Чтобы принимать эффективные управленческие решения, предпринимателям недостаточно большого опыта и профессионального чутья. Цена ошибки может быть слишком высока. Ведение бизнеса без управленческого учета — это как блуждание в лесу с закрытыми глазами. Вы наугад выбираете поставщиков, планируете расходы «на глаз», не контролируете оплату от клиентов. А когда появляется кассовый разрыв, уже ничего не можете с этим сделать.
С правильно настроенным управленческим учетом этих проблем можно избежать. Вы всегда будете знать, как развивается ваш бизнес и что нужно сделать, чтобы получить больше прибыли. В статье расскажем, как внедрить автоматизацию управленческого учета за 3 дня и повысить рентабельность продаж.
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Что такое управленческий учет простыми словами
Управленческий учет (УУ) — это отчеты о работе компании, которые дают ответы на вопросы:
- куда были потрачены деньги;
- что сделать, чтобы заработать больше;
- какие цены ставить на товар, чтобы получить максимальную прибыль и не потерять покупателей;
- какую скидку можно сделать клиенту;
- сколько товаров должно быть на складе, чтобы не возникло избытка или дефицита;
- какие источники рекламы приносят больше всего выручки;
- кому мы должны, кто должен нам, и как избежать просрочек;
- есть ли смысл открывать новое направление, вводить новые товары в ассортимент и т. д.;
- сколько денег можно вывести со счета.
Основное отличие бухгалтерского и управленческого учета заключается в том, что второй никак не регламентирован. Его ведут в интересах собственников и руководителей, а не для госорганов. Правила и объем УУ определяет сам бизнес.
Хотите организовать управленческий учет, но не знаете, с чего начать? Тогда оставьте заявку на сайте или позвоните по номеру 8 (800) 500-25-91. Мы проанализируем бизнес-процессы в вашей компании, выявим основные проблемы и поможем решить их с помощью автоматизации учета в срок от 3 дней!
Цель и задачи управленческого учета
Основная цель — помочь управленцу оценить прошлые результаты и принять на их основании правильное решение. Благодаря управленческому учету вы можете оценить рентабельность бизнеса (сколько чистой прибыли приходится на каждый рубль выручки).
Задачи зависят от конкретной компании: ее масштабов, сферы деятельности и т. д. Предприниматели на упрощенной системе налогообложения, владеющие небольшими магазинами или производством, обычно ведут только базовый учет. Он отражает основные хозяйственные операции:
Базовый управленческий учет
Базовый управленческий учет — это фундамент, который нужен любому предприятию. Он помогает решать текущие задачи: анализировать продажи, распределять затраты, планировать закупки с учетом запасов и т. д.
Следующий уровень учета — «продвинутый». Необходимость его ведения определяется исходя из нужд конкретной компании. Что в него входит:
«Продвинутый» учет
Такой учет ведут юрлица на ОСНО, торговые и производственные предприятия со средним и крупным оборотом. Но малому бизнесу «продвинутые» отчеты тоже не повредят. Особенно если вы планируете расширяться и хотите настроить всесторонний учет, чтобы снизить финансовые риски.
На основании информации, полученной на каждом этапе, формируются аналитические отчеты. Среди них выделяют 3 главных формы — это 3 столпа управленческого учета:
Отчеты управленческого учета
Собственники бизнеса сами решают, какие отчеты им нужны. Компаниям с большим оборотом необходимо использовать все виды документов, чтобы контролировать бизнес со всех сторон.
Предпринимателям бывает достаточно одного отчета о движении денежных средств (ДДС), чтобы мониторить поступления и видеть реальный остаток денег. ДДС — это простая и понятная таблица, которая наглядно показывает:
- когда, от кого и сколько денег вы получили;
- кому, когда и сколько вы заплатили;
- остаток денег на счете на начало периода.
Пример ДДС
Отчет ДДС в связке с платежным календарем помогает предотвратить кассовый разрыв. Вы видите, сколько денег у вас осталось и через какое время они закончатся, можете вовремя предпринять нужные меры: взять кредит, договориться с поставщиком об отсрочке и т. д.
Как управленческий учет влияет на эффективность бизнеса
Ведение управленческого учета — один из способов увеличения прибыли. Он помогает решить 3 основные проблемы, с которыми может столкнуться любой бизнес. Рассмотрим это на конкретных примерах:
| Проблема | Собственник принимает решения наугад (без управленческих отчетов) | Владелец бизнеса полагается на УУ |
| Кассовые разрывы | Владелец бизнеса по ремонту квартир ведет одновременно 5 объектов. По каждому получена небольшая предоплата. Остальные деньги — по завершении проектов. Но уже сейчас нужно платить налоги и зарплату, рассчитываться с поставщиками, а денег не хватает | Ситуация с кассовым разрывом была спрогнозирована и решена благодаря ДДС и платежному календарю. ИП заранее договорился с поставщиками об отсрочке и увеличил размер предоплаты от клиентов. Подробнее о предотвращении кассовых разрывов мы рассказали в статье «Как не угодить в финансовую яму» |
| «Проеденные» авансы | На счет поступил аванс от клиента. Предприниматель решает закупить новое оборудование. При приемке покупатель отказался от товара и требует деньги обратно, а возвращать уже нечего | Владелец бизнеса опирается не только на движения по счету, но и на операции «по отгрузке» (на основании актов и накладных) — это уже реальные деньги, которыми можно пользоваться |
| «Замороженные» деньги | Сделки закрыты, но прибыли не видно. Она «спряталась» в дебиторской задолженности и неликвидных запасах, которые занимают место на складе и требуют расходов на хранение | Управленческий учет помогает поддерживать оптимальный уровень запасов на складе (без затоваривания), учитывая спрос и текущие остатки. А также контролировать расчеты с клиентами, не допуская роста «дебиторки» |
Как автоматизация учета увеличивает рентабельность продаж
УУ можно вести вручную, например, с помощью Excel или Google-таблиц. Некоторым предпринимателям этого хватает.
Пример 1. Владелец производственно-торговой компании с годовым оборотом в 10 млн руб. работает только по полной предоплате и не копит долги перед поставщиками. Объем маржинальной прибыли его устраивает, расширять бизнес он не планирует. Для ведения УУ хватает двух Excel-таблиц.
Допустим, собственник все же решает расширяться. Наращивает объемы выпуска, находит новых поставщиков. Учет становится сложнее, и электронной таблицы уже недостаточно. Много времени уходит на ввод данных и создание отчетов. А ошибки в таблицах приводят к миллионным расходам.
Пример 2. Прибыль компании — 25 % от выручки. Неправильное планирование закупок приводит к потере 3 % прибыли. При выручке в 10 млн руб. эта ошибка будет стоить 75 000 руб., а при доходе в 100 млн владелец бизнеса теряет уже 750 000 руб.
В 1С и других учетных программах управленческая аналитика формируется автоматически, а значит, риск ошибок минимален. В отчетах — всегда актуальная и точная информация. Она помогает найти реальные способы увеличения рентабельности продаж — уменьшить расходы без сокращения выручки, например:
- найти поставщика с более выгодными условиями;
- отказаться от неэффективной рекламы;
- увеличить долю продаваемых товаров, распродать неликвид по акции и т. д.
В какой программе вести управленческий учет, вы выбираете сами. Мы рекомендуем обратить внимание на продукты 1С, и ниже подробнее расскажем, как с их помощью автоматизировать УУ и повысить эффективность бизнеса.
Программы 1С для управленческого учета товаров и продаж в магазине
В число самых популярных продуктов 1С для внедрения управленческого учета в торговле входят:
- «1С:Управление нашей фирмой» («1С:УНФ»);
- «1С:Управление торговлей» («1С:УТ)»;
- «1С:Комплексная автоматизация» («1С:КА»).
В каждой из этих программ есть все необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования.
«1С:Управление нашей фирмой»
«1С:УНФ» идеально подходит для ведения управленческого учета в небольших магазинах или мелком производстве. Программа не перегружена лишними функциями и отличается простым интерфейсом. По части УУ в ней доступен:
- учет доходов и расходов;
- формирование бюджета;
- планирование затрат с помощью платежного календаря;
- оценка финансового состояния.
Управленческая аналитика в «1С:УНФ» показывает доходы и расходы, маржу, динамику заказов и спроса. Помогает анализировать складские остатки и вовремя пополнять запасы.
На странице «Монитор руководителя» можно быстро узнать остаток денег на счетах, получить информацию по «дебиторке» и собственным долгам, посмотреть рейтинг лучших товаров и др.
Монитор руководителя
«1С:Управление торговлей»
Эта товароучетная система подходит и для магазина розничной торговли, и для оптовой компании. В ней доступны те же функции УУ, что и в «1С:УНФ», но предлагается более мощный блок для управления финансами.
«1С:УТ» показывает все внутренние перемещения денег с указанием суммы, валюты и платежного документа, источника и получателя средств. Бюджет удобно контролировать с помощью ежемесячных отчетов, где отображаются все возвраты, затраты и поступления.
Отчет ДДС в «1С:УТ»
Есть один минус: в «1С:УТ» нельзя рассчитывать зарплату и вести учет основных средств. А если вам нужны и эти функции, тогда предлагаем остановить выбор на следующей программе.
«1С:Комплексная автоматизация»
Эта система охватывает все важные процессы на предприятиях малого и среднего бизнеса: бухгалтерский и налоговый учет, управление закупками, запасами и складом, контроль продаж и др. «1С:КА» помогает планировать и вырабатывать оптимальные решения в области финансов. В платежном календаре автоматически прогнозируются кассовые разрывы. Если они есть, программа перепланирует выплаты или условия продаж товаров, привлечения кредитов и т. д.
«Монитор целевых показателей» — это специальный инструмент, который помогает управленцам быстро выявлять проблемные участки, контролировать выполнение целей и принимать грамотные решения по ключевым бизнес-процессам.
Монитор целевых показателей
Функции кассовых программ для управленческого учета в магазине розничной торговли
Управленческий учет нужен даже небольшим розничным точкам. Но если покупка 1С пока не вписывается в бюджет, автоматизировать учет можно с помощью программы для кассы. Например, терминалы Эвотор поставляются с фирменным ПО, в котором реализованы базовые управленческие отчеты:
- по остаткам;
- движению товаров;
- закупкам;
- продажам и другие.
Управленческие отчеты в Эвотор
Если вам недостаточно типовых отчетов кассового программного обеспечения, можно установить специальное приложение Эвотор — «Управляющий магазином». Этот сервис помогает эффективно распределять денежные средства. Он анализирует продажи, находит товары, которые пользуются большой популярностью у покупателей, выявляет невостребованные продукты.
Если вы тоже хотите автоматизировать управленческий учет, но не знаете, какое решение выбрать, позвоните нам по номеру 8 (800) 500-25-91. Мы проанализируем бизнес-процессы в вашем магазине, подберем необходимое оборудование и ПО, подключим и настроим его за 3 дня. Переходите на страницу услуги, чтобы ознакомиться с кейсами и получить бесплатный чек-лист по автоматизации от нашего эксперта!
здравствуйте а в управлении нашей фирмой есть управленческий баланс и ддс?
Здравствуйте! В «1С:УНФ» есть отчет о движении денег (ДДС). Также в программе есть возможность получить управленческий баланс.
Можно ли в магазине в место 1С УТ использовать 1С Розницу? В ней ведь тоже есть управленческие отчеты.
Здравствуйте! В «1С:Рознице» есть возможность вести управленческий учет — отчет руководителя.