В связи с обязательным переходом многих предпринимателей на современное оборудование возникают вопросы, связанные с ведением разнообразной кассовой документации. Один из них касается порядка заполнения и необходимости ведения книги кассира-операциониста (КМ-4) в 2018-2019 годах при применении онлайн-кассы.
Этот документ отражает перемещение денежных средств как поступающих, так и расходуемых предприятием. В нем фиксируются вся информация о выручке, полученной торговой точкой за рабочий день или смену, а также все произведенные выплаты, включая выплату денежных средств за возвращенный потребителям товар.
Как вести книги кассира-операциониста в 2018-2019 году бизнесменам, которые не применяют онлайн-кассы
До первого января 2013 года, если в работе предприятие использовало кассовую технику установленного на тот момент образца, официально зарегистрированную в налоговой инспекции, то оно обязано было вести журнал, соответствующий форме КМ-4. После этой даты согласно официальному заявлению, предоставленному Министерством финансов № ПЗ-10/2012, ведение первичной документации перестало являться обязательным.
Журнал кассира-операциониста необходим для контроля движения денежных средств на предприятии. Но форма журнала и обязательства по его заполнению не регламентированы действующим законом 54-ФЗ, то есть его ведение не является обязательным.
Если вы решили на своем предприятии оставить данный документ, при его заполнении можно руководствоваться следующими положениями.
Рекомендации Госкомстата касательно ведения журнала кассира-операциониста
Ответственным за внесение информации о получении и выдаче денежных средств является лицо, производящее денежные операции в текущий день.
В данном документе в обязательном порядке заполняются следующие графы:
- показания счетчика оборудования в начале смены;
- данные с устройства по окончанию рабочего дня сотрудника;
- общая сумма дневной выручки;
- общая объем средств, переданных потребителям за возвращенные товары;
- общая сумма без учета проведенных возвратов;
- число, месяц и год заполнения;
- наименование коммерческого предприятия;
- данные сотрудника, заполнившего журнал;
- подписи ответственных сотрудников.
В незаполненных строках, в которых не требуется указывать определенные сведения, обязательно ставится прочерк. Если не указывать конкретные данные и не проставлять в пустых графах прочерки, журнал считается неверно заполненным.
Запись ведется только чернильной или шариковой ручкой, не допускается наличие исправлений и помарок. Если была допущена ошибка, об ее исправлении необходимо внести соответствующую запись. Данная отметка заверяется руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Все листы журнала должны быть пронумерованы, саму книгу следует прошнуровать. Вносить новые сведения кассир или продавец должен сразу после снятие Z-отчета.
Данный регламент действовал в обязательном порядке до 2013 года и по желанию руководителя предприятия может применяться в настоящее время.
Книга кассира-операциониста в 2018-2019 гг. для ИП и ООО с онлайн-кассами
По желанию руководителя после установки современной техники предприятие может продолжать вести журнал кассира-операциониста. При этом установить форму его оформления и создать регламент заполнения можно как самостоятельно, так и использовать рекомендованные государственными органами.
При применении аппаратов устаревшего образца журнал заполнялся после снятия Z-отчета. На современной технике вместо него снимается отчет о закрытии смены. Именно после его формирования и печати полученные сведения вносятся в журнал.
При использовании современной техники все сведения о движении наличных и безналичных денег передаются в налоговую автоматически после совершения операции, поэтому ведение дополнительной документации не требуется. Это не относится к кассовым книгам и ордерам, как приходным, так и расходным (РКО и ПКО).
Использование кассовой книги при установке современной ККТ
Любое коммерческое предприятие вне зависимости от выбранного режима налогообложения обязано вести кассовую книгу, соответствующую установленному формату КО-4. Индивидуальные предприниматели могут заполнять данную документацию по своему желанию.
Такой документ должен в обязательном порядке отражать все перемещения денежных средств: поступление и возврат денег, передача наличности в банковское отделение (в том числе и через сотрудников инкассационной службы), выплата заработных плат и других начислений сотрудникам.
Если филиал организации работает с наличными деньгами (расход или получение), ответственный сотрудник при проведении различных операций также должен заполнять данный документ.
При ведении документации важно следить чтобы остаток наличных денег в организации не превышал ранее установленный лимит.
Существует три формата заполнения книги:
- на бумажных бланках;
- в электронном варианте с последующей распечаткой;
- только в электронном виде на компьютере или ноутбуке.
Заполняется данная книга ответственным кассиром или продавцом каждую рабочую смену или сутки.
При отсутствии движения денежных средств в течении рабочей смены данную книгу можно не заполнять.
Приходный и расходный кассовый ордер
В кассовую книгу, согласно установленным законодательством нормам, вносятся все оформленные кассовые ордеры. Они бывают двух типов: приходный и расходный.
Первый вариант выписывается, когда на предприятие поступают денежные средства. Состоит он из двух частей: отрывная квитанция и сам ПКО. Внести изменения в оформленный документ нельзя. Наличие помарок также является недопустимым.
Расходный ордер состоит из одной части (непосредственно самого РКО) и оформляет при передаче денежных средств из кассы. Необходимы только при наличных расчетах.
Дополнительные документы, которые формируются при использовании современных ККМ
Современные кассовые аппараты предполагают в процессе работы формирование нескольких дополнительных документов:
- возврат прихода — при возврате денежных средств за реализованный товар или оказанную услугу;
- чек коррекции — в том случае, если в кассе имеется неучтенная выручка (например, была совершена продажа при отключении электроэнергии).
Оба документа оформляются как при наличных, так и при безналичных расчетах, в том числе и при переводах через различные платежные системы.
Читайте также: Как оформить чек коррекции по онлайн-кассе
Также в современных аппаратах появилась возможность формировать отчетную документацию о закрытии и открытии рабочего дня, регистрации кассы и окончании срока службы фискального накопителя.
Скажите, а можно как-то при помощи книги кассира перекантоваться во время ремонта кассы? У нас просто аппарат полетел, работа встала. Не хотелось бы терять в деньгах. Может пока кассы нет все операции записывать в книгу и потом их провести можно?
По мне так книга операциониста , всегда была удобной , и сейчас отменять ее сущая глупость. Конечно это лишняя волокита для кассиров , но отчетность на бумаге для меня надежней всего .
Вера, ну это легко делать лишь с потоком клиентов маленьким. У меня например три кассира и все они работают по полной, нет свободной минуты, и очереди у каждого вечно человек по 5. Каким образом им ещё и книги кассира вести? По моему это глупо, прошлый век какой-то.
Более того, в любой строке формы №КМ-4, показатель в которой не указывается, ставится прочерк. Отсутствие значения либо прочерка в строке обозначает неверное заполнение журнала кассира операциониста. Все исправления, допущенные при заполнении журнала, должны оговариваться с высшим руководством и заверяться подписями ответственных лиц.