С 2017 года кассовая техника на основе ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая) стала недействительной. С этого момента предприниматели, начавшие свою деятельность, могли приобрести только онлайн-кассы с ФН (фискальный накопитель). Действующие субъекты бизнеса должны переходить на современное оборудование в соответствии с графиком, установленным налоговой службой.
Основной аспект, на который влияют изменения в действующем законодательстве — взаимодействие участников малого, среднего или крупного бизнеса с территориальным налоговым управлением. Современная техника, работающая в режиме онлайн, в течение минуты после проведения товарно-кассовых операций передает в ФНС электронные копии фискальных документов. Это исключает возможность корректировки отчетной документации и использование «серых» схем.
С изменением требований к устанавливаемому оборудованию изменился и порядок подключения онлайн-касс. Теперь предприниматели не обязаны заключать договор с центром технического обслуживания.
Если до вступления в силу измененного закона вы использовали кассовый аппарат, прежде чем приобретать новую технику, убедитесь, что имеющееся оборудование нельзя модернизировать. На официальном портале ФНС представлен полный перечень кассовой техники, для которой выпускаются комплекты модернизации. Также здесь перечислено оборудование, которое полностью соответствует требованиям ФНС и может применяться для ведения предпринимательской деятельности в полном соответствии с 54-ФЗ.
Как подключить онлайн-кассу
Независимо от того, используете вы новую кассовую машину или модернизируете имеющееся оборудование, порядок подключения будет одинаков.
Но прежде, чем приступать к установке онлайн-кассы, следует получить ЭЦП (электронная цифровая подпись). В зависимости от выбранного тарифа размер ежегодной оплаты может значительно отличаться. Количество используемых онлайн-касс не влияет на ее окончательную стоимость.
Для получения цифровой подписи, кроме паспорта и СНИЛС предпринимателя или генерального директора компании, еще потребуются свидетельство о госрегистрации, документ, подтверждающий назначение руководителя, ИНН. Получить ЭЦП можно в одном из аккредитованных центров. После этого можно приступать к регистрации нового оборудования.
- В первую очередь необходимо обеспечить стабильное интернет соединение на торговой точке. Можно заключить договор с местным провайдером или приобрести для этого отдельную СИМ-карту любого оператора.
- Если вы использовали кассовую технику с ЭКЗЛ, до регистрации нового оборудования ее следует снять с учета в территориальном налоговом управлении.
- Заключить договор с ОФД (оператор фискальных данных). Выбрать оператора необходимо еще до начала регистрации, так как в заявлении вы указываете его наименование. После получения регистрационной карты необходимо данные с нее прописать в личном кабинете на портале ОФД.
- Зарегистрировать новый или модернизированный кассовый аппарат с установленным ФН. Это можно сделать одним из двух способов: на портале ФНС или в любом территориальном отделении. При регистрации онлайн для подписания заявления на портале бизнесменам необходима ЭЦП.
- После того как сотрудники налоговой проверят предоставленные вами сведения, вам выдадут индивидуальный номер регистрации кассы.
- Полученный номер следует прописать в настройках кассового аппарата, касса сформирует фискальный признак и выдаст его в печатном виде на чеке. Затем необходимо заполнить в личном кабинете ФНС соответствующий отчет о фискализации и направить его в налоговую службу. На основании полученных данных вам предоставят регистрационную карту.
Зарегистрировать кассовое оборудование можно самостоятельно или обратившись к специалистам. Если вы решили подключать оборудования без посторонней помощи, при его настройке будьте предельно внимательны. Любая ошибка в регистрационных данных приведет к тому, что вам придется приобретать новый ФН.
Подключение стационарной кассы нового образца
Подобные кассовые аппараты применяются в торговых помещения и на точках общественного питания, где покупатели контактируют непосредственно с кассирами или продавцами. При этом устанавливать полноценную POS-систему в магазинах, осуществляющих не более 10-15 продаж в день, нецелесообразно. Лучше приобрести небольшой кассовый аппарат, работающий от сети 220 В. Он позволит осуществлять продажи в соответствии с требованиями законодательства и вести простую аналитику.
Для предприятий с большим перечнем номенклатуры и постоянным потоком клиентов рекомендуется использовать полнофункциональные системы, разработанные на базе компьютеров. Стандартными элементами такой кассы являются:
- системный блок с предустановленным кассовым ПО;
- фискальный регистратор с накопителем;
- экран кассира и покупательский дисплей;
- чековый принтер и, при необходимости, устройство для печати этикеток;
- электронные весы (при наличии весового товара);
- ящик для денег;
- считыватель магнитных карт;
- 1D и 2D сканеры для считывания штрихкодов.
Соединяются между собой все элементы POS-системы при помощи специальных кабелей, в зависимости от особенностей оборудования некоторые элементы можно подключить при помощи беспроводного соединения.
Кроме основного оборудования к полнофункциональной кассе подключаются дополнительные устройства и облачные сервисы, облегчающие работу предпринимателей и руководителей компаний:
- Ноутбук, планшет или смартфон. Подключение дополнительного оборудования позволит удаленно контролировать работу торговых точек, анализировать рост продаж, узнавать об остатках товаров и управлять оформленными заказами.
- Дополнительное клиентское ПО. Если предустановленных программ и возможностей личного кабинета недостаточно для комфортной работы, можно установить дополнительные утилиты от производителей ККТ или сторонних разработчиков.
- Облачное хранилище, благодаря которому вы сможете сохранять резервные копии сформированных отчетов, анализировать торгово-кассовую деятельность, а также иметь доступ к информации о работе предприятия из любой точки.
Синхронизировать бизнес-процессы торговой точки с облачным хранилищем можно при помощи специального программного обеспечения. Это позволит сотрудникам работать удаленно, а руководителям контролировать их деятельность в любое удобное время.
Читайте также: Федеральный закон № 54-ФЗ об онлайн-кассах: необходимость применения ККТ и последние изменения законодательства РФ
Настройка автономного кассового оборудования
Для выездной торговли, курьерской доставки, мобильных точек общественного питания и другой деятельности в местах, не оборудованных необходимыми сетями для подключения кассовой техники, используются автономные устройства.
Мобильные кассовые аппараты имеют ряд отличительных характеристик:
- плата управления, ФН и чековый принтер объединены в одном корпусе;
- устройство может работать от аккумуляторной батареи;
- имеет встроенный модуль Wi-Fi или GPRS-модем;
- самое распространенное подключаемое оборудование — банковский терминал;
- многие автономные кассы синхронизируются с бухгалтерским ПО.
Некоторые мобильные кассы обладаю таким же функционалом, как и полноценные POS-системы. При этом они не занимают много места и могут использоваться в любой местности.
Настройка мобильного оборудования происходит точно также, как и другой кассовой техники. Единственное отличие — интернет-соединение. Вы можете использовать либо СИМ-карту любого оператора при наличии GPRS-модема, либо настроить на своем смартфоне или планшете точку доступа и «раздавать» интернет на кассовое оборудование.
Современное оборудование для интернет-торговли
Согласно действующему законодательству бумажные и электронные фискальные документы имеют одинаковую юридическую силу. Поэтому владельцы интернет-магазинов, не общающиеся вживую со своими покупателями, могут отправлять им только электронные чеки. В этом случае можно использовать кассовую технику без принтера чеков.
Во многих кассовых аппаратах реализована функция одновременной работы онлайн-магазина и стационарной торговой точки. Помимо этого некоторые из них позволяют интегрировать бухгалтерское ПО и автоматически формировать чеки после поступления оплаты на счет магазина.
Какое оборудование использовать для подключения онлайн-кассы
Существует несколько вариантов, как подключить онлайн-кассу к интернету. Можно использовать проводное или беспроводное соединение. Первый вариант подразумевает возможность прокладки кабельной линии до торговой точки, ремонтной мастерской или другого предприятия. Зачастую это является наиболее дорогим способом, но именно он позволяет гарантировать стабильное высокоскоростное соединение. Также можно установить роутер и к нему подключить кабель. В этом случае на кассовый аппарат сигнал будет приходить через Wi-Fi.
Второй вариант — это СИМ-карты для мобильного интернета. Если касса не оборудована встроенным GPRS-модемом, подключить ее к интернету можно при помощи следующего оборудования: USB-модема или роутера, оборудованного слотом для СИМ-карты или разъемом USB. Для подключения автономных касс можно использовать портативное оборудование (Wi-Fi роутер), предназначенное для работы от аккумуляторной батареи.
У меня интернет-магазин с доходом мягко сказать не огромным. Да и открыла я его совсем недавно, по всей строгости закона, с оформлением ИП. По закону я теперь должна и кассу поставить? А уровень дохода тут не играет никакой роли?
А что делать с кассами, которые работают и в обычном режиме, и автономно? Как такие кассы настраивать на работу? Что при выезде как-то менять нужно настройки режима? И как вообще это делается, подскажите.
Говоря от автономности, что вы имеете в виду: что касса работает от аккумулятора, или что касса не передает данные ОФД?