54-ФЗ — основой нормативный акт, который регламентирует работу коммерческих структур с контрольно-кассовой техникой. Нарушение требований закона может привести к штрафам, приостановлению деятельности торговой точки. Чтобы избежать наказаний, в большинстве случаев достаточно научиться корректно обращаться с современной ККМ. В статье мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым аппаратом нового поколения, рассмотрим требования, предъявляемые к кассиру и фискальным документам.
Пользование кассовым аппаратом: основные моменты
Одно из основных условий пользования современным кассовым аппаратом — подключение к интернету. В различных моделях техники предусмотрены такие варианты соединения с сетью: через Wi-Fi, интернет-кабель или SIM-карту. При первом пуске пользователь выбирает нужный вариант подключения к интернету. Подробнее о том, как пользоваться кассовым аппаратом, прочитайте в инструкции или на сайтах производителей: Меркурий, Атол и других.
Если соединение некачественное (связь часто прерывается, падает скорость передачи информации), тогда возможны сбои в работе аппарата. Еще один важный фактор правильного применения техники — компетентный сотрудник, который обслуживает клиентов при помощи онлайн-кассы. Ниже мы подробно расскажем о требованиях к кассиру и навыках, которыми он должен обладать.
Требования к кассиру
Кассир — сотрудник, который ежедневно контактирует с посетителями магазина, салона красоты, кафе и других точек по реализации продукции и оказанию услуг. Основные качества, которые помогают успешно обслуживать клиентов:
- Стрессоустойчивость и сдержанность. Через кассу обычно проходит большая часть посетителей заведения. Некоторые люди агрессивно настроены и могут спровоцировать ссору с работниками или клиентами торговой точки. Задача кассира — быстро обслужить любого посетителя, при этом не нагрубив ему.
- Внимательность и ответственность. Кассир — сотрудник, который работает с деньгами. Даже при большом потоке клиентов он обязан правильно формировать фискальные документы, принимать оплату и давать сдачу покупателю. Работник должен ответственно относиться к своим обязанностям: не оставлять аппарат без присмотра, не покидать рабочее место, не предупредив об этом ответственного сотрудника.
Базовые знания, необходимые для работы с контрольно-кассовыми машинами:
- Правила эксплуатации машины, одобренные Минфином в августе 1993 года. В частности, глава IV документа.
- Порядок работы с ККТ — нормативный акт № 54-ФЗ. В частности, статьи 1.2, 4.3 и 4.7.
После подписания соглашения о материальной ответственности, трудового договора или другого документа о приеме на работу (например, приказа) кассир должен:
- посетить рабочее место, где установлен кассовый аппарат для организации правомерной торговли ИП или компании и понять, как правильно пользоваться устройством (изучить инструкцию по эксплуатации);
- поставить подпись в журнале ознакомления ответственных сотрудников, подтверждая тем самым, что знает, в каком порядке пользоваться онлайн кассовым аппаратом.
Собственник бизнеса или руководитель компании могут составить внутренний перечень правил эксплуатации торгового оборудования. Штатные работники подробно знакомятся с ним и обязуются выполнять требования.
Также обязательным условием правомерной трудовой деятельности кассира является ознакомление их под подпись с должностными обязанностями и правами (четвертый пункт Указания 3210-У от 11.03.2014).
Подготовка
Работникам, обслуживающим клиентов на ККТ с функцией онлайн-обмена сведениями с ИФНС, рекомендуется приходить на работу за 20—30 минут до открытия торговой точки. Этого времени достаточно для включения машины, проверки ее работоспособности и устранения мелких сбоев в функционировании.
Также перед началом продаж необходимо получить:
- бумагу для печати фискальных документов;
- разменные монеты и купюры;
- ключи от ящика для хранения наличных средств (если таковой имеется).
Факт получения кассиром денежных средств и сдачи их ответственному сотруднику владелец бизнеса может отразить в специальном журнале — документе, утвержденном в августе 1998 года Постановлением № 88.
Обратите внимание: согласно информации Минфина ПЗ-10/2012 коммерческие структуры не обязаны применять остальные унифицированные формы первичных документов, утвержденных в 1998 году Постановлением Госкомстата (кроме бланков учета кассовых операций).
в течение 5 минут.
Кассовые операции
В статье 4.3 законодательного акта 54-ФЗ прописано, что чеки пробиваются на ККМ в течение 24-часовой рабочей смены.
Чтобы начать смену, необходимо сформировать отчет о ее открытии. Документ автоматически передается оператору фискальных данных.
Отчет о закрытии смены может формироваться как в день ее открытия, так и на следующий день. Главное, чтобы документ был создан пользователем в течение суток после начала работы на ККМ. Если смена длится дольше 24 часов, тогда ФН перестает формировать фискальный признак на чеке. В этом случае продажи выполняются незаконно.
Вместе с отчетом о закрытии смены создается документ с информацией о состоянии счетчиков машины. В нем содержатся сведения о:
- количестве операций прихода, расхода, возврата и суммах по каждой из них;
- суммах, внесенных в кассу наличными или по безналу;
- состоянии обмена данными с оператором.
В момент реализации и оплаты продукции сотрудник магазина создает чек. Для этого он:
- вносит в устройство сведения о товаре, услуге (вручную или при помощи сканера);
- озвучивает итоговую сумму покупки;
- принимает от посетителя деньги или пластиковую карту;
- называет сумму сдачи и выдает ее клиенту (при оплате наличными);
- печатает на ленте чек и передает его покупателю.
По желанию клиент сообщает сотруднику, обслуживающему его на ККМ, свой номер телефона или e-mail. На эти реквизиты продавец отправляет электронный аналог чека.
При необходимости на кассовом аппарате, согласно инструкции пользования, ответственное лицо формирует следующие фискальные документы:
- бланк коррекции — при выявлении ранее допущенных ошибок, осуществлении продаж без обмена информацией с оператором или при других самостоятельно выявленных нарушениях законодательства;
- бланк возврата — при возврате покупателю ранее оплаченных сумм (на чеке проставляется признак «Возврат прихода»).
Если посетитель сделал авансовый платеж, тогда кассир обязан сформировать и выдать чек с признаком «Аванс». При последующем внесении в кассу всей суммы покупки сотрудник пробивает на машине чек с реквизитом «Полная оплата».
Подробно о работе с конкретными моделями торгового оборудования ознакомьтесь в прилагаемой к ним инструкции или на ресурсах компаний-производителей.
Документы
Предприятия, которые уплачивают в бюджет ЕНВД или ЕСХН, работают на общей или упрощенной системах, обязаны документально оформлять движение денежных средств по кассе.
Основные формы утверждены Госкомстатом (Постановление 88). К ним относятся расходные и приходные ордера (РКО и ПКО), кассовая книга. Бланки заполняются по итогам смены из кассового отчета о ее закрытии. Обычно для каждого способа оплаты покупок заполняют отдельный ПКО. На суммы возврата средств клиенту оформляют РКО. Сведения об операциях записывают в книгу учета.
Еще одна наша статья: Советы, которые помогут купить кассовый аппарат
Совмещение нескольких систем налогообложения
Некоторые субъекты хозяйствования применяют одновременно несколько налоговых режимов. В этом случае государство разрешает формировать фискальные документы на одной кассе, но при соблюдении следующих условий:
- при первом запуске владелец внес в ККТ сведения обо всех применяемых системах налогообложения (далее СНО) — подробнее о том, как в этом случае пользоваться кассовым аппаратом, прописано в инструкции к применяемой модели;
- при реализации продукции или услуг пользователь формирует отдельные чеки по каждому налоговому режиму.
Также субъект хозяйствования, совмещающий две и более СНО, обязан вести по каждому режиму свой учет.
Как пользоваться кассовым аппаратом при возникновении проблем: инструкция
При работе с устройствами нового образца могут возникнуть непредвиденные проблемы. Рекомендации по устранению мелких неисправностей и поведению пользователя при форс-мажорных обстоятельствах:
- Отсутствует интернет-соединение: можете продолжить продажи, но не забудьте после устранения неполадок со связью передать неотправленные ОФД чеки. Если обмен информацией с оператором не возобновить в течение 30 дней, тогда ФН выйдет из строя.
- Оборвалась или замялась бумага: прекратите работу на устройстве и заправьте новую ленту для печати. Активируйте оборудование согласно руководству (большинство моделей самостоятельно возобновляют печать). Чтобы проверить, поступили ли сведения об операции в товароучетную программу и оператору ФД, распечатайте Х-отчет и сверьте данные с бухгалтерией, просмотрите количество отложенных чеков.
- Прекратили подачу электричества: приостановите деятельность торговой точки. Продажи без применения ККМ запрещены. Также в законодательстве указано, что бумажный чек передается посетителю в течение 5 минут после оплаты покупки. При отсутствии электроэнергии это требование невозможно выполнить (исключение — применение моделей с резервными источниками питания). Еще один вариант решения проблемы — ведение продаж без ККМ с последующим составлением чека коррекции на общую стоимость реализованной продукции. К документу необходимо приложить письменные объяснения сотрудника, подтверждение об отключении света от обслуживающей компании. Однако такие действия не всегда спасают от штрафов ИФНС.
Также устройство может внезапно блокироваться, если вышел из строя ФН или его память заполнена, или на оборудовании неверно указана дата и текущее время. Эти проблемы можно решить самостоятельно: замените накопитель (машину перерегистрируйте в ФНС), исправьте дату и время.
Кассовый аппарат для ИП: как пользоваться
При пользовании онлайн кассовым аппаратом для мелких, средних и крупных предпринимателей предусмотрены некоторые скидки. Так, согласно 54-ФЗ, бизнесмены вправе не указывать в чеках название и количество реализуемой продукции или услуги. Данная привилегия сохраняется за предпринимателями до февраля 2021 года. В некоторых моделях для этого предусмотрена функция продажи по свободной цене.
ИП освобождены от ведения книги приходных и расходных ордеров и установления лимита денег в кассе (для предприятий лимит обязателен).
Набираем новый штаб сотрудников-кассиров в связи с открытием нового магазина. Многие раньше не общались с ККТ от слова совсем. Есть ли какие-то мастер-классы от производителей касс, к примеру? Или просто выставки, где показывают как обращаться с ККТ? Или навыки можно набить только с помощью курсов на заказ для всех сотрудников? Где можно узнать эту информацию?
Подробнее об обучении персонала работе на ККТ — тут. Курсы предполагают и теорию, и практику работы, включая типичные ошибки кассира и устранение неполадок при эксплуатации ККТ.
А если в обычном магазине (продуктовом, к примеру) попросить выслать мне копию чека на электронный адрес, кассир по закону обязан это сделать?
Если вы сообщили кассиру о желании получить электронный чек до того, как расчет был произведен, то вам не вправе отказать в соответствии с п.2 ст.1.2 54-ФЗ.
Какие еще решения я могу подстроить под курьера кроме мобильной кассы?
Сергей, согласно п.1 ст.4.3 54-ФЗ, ККТ применяется непосредственно в момент взаиморасчетов и именно в месте их осуществления, кроме того деньги передаются именно тому лицу, которое взаимодействует с клиентом и оформляет покупку. Таким образом, при доставке курьер обязан выдать чек.
Но есть момент — по состоянию на 03.06.2019 переданы на подписание Президенту поправки №682709-7, который предусматривает, что ИП, торгующие с привлечением курьеров, могут не печатать бумажного варианта чека, а обеспечить возможность его получения путем демонстрацию QR-кода.