать ассортимент;
- анализировать информацию о выручке.
Ньюджеры «умеют» работать с маркировкой, к ним можно подключать сканеры штрихкодов.
Смарт-терминал — онлайн-касса на базе планшетного компьютера. Это «умный» аппарат с ярким цветным дисплеем, оборудованным сенсорным экраном. Поддерживает мобильные приложения и функционирует самостоятельно — на базе «операционок» Android, Evotor и других. Большая часть моделей комплектуется мощными АКБ, обеспечивающими автономную работу в течение одной-двух смен.
В каких сферах требуется применение ККМ
Во всех, где практикуются расчеты с покупателями, — как наличными, так и «по безналу». Это касается как магазинов, так и предприятий общественного питания и услуг: кафе, баров, ресторанов, салонов, сервис-центров, курьерской доставки, такси и других.
У индивидуальных предпринимателей, которые не нанимали работников, была отсрочка (могли не применять ККТ) — до 1 июля 2021. Она касалась только ИП:
- продающих товары собственного производства;
- выполняющих работы или оказывающих услуги.
От применения ККМ освобождены полностью:
- няни и сиделки, присматривающие за детьми, тяжелобольными пациентами и гражданами с ограниченными физическими возможностями;
- сапожники;
- разнорабочие, занятые вспашкой огородов или ремонтом кровли;
- сезонные торговцы, продающие фрукты и овощи вразвал;
- вокзальные носильщики;
- продавцы кваса, молока или керосина с цистерн;
- журнальные и газетные киоски (при условии, что печатные издания составляют не менее 50 % всех товаров на точке);
- продавцы живой рыбы;
- народные умельцы, реализующие изделия собственного изготовления;
- ларьки с мороженым;
- металлические галантереи и мастерские по ремонту ключей;
- продавцы проездных билетов или талонов непосредственно в салоне транспортного средства.
Онлайн-кассу могут не применять:
- самозанятые;
- лица, сдающие в аренду жилье по договору;
- организации, ведущие безналичные расчеты без предъявления электронных средств платежа;
- продавцы ценных бумаг;
- религиозные организации.
Полный перечень предпринимателей и компаний, которым не нужно использовать кассовое оборудование, приведен в п. 2 ст. 2 ФЗ № 54. Из этого же документа можно узнать, в каких сферах не требуется применение ККМ.
Как выбрать ККМ для ИП и ЮЛ
При выборе подходящей онлайн-кассы есть смысл руководствоваться как общими критериями, так и индивидуальными, связанными со спецификой бизнеса. Начнем с общих.
Бюджет
Покупка кассового аппарата (вместе с фискальным накопителем) обойдется как минимум в 10 000 рублей. Настройка, специализированное программное обеспечение и годовой контракт с ОФД могут «потянуть» еще на 5 000–10 000 р.
«Новичкам» стоит рассмотреть вариант с арендой или приобретением онлайн-кассы в рассрочку. Не придется «вынимать» из оборота значительную сумму на покупку или вкладываться в нее, потратив часть средств начального капитала.
Клиентопоток
Для торговых точек и предприятий услуг с невысокой проходимостью подходят смарт-терминалы со скоростью печати чека до 70 мм/с. Они обслуживают около 100 человек за смену.
Со средним клиентопотоком справляются онлайн-кассы, печатающие чеки со скоростью 75–100 мм/с. Чтобы обслужить торговую точку, крупный сервис-центр или ресторан с интенсивной проходимостью, понадобится фискальный регистратор. Скорость печати чеков должна быть не ниже 200 мм/с.
Ширина чека
Торгуете спиртными напитками или хотите добавить в чек название бренда и сообщение о рекламной акции? Вам нужна широкая лента. Стандарт — 57–58 мм. Некоторые ФР, например, АТОЛ 27Ф, печатают чеки шириной 80 мм. Принтер с такой лентой сможет «уместить» все необходимые сведения в одном документе.
Мобильность
Для выездной торговли, фиксации транспортных и курьерских услуг и дистрибуции нужны «автономки» или смарт-терминалы, функционирующие от АКБ в течение рабочей смены. Если вы планируете принимать оплату безналичным способом, выбирайте онлайн-кассу со встроенным эквайринговым терминалом, например, aQsi 5.
Для стационарной торговли вполне достаточно оборудования, которое работает только «от розетки». Так, смарт-терминал АТОЛ SIGMA 10 оборудован аккумулятором, которого хватает примерно на 30 минут автономного функционирования, — на случай перебоев в бытовой электросети.
Размеры рабочего пространства
Вы решили, где разместите новую кассу? Выбирая место для оборудования, походите к организации рабочего пространства ответственно. Правило простое: если места мало, касса должна быть компактной и легкой.
Идеальный вариант — аппарат с возможностью вертикального монтажа, например, на стене. Обратите внимание на смарт-терминалы компании «Эвотор»: 7.2 и 7.3. В продаже есть очень удобные держатели для этих моделей.
Ассортимент
Широкий, средний или скромный? Торговым сетям с большим ассортиментом продуктов питания, средств бытовой химии или ремонтно-строительного инвентаря и материалов подойдет POS-система. При этом возможностей памяти кассового компьютера должно хватать для обработки несколько сотен (или тысяч) номенклатур. Ориентируйтесь на объемы «оперативки» от 2 ГБ. Для магазинов и предприятий услуг со скромным ассортиментом достаточно и смарт-терминала.
Как выбрать ККМ для ИП и ЮЛ — несколько советов, касающихся специфики бизнеса
Для выездной торговли и служб доставки лучше подходят смарт-терминалы со встроенной АКБ и эквайринговым терминалом. Особенности:
- компактность — некоторые модели можно носить в кармане;
- автономность — касса способна проработать более 12 ч без подзарядки;
- поддержка беспроводной связи — смарт-терминалы оборудованы Wi-Fi- и 3G-модемами.
Рассмотрите aQsi 5 — один из лучших вариантов для выездной работы.
Для сезонной торговли и небольших рыночных точек продаж подходят «автономки». Учитывайте, что работу с номенклатурами кнопочные кассы не поддерживают, и электронные весы к ним не подключить. Среди популярных «автономок»:
Для вендинга нужны специализированные фискальные регистраторы — встраиваемые в АУС (автоматические устройства расчета). При выборе оборудования ориентируйтесь на его совместимость с платежным терминалом. Каждый торговый автомат может интегрироваться только с определенными моделями встраиваемых ФР. Среди рекомендуемых:
- PAY ONLINE 01-ФА;
- Казначей-ФА;
- Искра Прим 21 ФА;
- Умка 01-ФА.
Все представленные модели «умеют» передавать в «товароучетку» сведения о размере выручки и объемах реализованных продуктов. Это упрощает ведение бухучета. Также пользователь может настроить уведомления и получать сообщения о товарных остатках или неисправностях вендингового автомата.
Стационарным торговым точкам, оборудованным POS-моноблоками, проще всего докупить ФР. Модуль будет печатать чеки и отправлять сведения ОФД. Фискальный регистратор подключается к POS-системе через USB или по Wi-Fi-сети. Преимущество ряда моделей ФР — высокая скорость печати чеков. Такой кассовый аппарат подходит для предприятий с интенсивным и сверхинтенсивным клиентопотоком. Среди рекомендуемых моделей:
Для небольших и средних магазинов и предприятий сферы услуг с невысоким клиентопотоком подходят смарт-терминалы. Предустановленная «операционка» и доступ к торговым приложениям упрощают ведение бухучета. Корпуса «умных» касс оснащены интерфейсными разъемами для подключения электронных весов, сканера штрихкодов, денежного ящика и другого оборудования. Большинство моделей смарт-терминалов уже готово к работе с ЕГАИС и подходит магазинам, торгующим алкоголем. Среди рекомендуемых — Эвотор 5; 7.2 и 10.
Интернет-магазинам, располагающим собственным пунктом выдачи товара, следует ориентироваться на клиентопоток. Точке продаж с низкой и средней проходимостью вполне хватит смарт-терминала. Среди рекомендуемых моделей:
- Эвотор 5 или 10;
- Кассир 57Ф;
- Дримкас Ф.
Если при интернет-магазине работает пункт выдачи товаров с высоким клиентопотоком, лучше установить фискальный регистратор. Уделите особое внимание возможности интеграции онлайн-кассы с платежными формами, движком сайта и CMS. Это обеспечит вашему интернет-магазину полную автоматизацию. Клиенты смогут оплачивать товары (и услуги) банковскими картами и электронными кошельками. Онлайн-магазинам, не располагающим собственными пунктами выдачи заказов, есть смысл рассмотреть подключение к облачной кассе.
Для предприятий общепита, торгующих алкоголем, подходят онлайн-кассы и POS-системы с УТМ (универсальным транспортным модулем). В идеале — наличие поддержки функции отложенного чека и возможности подключения денежного ящика, электронных весов и эквайрингового модуля. Оптимальный выбор — смарт-терминалы Эвотор или АТОЛ, готовые к работе ЕГАИС.
Как зарегистрировать ККМ в налоговой службе
Заявление о постановке онлайн-кассы на налоговый учет можно подать удаленно — через личный кабинет, зарегистрированный на сайте ФНС России. Для выполнения операции необходимы:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- действующий контракт с оператором фискальных данных.
Важно! Выбирайте оператора из реестра налоговой службы. Компании, не внесенные в этот список, не имеют права на обработку ваших фискальных данных.
Как зарегистрировать ККМ в налоговой службе удаленно:
- Зайдите на сайт ФНС России — в свой ЛК.
- Выберите раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ».
- Внесите данные в электронный бланк в окне «Заполнить параметры заявления вручную».
Потребуется указать:
- ИНН и КПП налогоплательщика;
- код подразделения налоговой службы;
- код документа (зависит от причины обращения — регистрация или перерегистрация кассового оборудования);
- полное наименование организации или фамилию, имя и отчество индивидуального предпринимателя;
- ОГРН или ОГРНИП;
- заводские регномера и наименования моделей кассового аппарата и фискального накопителя;
- код региона и точный адрес расположения кассы;
- условия применения (пункты нужно заполнить цифрами 1 — «да» или 2 — «нет»).
- отметить, какие именно (например, выездная или сезонная торговля — в этом случае в строке «адрес» можно указать регномер автомобиля, за которым и закрепляется кассовый аппарат) — если они есть.
Внимание! Место установки кассового оборудования нужно выбирать из справочника Федеральной информационной адресной системы (ФИАС). В нем могут содержаться не все фактически существующие адреса. Перед началом регистрации кассы зайдите на сайт ФИАС и проверьте, есть ли в базе хотя бы улица, которая закреплена за вашей компанией. Если нет, с онлайн-процедурой могут возникнуть сложности.
Совет. Если вы не нашли в справочнике ФИАС адреса вашей компании, соберите правоустанавливающие документы. Направьте их в администрацию района, в котором зарегистрировано предприятие. Подайте заявку на включение объекта в адресный справочник ФИАС.
После внесения в электронный бланк заявления параметров кассы и ФН, необходимо указать ОФД, к услугам которого подключена компания. Оператора выбирайте из списка. Электронную заявку завизируйте УКЭП и направьте на проверку сотруднику налоговой службы. Если ревизия пройдет успешно, в ЛК отобразится карточка с регистрационным номером ККТ.
Вы можете подать «бумажное» заявление о постановке онлайн-кассы на учет в ФНС России лично — в одном из отделений надзорного органа. Обращение обрабатывается до пяти рабочих дней. Статус отслеживайте в ЛК на сайте регулятора. По окончании обработки заявления, состояние сменится на «Присвоен регистрационный номер ККТ». Чтобы завершить процедуру постановки кассы на налоговый учет, необходимо провести фискализацию:
- Запустить фирменную утилиту, совместимую с моделью вашей кассы (устройство опознается автоматически).
- Перейти в «Меню» к пункту «Зарегистрировать».
- Выбрать опцию «Ввод даты и времени» и синхронизировать кассовое оборудование с компьютером.
- Ввести информацию о компании или предпринимателе и параметры регистрации ККТ. Нужно указать регномер онлайн-кассы (из ЛК), выданный налоговой службой.
- Установить галочки возле режимов, в которых будет функционировать касса.
- Настроить параметры подключения к серверу оператора фискальных данных.
- Указать режим налогообложения.
- Скрупулезно проверить корректность всех введенных сведений. В случае ошибки, ФН станет непригоден для дальнейшего использования.
- Нажать «Выполнить» и отправить на печать отчет о фискализации (выглядит как кассовый чек).
- Вернуться в ЛК на сайте налоговой службы.
- Ввести сведения из отчета — параметры фискализации (10 символов) — в строку «Фискальный признак» в окошке «Отчет о регистрации ККТ...»
- Указать номер и дату отчета в поле «Дата, время получения фискального признака».
- Нажать кнопку «Подписать и отправить».
После этого настраивают подключение онлайн-кассы к серверу ОФД и начинают вести расчеты с клиентами.
