С принятием поправок в 54-ФЗ регистрировать контрольно-кассовую технику (ККТ, ККМ), в том числе фискальные регистраторы (ФР) стало гораздо сложнее. В статье мы подробно расскажем, как выбрать оператора фискальных данных (ОФД), зачем нужна электронная подпись (ЭП), как зарегистрировать онлайн-кассу.
Заключение договора с ОФД перед регистрацией фискального регистратора в налоговой
Для работы в личном кабинете на сайте ОФД и удаленной постановки кассы на учет в налоговой понадобится электронная подпись (ЭП). Она представляет собой информацию, сохраненную, как правило, на USB-носитель и защищенную криптографически. Позволяет дистанционно идентифицировать лицо, имеет юридическую силу аналогичную подписи «от руки».
Для ее получения нужно:
- Обратиться в выбранный аккредитованный Минкомсвязи центр, подать документы: паспорт, СНИЛС, ИНН, регистрационный номер записи о регистрации в качестве ИП или ООО, учредительные документы.
- Дождаться, пока сотрудник проверит, запишет ключ подписи на носитель, сделает криптозащиту.
ЭП значительно упрощает ведение бизнеса, не нужно тратить время на посещение ФНС при регистрации ККТ, перерегистрации и снятии с учета. Эту процедуру, как и многие другие (подача налоговой декларации, подпись банковских платежей, отправка отчета в ПФР), можно осуществить дистанционно.
Заключение договора с ОФД
ОФД выбираете самостоятельно из списка организаций, имеющих разрешение на обработку данных, размещенном на сайте ФНС.
Как выбрать оператора?
Если выбирать по стоимости оказания услуг, то она почти одинакова. Обратите внимание на другой критерий. В ходе работы кассы могут возникнуть проблемы. Например, сбой в передаче чеков, не можете зайти в личный кабинет и прочее. Здесь важна скорость реакции сотрудников и решения проблемы. Разошлите письма на e-mail нескольких операторов и проверьте скорость ответа на ваше обращение.
Чаще всего услуги оплачиваются сразу на год. Если бизнес связан с сезонной торговлей, оказанием услуг, договор с оператором на год не нужен. Некоторые предлагают тарифы, позволяющие приобрести услугу на квартал, месяц и даже день.
Что делать после выбора?
Позвонить по телефону горячей линии, узнать подробности предоставления услуг. Если они устраивают, заключить договор. Это можно сделать на сайте оператора.
Для начала зарегистрируйтесь в личном кабинете:
- Укажите ФИО налогоплательщика, ИНН, номер мобильного телефона, адрес электронной почты.
- Проверьте почту — на нее придет письмо с данными для входа в личный кабинет.
- Для входа в ЛК введите логин и пароль, указанные в письме.
- Введите свои данные в открывшейся форме заключения договора (номер стационарного и мобильного телефонов, электронную почту). Формы на сайтах некоторых операторов заполняются автоматически после введения ИНН — сведения берутся из ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
- Примите условия соглашения, согласие на обработку данных, подтвердите правильность реквизитов (проставьте галочки).
- Нажмите «Подписать электронной подписью».
- Оплатите счет, который придет на адрес электронной почты.
Договор подписан, на нем указан номер и дата заключения. После этого можно ставить фискальный регистратор на налоговый учет.
Регистрация фискального регистратора в налоговой
Для начала определитесь с регистрирующим органом, куда вы направите документы.
Территориально он должен находиться в районе, где зарегистрирована компания или предприниматель. Оформите заявление в личном кабинете на сайте ФН, для этого выберите раздел «Зарегистрировать ККТ». Заявление состоит из титульного листа и трех разделов.
В первом выберите модель онлайн-кассы и накопителя, укажите их заводские номера (они есть в техпаспортах устройств).
Второй раздел предназначен для указания сведений об адресе места установки оборудования, сфере деятельности предприятия. После заполнения всех полей распечатайте заявление либо отправьте электронный вариант, загрузив сканы необходимых документов.
После проверки документов, если отсутствуют причины для отказа, владельцу кассы выдается регистрационная карточка. Это происходит в течение 10 календарных дней. В персональном кабинете можно проследить статус обработки документов. Проверьте, присвоен ли регистрационный номер (РН) напротив наименования онлайн-кассы.
Фискализация оборудования и проверка отправки чека по реквизитам
Фискализация — начало работы ФР и распечатка первого отчетного чека, который также отправляется в ФНС. Перед этим ККТ устанавливается и настраивается для работы.
Процесс подключения и фискализации рассмотрим на примере фискального регистратора компании «Атол» FPrint-22ПТК.
Подключение
Подключается интерфейсный кабель и кабель питания. Эта модель не имеет встроенного модуля Ethernet, поэтому используется программный. Подключается по USB-интерфейсу.
Кабель питания стандартный, при подключении обратите внимание на корректность соединения, чтобы в дальнейшем не возникло проблем с блоком питания.
Откройте отсек чековой ленты и вставьте чековую ленту. Нажмите кнопку протяжки чековой ленты на выключенной ККТ и включите питание. Раздастся звуковой сигнал.
Дождитесь второго сигнала, чтобы выбить тестовый чек со сведениями о технике.
Отпустите кнопку протяжки, распечатайте чек.
В чеке вы увидите информацию о версии прошивки модели, наличии кода защиты.
Проконтролируете качество печати.
Вам будет интересно: Регистрация онлайн-кассы: порядок, поэтапный алгоритм
Установка связи с ПК
На ПК устанавливается драйвер ККМ. Он запускается, устанавливается связь с кассой.
Для этого нужно:
- Кликнуть на кнопку «Настройка свойств».
- Выбрать «Поиск оборудования» и активные COM-порты (26 и 27).
- Нажать «Поиск».
Программа будет искать регистратор по всем доступным портам. Когда техника обнаружится (это должен быть 26 порт), нажмите на него для проверки связи. Если она прошла успешно, высветится заводской номер модели. 27 порт будет служить для связи между регистратором и ОФД.
Для проверки состояния кассы нужно выполнить следующее:
- Выбрать вкладку «Запросы».
- Кликнуть кнопку «Состояние», предварительно установив галочку «Устройство включено».
Техника должна находиться в режиме «закрытой смены». Проверяется актуальность даты и времени. При необходимости параметры настраиваются во вкладке «Сервис».
Настройка техники и формирование отчетного чека
Для настройки параметров ККМ нужно выполнить следующие действия:
- Нажать на кнопку «Настройка свойств».
- Выбрать «Параметры оборудования».
- Кликнуть вкладку «ОФД».
- Указать адрес сервера выбранного оператора, порт, канал (Ethernet поверх USB).
- Кликнуть «Применить параметры».
Далее активируется онлайн-касса. На ПК устанавливается специальная утилита. При запуске она обнаружит регистратор, если с ним установлена связь. Регистрируем ККМ.
При нажатии соответствующей кнопки ФР синхронизируется с компьютером.
Заполняется специальная форма, где вводятся данные пользователя: наименование, адрес установки ККТ, ИНН налогоплательщика. На следующей вкладке вводятся параметры ОФД (адрес сервера, порт, ИНН). При вводе ИНН ошибаться нельзя — он участвует в формировании фискального признака и печатается на чеке. Указывается режим налогообложения.
Корректность сведений проверяется на каждом этапе ввода. Даже одна небольшая ошибка может привести к сбою в работе оборудования и фискального накопителя (ФН), который придется менять.
После завершения ввода из аппарата выйдет отчет о регистрации ФН.
Информация из отчета используется для завершения процедуры, ввода данных на сайте ФНС. Только тогда вы получите регистрационную карту.
После успешной активации ФН на сайте налоговой проверяется отправка данных.
Проверка выполняется через специальный драйвер после установки связи ККТ с компьютером. Во вкладке «Регистры» нажать кнопку «Прочитать регистры». В «Менеджер регистров» найти 44 регистр. На момент регистрации там может находится один неотправленный документ — тестовый чек. Во время использования контрольно-кассовой техники все документы будут успешно уходить на сайт оператора.
Подключение других моделей ФР «Атол» аналогично этому.
Что нужно учесть при регистрации фискального регистратора в налоговой?
ККМ активируется в течение суток с момента получения регистрационного номера.
Если по какой-то причине активация кассы не произошла, отчетный документ не был сформирован, номер теряет актуальность. Для его получения процедура регистрации фискального регистратора в налоговой выполняется повторно.
Из-за ошибок при заполнении регистрационных данных выйдет из строя ФН, его придется покупать заново.
Для активации ФР используются специальные программы (драйверы), которые должны быть актуальны (обновлены до последней версии) на момент подключения техники. Иначе произойдет сбой в работе оборудования.
Отредактировать информацию, внесенную в память ФН, нельзя. Некорректные данные приведут к выходу из строя. Здесь важны даже незначительные детали, например, ввод организационно-правовой формы ООО. Если ее расшифровать, название не войдет в информацию на чеке. Из-за этой ошибки накопитель придется заменить.
Замена накопителя подразумевает перерегистрацию онлайн-кассы, снятие с учета.
Это повлечет дополнительные трудности — из-за массового перехода предпринимателей на ККМ у налоговой иногда отсутствует техническая возможность провести процедуру перерегистрации. Если же вы продолжите работать на неисправной кассе, будет наложен штраф.
Если сомневаетесь, что сможете самостоятельно зарегистрировать ФР, обратитесь к специалистам центра технического обслуживания. Это сэкономит не только время и нервы, но и деньги.
Зачем вам ЦТОв этой ситуации вообще? Идете в налоговую и пишите заявление с указанием причины снятия с учета. Там все это делается, ЦТ О тут не при чем. Если у вас личный кабинет есть , то можно и там заявку на закрытие отправить.
Закрываю один из магазинов в ближайшее время, хочу снять кассу с учета. Электронную подпись я делать побоялась из-за расчетов безопасности, тогда эта тема еще только начиналась. Заключили договор с ЦТО на установку и обслуживание касс. Подскажите, можно ли заказать ЦТО услугу снятия кассы с учета или же это должен делать только сам владелец кассы? Мне нужно придти лично в налоговую? В договоре с ЦТО такой услуги не прописано, но можно, к примеру, заказать отдельно?
Мы хотим снять кассу с учета в связи с закрытием магазина. На компьютере делаем Закрытие архива ФН ККТ АТОЛ 30Ф.
Далее мы должны снять с регистрации на nalog.ru? Но раньше там было 2 причины, мне же не одна из них не подходит. просто не ставить галочку? И нужно ли идти в местную налоговую с заявлением о снятии с учета кассы?
Дарина, согласно ч. 6 ст. 4.2 Федерального закона №54-ФЗ в заявлении о снятии с регистрационного учета ККТ указывается:
-полное наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при его наличии) индивидуального предпринимателя — пользователя;
-идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
-наименование модели контрольно-кассовой техники;
-заводской номер экземпляра контрольно-кассовой техники, зарегистрированного в налоговом органе;
-сведения о случаях хищения или потери контрольно-кассовой техники (при наличии таких фактов).
Таким образом, если у вас отсутствуют факты хищения или потери, вы просто не ставите галочку. Если вы подаете заявление о снятии ККТ с регистрационного учета через личный кабинет на сайте ФНС, то лично налоговую инспекцию посещать не нужно.