В 2021 году юридические лица не должны хранить на кассе сумму денежных средств, превышающую установленный лимит. Вся наличность, скопившаяся за смену сверх нормативного остатка, подлежит сдаче в банк на расчетный счет компании. Накопление юридическим лицом денег в кассе сверх «максимума» допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, социальных пособий и т. д. Индивидуальные предприниматели, субъекты малого бизнеса могут не устанавливать лимит наличных. В статье рассмотрим лимиты кассы на 2021 год: основные моменты, на которые нужно обратить внимание при осуществлении деятельности с наличностью.
Лимит остатка кассы на 2021 год: кто должен соблюдать
ЦБ РФ в Указании от 11 марта 2014 № 3210-У (далее — Указание) определяет требования для юридических лиц, которые работают с банкнотами и монетой Банка России на территории страны, а также устанавливает упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и субъектов малого бизнеса. Указание не действует в отношении деятельности ЦБ РФ и кредитных организаций.
Юридические лица должны хранить в месте проведения кассовых операций сумму наличности, не превышающую лимит, установленный распорядительным документом организации. То есть нормативный остаток определяет руководитель компании с помощью формулы, предлагаемой Центробанком (об этом поговорим позже). В расчет принимают характер деятельности юрлица и объемы поступлений или выдачи наличности. Хранить больше утвержденного максимума разрешается в день выплаты:
- заработной платы;
- пенсий;
- стипендий;
- социальных пособий.
Также можно оставлять наличность сверх нормы в праздничные или выходные дни, когда торговые операции проводились, а банк не работал. Применение ККТ не освобождает юридических лиц от необходимости заполнения документов унифицированной формы, а именно:
- ПКО ф. КО-1 (приходного кассового ордера) — составляется на каждое поступление;
- РКО ф. КО-2 (расходного кассового ордера) — применяется при выдаче наличности под отчет;
- кассовой книги (ф. КО-4) — учитываются деньги, поступающие в кассу и выдаваемые из нее (составляется на основе приходных и расходных ордеров, в конце рабочего дня выводится остаток);
- книги учета (ф. КО-5) — регистрируются операции по передаче наличных между старшим и младшими кассирами в течение рабочего дня (записи вносят в момент выдачи средств);
- расчетно-платежных ведомостей (ф. Т-49 и Т-53) — фиксируется выдача наличных для выплат заработной платы, стипендий и т. д.
Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения расчетов на основании фискальных данных. Заполняются и подписываются бухгалтером, кассиром или другим уполномоченным лицом (согласно распорядительному документу организации).
Нужно ли устанавливать лимит кассы малым предприятиям
Согласно Указанию, субъекты малого предпринимательства и ИП могут не устанавливать лимиты наличности в кассе. При этом ст. 4 ФЗ от 24.07.2007 № 209-ФЗ, утверждает определенные требования для таких предприятий. По численности сотрудников:
- до 100 человек (для малого бизнеса);
- до 15 рабочих (для микропредприятий);
- от 101 до 250 человек (для среднего бизнеса).
ИП и малые предприятия не обязаны вести кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Устанавливать лимит кассы им не обязательно, но предусмотрены ограничения по наличным расчетам с другими хозяйствующими субъектами. В рамках одного договора сумма не может превышать 100 тыс. рублей. Лимит выдачи наличных из кассы физическому лицу законодательно не установлен.
Кроме отмены лимита кассы, для малых предприятий предоставлены преференции в части распоряжения наличными. Так, руководитель компании не может свободно пользоваться деньгами на расчетном счете, даже если он — учредитель ЮЛ в единственном лице.
Индивидуальным предпринимателям предоставлено право снимать средства с расчетного счета или брать их из сейфа в любое время без указания целей расходования. Если оформляется РКО, можно написать основание: «На собственные нужды» или «Выдача доходов от предпринимательской деятельности». По сумме ограничений не существует, единственное условие — отсутствие задолженности по налогам и страховым взносам.
Как часто компания должна пересчитывать лимит кассы на 2021 год
Срок, в течение которого действует утвержденный лимит кассы, не регламентирован документами Банка России. Нормативный остаток может быть установлен на определенный период, продолжительность которого определяется руководителем организации, или бессрочно. Пересмотр установленного лимита допустим в любое время, исходя из текущих потребностей.
Занижение или завышение предельной суммы, которая может храниться у юридического лица, одинаково плохо. В первом случае придется чаще обращаться в финансово-кредитную организацию для перевода средств на расчетный счет. Это повлечет дополнительные расходы на комиссию банку.
Завышение может привести к штрафным санкциям со стороны налоговых органов. При проведении проверки инспекторы делают собственный расчет предельного значения, после чего проверяют его соблюдение за последние 2 месяца. Неверно рассчитанный лимит приравняют к отсутствию ограничения, а руководителя организации привлекут к административной ответственности. Юридическое лицо не обязано согласовывать предельно возможный остаток наличности на кассе с обслуживающим банком, налоговыми органами и другими внешними контролирующими и надзорными структурами.
Каким образом устанавливается лимит кассы
Лимит на кассе утверждается руководителем организации. Для этого издается соответствующий приказ или локальный нормативный акт. Документ создается в произвольной форме, но должен содержать обязательную информацию:
- дату введения ограничения в действие;
- размер лимитированной суммы;
- перечень лиц, ответственных за соблюдение кассовой дисциплины;
- экономическое обоснование (расчет).
ИП и представители малого бизнеса могут не утверждать распорядительный документ, содержащий данные об установленном лимите наличности на кассе.
Расчет лимита кассы на 2021 год
ЦБ РФ «заставляет» юридических лиц устанавливать лимит на кассе, чтобы ограничить им оборот наличности. В первую очередь это обусловлено желанием правительства искоренить теневую экономику. Кроме того, деньги на расчетном счете «работают», а не лежат «мертвым грузом».
Бизнесмены также получают пользу от введения ограничений, особенно в вопросах безопасности. Хранение средств в банке позволяет существенно снизить финансовые риски, связанные с хищениями, мошенничеством или возникновением чрезвычайных ситуаций.
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе на 2021 г. производится по такой же формуле, как и в предыдущие годы. Она представлена в Приложении к Указанию.
Как рассчитать лимит остатка кассы по формуле Центробанка
Вычислять лимит кассы на 2021 год нужно с помощью формул, установленных ЦБ РФ. Их две. Первая предусматривает расчет с учетом объема полученных денег за проданные товары, услуги или выполненную работу:
L = V/P × Nc, где:
L — лимит остатка наличности (в рублях);
V — объем поступлений денежных средств за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период (в рублях);
P — расчетный период (определяется юридическим лицом), за который учитывается объем поступлений наличности (при его определении можно включать временной интервал пиковых объемов доходов), составляет не более 92 рабочих дней организации;
Nc — период между днями сдачи наличных в банк (не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, где отсутствует банк, — 14).
Пример: при сдаче денег в банк один раз в три дня Nc равен 3. При определении показателя могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности юрлица (сезонность работы, режим рабочего времени).
Второй вариант предполагает учет выданных наличных средств:
L = R/P × Nn, где:
L — лимит остатка наличных (в рублях);
R — объем выданных денег (за исключением сумм наличных, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и т. д.) за расчетный период (в рублях);
P — расчетный период, за который учитывается объем выданных денег (в рабочих днях) — при его определении могут учитываться временные интервалы пиковых объемов выплат, но не более 92 рабочих дней;
Nn — период между днями получения наличных в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и т. д.), в рабочих днях; не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, где отсутствует банк, — 14.
Вновь созданные организации могут применять эти формулы исходя из прогнозируемых данных. При получении фактических сведений предел можно пересчитать.
Ответственность за превышение лимита кассы на 2021 год
Раньше контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций возлагался на финансово-кредитные организации. Сейчас полномочия переданы ФНС. При проверке налоговые инспекторы всегда обращают внимание на ведение кассовой дисциплины, в том числе на исполнение требований по хранению денежных средств.
Если остаток не лимитирован (отсутствует приказ), то налоговый орган может посчитать его неустановленным. Это значит, что в компании на конец дня не должно оставаться никакой наличности. Если операции с ней осуществляются, но в сейфе на конец дня денег нет, отсутствующий приказ не считается нарушением.
Ответственность за превышение лимита кассы в 2021 году предусмотрена ст. 15.1 КоАП РФ. При выявлении нарушений бизнесмену выносят постановление о привлечении к административной ответственности. Размер штрафа для должностных лиц составляет от 4 до 5 тыс. рублей, для организации — 40–50 тыс. рублей.
