Замена фискального накопителя в онлайн-кассах

Согласно ФЗ-54, с 2017 года субъекты коммерческой деятельности, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны перейти на онлайн-кассы. В отличие от старых ККМ с ЭКЛЗ, новые оснащаются фискальным накопителем, который позволяет им взаимодействовать с налоговой службой через интернет.

Связующим звеном между торговой точкой и ФНС выступает оператор (ОФД), с которым у компании заключен договор обслуживания. Он обрабатывает информацию и передает ее в налоговую. Так контролирующий орган узнает объем фактической выручки.

Фискальный блок или чип памяти — функциональный элемент ККТ, который шифрует, хранит, передает сведения в ФНС и обеспечивает их защиту.

ФН приобретается отдельно, а по сроку службы он должен соответствовать вашему виду деятельности и режиму налогообложения.

Замена ФН в онлайн кассах производится по окончании периода эксплуатации или по другим причинам.

Замена ФН: причины и сроки

Накопители отличаются объемом памяти и сроком действия ключей: 13, 15 и 36 месяцев. ФН 36 обязательны для юрлиц и частных предпринимателей на УСН, патенте, вмененном налоге и ЕСХН.

Это правило распространяется на все виды коммерческой деятельности, в том числе на сферу услуг.

Исключение составляют:

• продажа подакцизных товаров (алкогольная продукция, табак, дизельное топливо, бензин и т.д.);
• сезонная деятельность;
• совмещение специальных режимов налогообложения с ОСН;
• деятельность платежных агентов.

Перечисленным хозяйствующим субъектам разрешено выбирать чипы с любым периодом действия.

Согласно закону, компании и предприниматели на ОСН вправе устанавливать чип на 13, 15 и 36 месяцев. Но в паспорте модели на 3 года не указана торговля на ОСН, производители не поясняют, сколько прослужит такое устройство и будет ли оно вообще функционировать. Поэтому для ОСН не рекомендованы такие модели.

Продавцы алкоголя и других акцизных товаров могут приобрести любой ФН, но проработает он в любом случае не более 410 дней (это чуть меньше 14 месяцев).

Если касса работает в автономном режиме и не отправляет сведения оператору, допустимо тоже применять любой ФН. Однако следует учесть, что устройство на 3 года проработает не более 560 дней (это чуть меньше 19 месяцев).

Рекомендуется менять накопитель до момента окончания периода эксплуатации, иначе касса не сможет сформировать чеки, закрыть смену и произвести инкассацию.

Самая распространенная причина переустановки — истечение срока службы. Указанное на упаковке число месяцев — это номинальная цифра, то есть максимально возможный срок службы, который не всегда соответствует действительности. На практике замена фискального накопителя может понадобиться гораздо раньше по иным причинам:

Переполненная емкость

В накопителе установлен микрочип, на который записывается вся информация о платежных операциях — ее нельзя стереть или отредактировать.

Ресурс памяти ограничен:

• ФН на 13 мес. — 175-190 тыс. документов (это примерно 460 чеков в сутки);
• 15 мес. — 200-220 тыс.;
• 36 мес. — до 500 тыс.

При покупке сравните указанный в техническом паспорте объем памяти с задачами вашей деятельности. От этого напрямую зависит то, как часто осуществляется замена фискального накопителя в ККТ.

Некоторые предприниматели приобретают модели со сроком 3 года, чтобы сократить издержки. Но на практике такая экономия не всегда оправдана. Допустим, у вашего магазина высокая проходимость — в день печатается от 300 чеков. В этом случае емкость микрочипа быстро закончится. Поэтому приобретать ФН-36 бессмысленно, поскольку он стоит дороже, но менять его все равно придется раньше, чем заявлено изготовителем.

Устройства на 3 года подойдут для малого бизнеса, например, для сферы услуг или торговли с небольшим клиентопотоком (до 100 человек в день).

Уровень заполнения постоянно отслеживается: процент свободной памяти можно проверить в сервисном меню кассового аппарата.

Ресурс можно контролировать по номеру чека. Как только уровень заполненности приблизится к 150 тыс., следует задуматься о покупке нового устройства.

Кроме того, практически все современные кассы наделены функцией оповещения пользователя. За 2 месяца они начинают напоминать владельцу о том, что ресурс памяти ФН заканчивается.

Замена ФН

2 500 ₽

Быстрый просмотр

Блокировка

Заблокированный кассовый аппарат не проставляет фискальный реквизит на чеке, а без него невозможна отправка документа в ФНС.

Такая ситуация возникает по ряду причин:

• отсутствует доступ к интернету;
• платежи по кассе проходили более 30 дней, но сведения по ним не отправлялись в ОФД;
• смена не закрывалась более 24 часов;
• показания таймера и фактический период между печатью двух чеков отличаются более чем на 5 минут (время на аппарате настроено некорректно).

Согласно законодательству, предприятию дается 30 дней на то, чтобы решить технические проблемы и привести ФН в рабочее состояние. В течение этого периода разрешено использовать кассу в автономном режиме — печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Если в 30-дневный срок проблема не решена, модуль памяти блокируется ОФД, поэтому его нужно срочно заменить. В противном случае компании грозит административное наказание в виде штрафов.

Независимо от причины замены ФН, порядок действий по переустановке всегда одинаковый.

Смена собственника

Фискальный элемент может использоваться только одним налогоплательщиком. Владелец определяется по номеру ИНН, записанному в настройках кассы. Эти параметры обязательны при формировании фискального признака, поэтому при передаче онлайн-кассы другому собственнику, например, при продаже бизнеса, придется устанавливать новый накопитель.

Предыдущий собственник закрывает архив, передает сведения в ОФД и снимает аппарат с учета через личный кабинет на портале ИФНС. Новый владелец покупает другой чип и заново регистрирует ККМ в налоговой, после чего ФНС выдает ему актуальную карточку.

Важно! При передаче онлайн-кассы в подразделение компании, покупать другой чип не нужно: у центрального офиса и филиала единый ИНН.

Технические неисправности

Фискальный компонент — технически надежное криптографическое устройство, состоящее из:

• микроконтроллера (вычислительного блока);
• аккумулятора, который обеспечивает сохранность данных при отсутствии электропитания;
• шифровального компонента;
• флэш-памяти;
• модуля обмена с другими элементами оборудования.

Выход из строя возможен по ряду причин:

• программные сбои;
• окисление контактов;
• короткое замыкание;
• повышенная влажность;
• воздействие агрессивных химических веществ;
• высокая нагрузка и т.д.

Покупка нового чипа обязательна, если неисправность не подлежит устранению.

Поставщики оборудования предоставляют талон на гарантийное обслуживание (на год и более). При поломке устройства в первую очередь обратитесь к продавцу, и если подтвердится гарантийный случай, он обязан будет заменить компонент или починить его за свой счет.

Неверно указан номер при регистрации

Регистрационный номер кассы присваивается налоговой службой при постановке техники на учет. Далее, пользователь вводит этот номер и свой ИНН в саму кассу, запустив на ПК утилиту фискализации. При вводе номера следует быть предельно внимательным. Из-за ошибки хотя бы в одну цифру придется покупать другой ФН.

В каких случаях не нужна замена фискального накопителя в кассе

Некоторые организационные перемены в бизнесе не являются основанием для установки нового чипа памяти, поэтому достаточно перерегистрировать ККТ или поменять настройки.

К таким случаям относятся:

• смена места расположения кассы;
• переход на автономную работу;
• заключение договора с другим ОФД;
• изменение общих и банковских реквизитов предприятия.

Нужна ли замена ФН в онлайн-кассах при переходе на другой ФФД

Формат фискальных данных — это установленный законодательством алгоритм обмена информацией, порядок и совокупность реквизитов.

В процессе обмена участвует несколько субъектов (ККТ, оператор, налоговая), поэтому сведения должны передаваться в едином формате.

ФНС России установила несколько ФФД — 1.0, 1.05 и 1.1.

С начала 2019 года всех держателей кассовой техники обязали перейти на формат 1.05. Версия 1.0. больше не используется.

В дальнейшем правительство планирует повсеместно внедрить расширенный формат 1.1., а ФФД 1.05 считается промежуточным подготовительным звеном.

Обновленный алгоритм отличается от старого набором реквизитов на чеке. Среди новых обязательных признаков можно выделить, например, предмет расчетной операции (товар, услуга, выигрыш) и способ оплаты: аванс, в кредит, в рассрочку, частичным платежом и т.д.

Приказ № ММВ-7-20/229@ освобождает владельцев ККМ от необходимости менять ФН при изменении формата ФД, но только в том случае, если модель чипа его поддерживает. Достаточно обновить ПО до последней версии, воспользовавшись софтом от производителя.

Фискальный элемент выпускается в двух версиях — 1.0 и 1.1. Модели 1.0 поддерживают формат 1.0 и 1.05.

К примеру, замена ФН 1 от компании «РИК» пока не нужна, поскольку устройство поддерживает актуальный ФФД. Но в дальнейшем, при переходе на окончательный формат владельцу придется приобрести универсальный накопитель 1.1.

Вам будет интересно: Как узнать версию ФФД кассы и что такое формат фискальных данных

Замена фискального накопителя: порядок действий

Переустановку можно выполнить своими силами или в ЦТО. Первый способ не запрещен законом, но чреват последствиями в виде лишних расходов. Если устройство выйдет из строя из-за ваших действий, поставщик не компенсирует стоимость покупки.

Независимо от способа замены фискального накопителя, порядок действий всегда одинаковый:

Закрытие архива

Убедитесь, что все сформированные документы отправлены оператору, завершите смену, зайдите в меню онлайн-кассы и выберите пункт «Закрыть архив». Все действия выполняйте в соответствии с руководством пользователя.

ККТ сформирует отчет о завершении операции, распечатает и направит электронную версию в ОФД.

Нельзя вынимать устройство до того момента, пока документ не передан оператору и не получено соответствующее подтверждение — «Отправка ФД завершена».

Установка чипа

В большинстве моделей касс отдел для накопителя расположен в нижней части аппарата, в ККТ «Эвотор» — в емкости для хранения чековой ленты. Крышка отсека крепится защелками или винтами, которые легко откручиваются обычной отверткой.

После успешного закрытия архива установите и активируйте новый чип:

• отключите аппарат от сети электропитания;
• откройте крышку отсека и извлеките модуль;
• установите новое устройство и снова подключите ККТ к электросети.

Модуль памяти автоматически распознается кассой на программном и техническом уровнях. В сервисном меню в качестве причины перерегистрации необходимо выбрать пункт «Замена ФН», указать точную дату и время начала эксплуатации.

Затем пользователь создает отчет об измененных параметрах регистрации и печатает его на ККТ. В окне утилиты появляется сообщение о завершении процедуры.

Заявление в ФНС

Процедура замены фискального накопителя в онлайн кассах предполагает обязательную перерегистрацию ККТ в налоговой. Для этого не придется посещать отделение ФНС, поскольку все происходит удаленно с помощью квалифицированной ЭП:

• авторизуйтесь на сайте nalog.ru и зайдите в раздел «Учет ККТ»;
• выберите номер онлайн-кассы, которую нужно переоформить;
• в заявке укажите реквизиты отчетов, сформированных на предыдущих этапах при закрытии архива и установке нового устройства;
• выберите наименование своего оборудования из перечня доступных и введите его заводской номер;
• отправьте онлайн-заявку на рассмотрение, подписав ЭП.

Заявку на перерегистрацию необходимо отправлять не позднее, чем через 1 день после переустановки.

Налоговая обрабатывает заявление не более 5 дней, отправляя новую карточку в личный кабинет владельца.

Отказ возможен в двух случаях:

• выбранной модели нет в реестре;
• неполная информация в заявлении.

После получения карточки пользователь должен подтвердить операцию, нажав на кнопку «Завершить». В разделе учета ККТ появляется новая отметка о перерегистрации.

Старый чип памяти необходимо хранить 5 лет, контролирующие органы вправе в любой момент в течение этого срока потребовать устройство для проверки.

Сколько стоит процедура замены фискального накопителя в онлайн кассах

Стоимость этого модуля зависит от срока службы: цена на 13 и 15 месяцев начинается от 7000 р., на 3 года — от 9500 р. Многие поставщики предлагают скидки при покупке оборудования в больших количествах.

Дополнительные расходы:

• Заключение (или продление) договора с оператором — 2500-3000 р. в год. Для предпринимателей с сезонным бизнесом подойдут тарифы с ежемесячным или полугодовым обслуживанием со стоимостью от 300 р.
• Покупка КЭП с USB-ключом — в среднем 3000 р., годовое продление подписи — от 1500 р.
• Переустановка в центре техобслуживания — до 3000 р.

Расходы на переустановку чипа относятся к модернизации ККТ. По закону, предприниматели на вмененной и патентной системе налогообложения могут претендовать на компенсацию до 18 тыс. р. от стоимости контрольно-кассового оборудования. В эту сумму входит цена самого аппарата, а также затраты на покупку функциональных элементов, в том числе ФН. Преференцией можно воспользоваться только один раз.

Штрафы за несвоевременную замену фискального накопителя в кассе

За некорректное применение модуля памяти предусмотрена административная ответственность по ст. 14.5 КоАП РФ:

Во избежание штрафных санкций, выполняйте замену ФН по инструкции до момента истечения установленного срока. Устройство можно приобрести у изготовителей или региональных представителей. Разрешено использовать модели, одобренные ФНС России. На сегодняшний день на сайте nalog.ru представлено всего 7 компаний-производителей: «РИК» (производство остановлено), «Концерн Автоматика», «Инвента», «Прагматик», «Эвотор», «Дримкас» и НТЦ «Измеритель».