Прослеживаемость товаров в 2026 году: что это такое и для чего нужна

С 8 июля 2021 года действует система прослеживаемости товаров, ввозимых на территорию России из-за рубежа. Государство контролирует путь иностранной продукции от импортера до покупателя, чтобы исключить вероятность ввоза и продажи контрафакта.

В статье расскажем, что такое прослеживаемость товаров, как она работает и на какие виды продукции распространяются законодательные нормы.

Прослеживаемость товаров: что это за система

Прослеживаемость товаров — это контроль движения определенной импортной продукции. Отслеживается ее ввоз, перемещение между собственниками, продажа конечному потребителю или экспорт за пределы РФ.

Оператор Национальной системы прослеживаемости товаров (НСПТ) — ФНС России. Участники оборота — импортеры, оптовики, представители розницы, то есть все, кто работает с подконтрольной продукцией.

Важно не путать прослеживаемость с системой маркировки «Честный ЗНАК». Главное отличие: при прослеживаемости контроль идет по документам (регистрационный номер присваивается партии товара), а при маркировке на каждую единицу товара наносят физический код Data Matrix. Операторы тоже разные: за прослеживаемость отвечает ФНС, за маркировку — ЦРПТ.

Установим 1С:Управление нашей фирмой 8

• Выгодно — стоимость от 7 000 руб.
• Четкий кадровый учет и управление торговыми процессами
• Соблюдение требования 54-ФЗ, ЕГАИС и Маркировки

Автоматизируем все бизнес-процессы вашей компании!

Подробнее Заказать звонок

Какие товары подлежат прослеживаемости

Перечень товаров, подпадающих под систему прослеживаемости, утвержден Постановлением Правительства РФ № 1110. Список может меняться, поэтому важно сверяться с актуальными кодами ТН ВЭД ЕАЭС. Основные категории продукции — в таблице.

Важные уточнения:

• Ноутбуки, моноблоки и планшеты (код 8471) не подлежат прослеживаемости — под контроль попадают только отдельные мониторы.
• Холодильное оборудование, произведенное в Беларуси, исключено из системы с 6 марта 2023 года.
• Не прослеживаются комплектующие и запчасти для перечисленных товаров (например, код 8450 90 000 0 для стиральных машин и др.).
• Прослеживаемость не распространяется на товары, произведенные в России, переданные физлицам для личных нужд.

На сайте ФНС вы можете узнать, подлежит ли товар прослеживанию. Как это сделать — рассказали в статье «Сервис прослеживаемости товаров на сайте ФНС».

Как работает система прослеживаемости товаров и для чего она нужна

Система прослеживаемости создана, чтобы государство могло отследить путь импортного товара от границы до прилавка или конечного потребителя. Главная цель — борьба с контрафактом и «серым» импортом. В отличие от маркировки «Честный ЗНАК», здесь не наносят физические метки на товар: контроль идет по документам с помощью уникального номера партии — регистрационного номера партии товара (РНПТ).

Как получить РНПТ

Порядок зависит от того, откуда ввезен товар:

1. Из стран ЕАЭС (Казахстан, Беларусь, Армения, Киргизия) — импортер в течение 5 рабочих дней с даты принятия товара к учету отправляет в ФНС уведомление о ввозе. Налоговая присваивает РНПТ и сообщает его отправителю.
2. Из других государств — номер формируется автоматически на основе грузовой таможенной декларации (ГТД). РНПТ состоит из четырех частей: код таможенного органа / дата ГТД / номер ГТД / порядковый номер товара в декларации. Сообщать в налоговую дополнительно ничего не нужно — данные поступают от ФНС и Федеральной таможенной службы.

Если в одной ГТД указано несколько товаров, РНПТ присваивается каждому из них.

Где и как отражать РНПТ

Регистрационный номер нужно указывать во всех документах, сопровождающих оборот прослеживаемых товаров:

• в счетах-фактурах и УПД;
• в декларации по НДС (для плательщиков налога);
• в отчете об операциях с прослеживаемыми товарами (форма КНД 1169010 для тех, кто не платит НДС).

С 2026 года действуют новые обязательные реквизиты: в графе 14 счета-фактуры и УПД теперь указывается стоимость товара в рублях и копейках. Также по-прежнему нужно проставлять единицу измерения (по ОКЕИ) и количество.

Отчетность и ЭДО

Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами сдается в ФНС ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Отчитываться нужно только за те периоды, в которых были какие-либо действия с товаром (покупка, продажа, списание, передача в работу, утилизация). Если партия просто лежит на складе или используется внутри компании (например, мониторы установили на рабочие места), отдельный отчет не требуется.

Все документы с РНПТ (счета-фактуры, УПД, уведомления) передаются контрагентам и в налоговую исключительно через операторов ЭДО. Бумажные документы допускаются только при продаже физическим лицам или самозанятым.

Требования к оформлению счетов-фактур для прослеживаемых товаров

При обороте прослеживаемых товаров к оформлению счетов-фактур предъявляются особые требования. Рассмотрим актуальные правила с учетом последних изменений.

Какие реквизиты обязательно указывать

В счете-фактуре (или УПД) на прослеживаемые товары должны быть отражены:

• регистрационный номер партии товара (РНПТ);
• количество прослеживаемого товара;
• единица измерения товара (по ОКЕИ);
• стоимость товара без НДС (графа 14).

Важное уточнение по графе 14: стоимость товара указывается только в целых рублях, без копеек. Это требование закреплено в Правилах заполнения счетов-фактур (Постановление Правительства РФ № 1137) и подтверждено разъяснениями ФНС.

Эти сведения нужно указывать не только при продаже, но и при передаче прослеживаемого товара в составе выполненных работ или в комплекте с другими изделиями .

Если товар не подлежит прослеживаемости, графы 12–14 в счете-фактуре не заполняются и могут отсутствовать. В документе может быть или 11 граф (если прослеживаемых товаров нет), или 14 граф .

Электронный документооборот

Участники оборота прослеживаемых товаров обязаны обмениваться электронными счетами-фактурами через операторов ЭДО (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Исключения действуют только для трех случаев:

• продажа физическим лицам и самозанятым;
• перемещение товаров с территории России в страны ЕАЭС;
• реэкспорт прослеживаемых товаров .

Что еще важно знать

Ошибки в заполнении реквизитов прослеживаемости (например, неточности в графе 14) не являются основанием для отказа в вычете НДС, если они не мешают идентифицировать продавца, покупателя, товар и сумму налога . Однако систематические ошибки могут привлечь внимание налоговых органов при проверках.

Как подготовиться к работе с товарами, подлежащими прослеживанию

Для начала нужно подключиться к ЭДО и настроить товароучетную систему. Можно использовать такие конфигурации: «1С:Бухгалтерия», «1С:УНФ», «1С:Розница», «1С:Управление торговлей».

1С:Управление торговлей 8

10 000 ₽

Купить

1С:Розница 8

4 900 ₽

Купить

В разделе «Внешняя торговля» нужно активировать опции «Приобретение и реализация импортных товаров» и «Приобретение и реализация прослеживаемых товаров».

Раздел «Внешняя торговля» в 1С

В карточке соответствующей продукции — указать, что это прослеживаемый товар. Как это сделать:

1. В разделе «Справочники» открыть подраздел «Номенклатура».
2. Перейти в карточку товара, подлежащего прослеживаемости, и в поле «Маркировка и контроль» выбрать «Прослеживаемый товар».
   

   Номенклатура

3. В блоке «Импортный товар» указать страну происхождения продукции, а в строке «Классификация» — ее ТН ВЭД ЕАЭС.
   

   Страна

4. Нажать кнопку «Записать и закрыть».

Если вы не можете определиться с конфигурацией программы 1С, обращайтесь к нам. Подберем оптимальный вариант товароучетной системы для вашего бизнеса. Поможем настроить программное обеспечение для работы с прослеживаемыми товарами.

Новое в прослеживаемости товаров в 2026 году

2026 год принес важные изменения в систему прослеживаемости. Собрали главное, что нужно знать участникам оборота.

1. Штрафы: проект до сих пор не принят

С 1 января 2026 года планировалось ввести административную ответственность за нарушения правил работы с прослеживаемыми товарами.

На момент публикации (март 2026 года) этот законопроект не принят. Штрафы официально не действуют. Однако бизнесу стоит следить за новостями — ответственность может быть введена в ближайшее время.

2. Новые формы отчетов: утверждены, но еще не действуют

В 2024 году ФНС утвердила обновленные формы документов (Приказ от 11.07.2024 № ЕД-7-15/551):

• уведомление о перемещении (КНД 1184054);
• уведомление о ввозе (КНД 1169008);
• уведомление об остатках (КНД 1169011);
• отчет об операциях (КНД 1169010).

Однако эти формы еще не вступили в силу, так как приказ не прошел регистрацию в Минюсте. Поэтому пока продолжают действовать прежние формы.

3. Перспектива: постоянный механизм в ЕАЭС

Ожидается, что с 1 сентября 2026 года механизм прослеживаемости товаров в Евразийском экономическом союзе перейдет на постоянную основу. Это создает предпосылки для возможного расширения перечня товаров в будущем.

Ответы на популярные вопросы

Что делать при возврате прослеживаемого товара от физического лица?

Продавец выставляет корректировочный счет-фактуру или УПД с тем же РНПТ. Товар снова ставится на учет, возврат отражается в отчете за квартал как обычная операция.

Нужно ли отчитываться, если товар списан или утилизирован?

Да, списание и утилизация — это действия с товаром, их необходимо отразить в отчете об операциях за тот квартал, когда они произошли.

Как исправить ошибку в РНПТ в уже выставленном счете-фактуре?

Выставить корректировочный счет-фактуру с правильным номером. Если ошибка обнаружена до проверки налоговой, можно подать уточненный отчет и избежать штрафа.