В 2017 году налоговая считала, сколько стоит онлайн-касса для малого бизнеса. Но сейчас эти данные уже устарели, потому что техника подешевела, а выбор стал больше. Атол 90Ф год назад стоил 16 000 ₽, а теперь — 7000 ₽. В статье мы подсчитаем расходы на онлайн-кассу для разного бизнеса, расскажем, что покупать не обязательно и на чем можно сэкономить.
Сколько стоит онлайн-касса без дополнительного оборудования
Онлайн-касса — самое дорогое из того, что придется купить. Хотя есть модели, которые стоят даже дешевле, чем фискальный накопитель. Затраты на онлайн-кассу составят от 4000 ₽ до 60 000 ₽. Цена зависит от того, какие функции будут у аппарата.
Фискальный регистратор — от 5000 до 50 000 ₽
Это принтер чеков, без экрана и клавиатуры. Чтобы работать с такой ККТ, ее нужно подключить к компьютеру или терминалу. Некоторые модели подключаются к телефону или планшету по блютузу. Если у вас нет свободного компьютера, сразу закладывайте расходы, хотя бы на Б/У ноутбук.
Цена на фискальные регистраторы зависит от скорости печати чеков и дополнительных функций.
Таблица: сколько стоит фискальный регистратор
Автономные онлайн-кассы — от 5500 до 40 000 ₽
Эти аппараты называются «автономные» потому, что их не нужно подключать к компьютеру. В устройство встроены принтер чеков и клавиатура. На небольшом экране пишутся цены товаров или сообщения для кассира.
Есть модели с аккумулятором — для использования ККТ на улице, и такие, что работают только от сети в помещении.
Таблица: сколько стоит автономная онлайн-касса
POS-системы (смарт-терминалы) — от 13 000 до 60 000 ₽
Принтер чеков и планшет в одном устройстве. На кассу можно устанавливать дополнительные приложения для бизнеса: бухгалтерию, учет товаров, интеграцию с 1С. Яркий пример — линейка Эвотор.
Смарт-терминалы стоят дороже, чем автономные онлайн-кассы. Но на них проще работать — не нужно нажимать комбинации клавиш, все на сенсорном дисплее, как и на планшете.
POS-терминалы отличаются друг от друга размером. Есть модели размером с телефон и с аккумулятором для выездной торговли или ИП. Есть стационарные модели с большим экраном для общепита или розницы.
Таблица: сколько стоит POS-система
Какие затраты кроме онлайн-кассы обязательны
Фискальный накопитель — от 6000 до 14 000 ₽
Без него работать на онлайн-ККТ нельзя. Весной 2018 года бывает трех вариантов: на 13, 15 и 36 месяцев.
Модель на 13 месяцев стоит от 6000 до 8000 ₽. На 36 месяцев — от 12 000 до 14 000 ₽. На первый взгляд, выгоднее купить накопитель сразу на 3 года. Это не всегда так. Например, накопитель на 36 месяцев проработает всего 410 дней у продавца акцизных товаров. С другой стороны, большинство ИП обязаны ставить ФН на 36 месяцев.
Еще один момент — к лету цена на накопители растет из-за дефицита. В 2017 году цены вырастали в 2–3 раза. Чтобы не переплачивать, лучше купите его заранее.
Услуги ОФД — 3000 ₽/год
Без договора с ОФД кассу не поставят на учет. Если вы попали в список отдаленной от связи местности, тогда договор с ОФД вам не нужен.
Интернет — от 100 до 3000 ₽/мес
Мобильный интернет от Теле2 или Билайн обойдется в 100 ₽/мес. Но если ваша касса не поддерживает сим-карты, тогда придется проводить интернет или покупать модем, который раздает Wi-Fi. Проводной интернет стоит от 500 до 3000 ₽/мес, потому что для юрлиц провайдеры завышают цены.
Покупка и настройка программ — от 0 до 30 000 ₽
После приобретения онлайн-кассы в чеках обязательно указываются наименование и цена товара. Для этого нужна товароучетная программа. Она не понадобится в нескольких случаях:
- Вы вносите товары в ККТ вручную. Этот способ долгий и подойдет только тем, у кого узкий ассортимент. Хотя, например, на Меркурий 185Ф можно заносить товары из эксель-файла через флешку.
- Предприниматели на УСН, ЕНВД и патенте не указывают наименование товара в чеке до 2021 года. Поэтому смогут работать без товароучетной программы. Это не касается продавцов акцизных товаров.
Если вы приобрели онлайн-кассу Эвотор, то учитывайте, что за некоторые программы придется платить каждый месяц, например, за удаленный доступ к кассе или работу с ЕГАИС.
Что желательно купить
Электронная подпись (ЭЦП) — 2500 ₽/год
Нужна для регистрации ККМ в налоговой и чтобы подписать договор с оператором фискальных данных. Если хотите сэкономить, придется лично нести кассовый аппарат в ФНС и писать заявление на бумаге. Можете не учитывать этот расход, если у вас уже есть ЭЦП для электронного документооборота.
Купить электронную подпись придется, даже если вы обращаетесь в ЦТО, чтобы вам зарегистрировали кассу.
ЭЦП стоит около 2000 ₽/год. Чтобы работать с ней на компьютере, дополнительно нужно купить программу «КриптоПро» за 600 ₽/в год.
Услуги по установке обслуживанию онлайн-кассы — от 0 до 15 000 ₽
До обновления 54-ФЗ налоговая не регистрировала ККТ без договора с ЦТО. Сейчас вы не обязаны заключать договор с сервисным центром. Но мы все равно советуем его подписать — техника стала сложнее и появилось еще больше причин для ее поломки.
Пример — массовый сбой в работе онлайн-касс в декабре 2017 года. Многим предпринимателям пришлось закрыть магазины на несколько дней в предновогодние праздники из-за ошибки в прошивке кассы. Те, у кого был договор на услуги, начали работать первыми. Второй пример — если допустить ошибку при регистрации фискального накопителя, то его придется выкинуть и купить новый.
Можете не подписывать договор, если сами неплохо разбираетесь в технике или у вас в штате работает программист.
Сколько стоит обслуживание онлайн-кассы в год? Цены на услуги в каждом ЦТО разные. В среднем годовое техническое сопровождение стоит 6000 ₽. Разовые услуги, такие как регистрация кассы, начинаются от 2000 ₽.
Дополнительное оборудование
Дополнительные затраты нужны для всего, что упрощает работу магазина: весы, денежный ящик, табло покупателя, принтер этикеток. Например, без сканера штрих-кодов тяжело вручную вносить базу товаров в ККМ и пробивать покупки.
Цены на все очень разные. Например, весы можно купить за 2000 ₽, а можно за 50 000 ₽.
Сколько стоит онлайн-касса для продавцов алкоголя
Продавцы алкоголя должны отчитываться в систему ЕГАИС. Поэтому для них расходы на приобретение онлайн-касс вырастут.
Атол УТМ HUB-19 — 11 600 ₽. Мини-компьютер, который нужен для того, чтобы передавать информацию в ЕГАИС. Если у вас есть стационарный компьютер, то этот модуль не нужен.
Некоторые онлайн-кассы можно подключать к ЕГАИС без УТМ. Например, если скачать приложение «УТМ на терминале» для кассы Эвотор за 5000 ₽/год. В дальнейшей перспективе это не выгодно, зато удобнее — нет проводов.
Джакарта — 2000 ₽. Электронная подпись, которая нужна для работы с ЕГАИС. Причем ее нельзя использовать для регистрации ККМ в налоговой или для документооборота. А подпись для документооборота не подойдет для ЕГАИС.
2D-сканер — 5000 ₽. Весь крепкий алкоголь маркируется QR-кодами. Сканер нужен, чтобы пробить одну бутылку или принять ящик на склад. Обычный сканер штрих-кодов не подойдет.
Таблица: сколько стоит онлайн-касса
Посмотрите таблицу цен на установку и обслуживание онлайн-кассы. Решите, что из этого вам нужно, а что нет. Зеленые поля — обязательные покупки, без которых нельзя работать.
Как сэкономить на приобретении онлайн-кассы
Покупайте по акциям
Например, аппарат Дримкасс Ф подходит для одновременной работы в интернете и на пункте выдачи товаров. В комплекте с ним идет карточка на бесплатное годовое обслуживание у ОФД.
В нашей компании, если покупаете смарт-терминал Эвотор, вы получаете скидку 60% на установку и годовое обслуживание онлайн-кассы.
Покупайте оборудование заранее и постепенно
В 2017 году фискальные накопители дорожали в 2–3 раза. Модель, которая в феврале стоила 6000 ₽, в июле продавалась за 12 000 ₽. В 2018 году на онлайн-кассы переходит меньше компаний и ИП, а производители стали выпускать больше устройств. Но учитывайте, что все, кто купил накопитель в 2017 году, будут его менять летом 2018.
Мы советуем купить фискальный накопитель еще в марте, а поставить ККТ на учет уже летом.
Получить налоговый вычет на расходы по онлайн-кассе
Налоговая компенсирует стоимость онлайн-кассы для ИП на патенте и ЕНВД. Организациям вычет не положен.
Вы сможете уменьшить налоги на 18 000 ₽. В вычет можно включить любые расходы на приобретение онлайн-кассы, накопителя, ОФД или услуг ЦТО. Например, вы сможете полностью компенсировать затраты на Меркурий 185Ф с накопителем на 13 месяцев, услугами оператора и мобильным интернетом.
Что нужно запомнить о расходах по онлайн-кассам
- Обязательные затраты — онлайн-касса, накопитель, ОФД, интернет.
- Для малого бизнеса стоимость кассы начинается от 5500 ₽.
- Покупайте фискальный накопитель заранее, чтобы не нарваться на дефицит.
- У продавцов алкоголя расходы вырастают на 15 000–20 000 ₽.
- Можно сэкономить, если регистрировать кассу лично в налоговой, а не через интернет.
- Налоговый вычет 18 000 ₽ на расходы по онлайн-кассе положен только ИП на ЕНВД и патенте.
Главное , на чем не надо экономить — это комплектующие. Та же чековая лента может вам сыграть огромную роль, если попадется некачественная. Мы так уже с одной кассой распрощались. От частого заедания бумаги, печатный механизм пришел в неголность. пришлось менять, а дело было в некачественной чековой ленте. Аналогично с бумагой для принтеров. Тоже частенько попадаются некачественные товары.
Мы на тех обслуживании например сэкономили. Решили не заключать договор, нет смысла такие деньги платить. Ну во-первых не факт, что пригодится эта тех поддержка. А во-вторых сейчас любое решение проблемы можно найти в инете или на форумах.
На оборудовании и так понятно, как сэкономить. можно пересмотреть доступные обзоры, сейчас и бюджетные модели полне достойные. Мы взяли в свое время Меркурий и не жалеем. сейчас просто перепрошьем, модернизируем, еще и вычет оформим. Огромную часть расхода составляет обслуживание — а тут никак не сэкономишь. Единственное — будьте внимательнее и не ведитесь на милых менеджеров, которые впихнут вам ненужные функции и услуги.