Обязательная номенклатура в чеке: как настроить онлайн-кассу

Федеральный закон № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г. определил сроки перехода на новый режим работы для индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные режимы налогообложения. С 01.02.2021 они обязаны предоставлять клиенту детализированный чек с указанием наименования товаров, количества и цен за единицу. Ранее прописывать номенклатуру в фискальном чеке стали все юридические лица, а также ИП, реализующие товары с маркировкой или применяющие ОСНО. В статье рассмотрим, какая номенклатура должна быть отражена и обязательно ли указывать ее в чеках коррекции/возврата, как создать товарную базу и другие нюансы.

В конце статьи пройдите короткий тест на знание правил.

Номенклатура товара в чеке: что это такое, как должна выглядеть

Этот элемент кассового документа должен отражать наименование конкретного изделия/товара/продукции, выполненной работы, оказанной услуги. Отображение номенклатуры в чеке — непременное требование для всех, кто применяет кассовое оборудование при обслуживании клиентов. Выбор наименования остается за предпринимателем, однако налоговая инспекция дала некоторые рекомендации относительно нововведений.

Название должно описывать продукт/услугу как можно точнее: содержать информацию о производителе, весе/размере, отличительных характеристиках. При этом его длина не может превышать 128 символов. Помимо номенклатуры, чек должен иметь еще ряд непременных реквизитов:

• вид документа;
• порядковый номер расчета, произведенного в течение текущей смены;
• дату, время, адрес осуществления продажи;
• наименование предприятия;
• ИНН продавца;
• используемую СНО;
• признак расчета;
• количество товара по каждой позиции, цену за единицу;
• общую стоимость покупки;
• форму расчета (наличными или безналичными денежными средствами);
• должность, Ф. И. О. лица, производившего расчет;
• регистрационный номер онлайн-кассы;
• заводской номер ФН;
• фискальные данные;
• номер смены;
• QR-код.

Подробный перечень отражен в статье 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г.

Новые требования также коснулись и чека возврата, а для чека коррекции детализация номенклатуры не требуется, достаточно прописать сумму корректировки.

Способы введения номенклатуры в кассу для отображения в чеке

Чтобы в чеке отражались наименования продукции, необходимо предварительно сформировать базу товаров. В зависимости от модели ККТ, ввод данных может осуществляться несколькими способами.

Ручной ввод

Для каждой позиции создается карточка товара, куда вручную вносятся все сведения о нем. Введение номенклатуры происходит через личный кабинет онлайн-кассы или напрямую через само устройство (например, при использовании смарт-терминала).

Такой способ отнимает много времени, особенно если требуется занести более 100 наименований. Однако он подходит для магазинов с небольшим ассортиментом и для добавления в каталог нескольких новых позиций.

Загрузка из файла Excel

Оптимальный способ при необходимости введения большого количества товарных позиций. Загрузка осуществляется на ПК через личный кабинет кассы. Требуется предварительно сформировать документ в формате Microsoft Excel со списком продукции. Для этого у поставщика можно запросить прайс-лист на товары или сопроводительную документацию в электронном виде.

Загрузка из товароучетной программы

Данные вводятся в товароучетную систему по аналогии с предыдущим способом, откуда они автоматически передаются в онлайн-кассу. Устройство должно быть интегрировано с «товароучеткой».

Загрузка из ЭДО

Способ подходит для предприятий, реализующих подакцизные товары и продукцию, подлежащую обязательной маркировке. При приемке электронных сопроводительных документов через ЕГАИС или сервис ЭДО программа автоматически распознает новый товар и создает карточку.

Загрузка через умные сервисы

Предприниматель может воспользоваться специальными программами и облачными сервисами. Например, пользователи программных продуктов «1С» могут загружать сведения о товарах с помощью сервиса «1С:Номенклатура», которая содержит готовые наименования товаров и услуг. Поиск продукции выполняется по штрихкоду или посредством ввода текстовой информации.

Некоторые кассы оснащаются встроенным справочником продукции. При сканировании штрихкода нового продукта ККТ выполняет его расшифровку и находит товар в глобальном каталоге, после чего автоматически формирует карточку и вносит номенклатуру в чек.

Указанные способы доступны не на всех онлайн-кассах, поэтому следует убедиться в том, что используемая ККТ предусматривает возможность быстрого и удобного введения номенклатуры.

Как прописать номенклатуру в чеке

После внесения товаров в базу кассир может приступать к пробитию номенклатуры в чеке при расчете с клиентом. В зависимости от возможностей имеющейся онлайн-кассы, добавление позиции в фискальный документ можно выполнить несколькими способами:

1. Считывание штрихкода. Несмотря на то, что способ требует приобретения сканера, он используется большинством торговых точек, поскольку обеспечивает быструю обработку реализуемой продукции. Товары должны быть предварительно «вбиты» в базу, причем вместе со штрихкодами.
2. Поиск по названию. Доступен при наличии функции умного поиска в интерфейсе кассового аппарата. Достаточно ввести первые буквы искомого наименования, чтобы ККМ нашла нужную позицию.
3. Использование панели избранных позиций в кассовой программе.
4. Голосовой поиск продукции. Доступен при применении мобильных устройств с установленным кассовым ПО.

После введения позиций в чек кассир должен указать количество по каждой. Цену и общую стоимость покупки программа рассчитает автоматически.

Номенклатура в чеке: что нужно для работы

Для ведения бизнеса в соответствии с требованиями 54-ФЗ и создания базы товаров предпринимателям потребуется приобрести дополнительное оборудование, внимательно разобраться в порядке работы по новым правилам, поскольку за отсутствие номенклатуры в кассовом чеке с 01.02.202 грозит административное наказание в виде предупреждения или штрафа.

Онлайн-касса

Не все ККМ подходят для работы с номенклатурой. Наиболее оптимальные варианты — смарт-терминалы или фискальные регистраторы в связке с POS-системой. Оборудование не нуждается в доработке и поддерживает различные способы внесения номенклатуры.

Автономные (кнопочные) онлайн-кассы не рекомендуются к использованию при работе в соответствии с новыми требованиями. Внесение номенклатуры в такие устройства требует много времени и внимания, а их внутренняя память рассчитана на небольшое количество позиций. Можно продолжить работу с оборудованием, используя его в качестве фискального регистратора и дополнив POS-компьютером.

Кассовая программа

Необходимо убедиться, что используемое кассовое ПО предусматривает удобный ввод номенклатуры. Дополнительное преимущество — возможность создания карточек товаров несколькими способами (на самом устройстве или через личный кабинет кассы) — в таком случае добавление новых позиций может производиться с любого устройства отдельным сотрудником (например, товароведом), а кассир будет занят обслуживанием клиентов. Наиболее удобные кассовые программы для магазинов розничной торговли — «1С:Касса», «Бизнес.Ру», «МойСклад».

Товароучетная программа

Несмотря на то, что использование товароучетного сервиса — необязательное требованием, программа помогает в решении многих задач и особенно актуальна для крупных торговых сетей. При введении номенклатуры в товароучетную систему сведения автоматически переносятся в кассу. Достаточно установить нужную конфигурацию, например, «1С:Розница» или «1С:Предприятие», сформировать базу товаров и настроить выгрузку в онлайн-кассу.