Продавцы, работающие с Ozon, должны использовать электронный документооборот (ЭДО), если торгуют со складов маркетплейса. Некоторые категории поставщиков могут обойтись возможностями личного кабинета. В статье рассмотрим, кому именно нужен ЭДО для Озона, как его подключить и что для этого нужно.
Что такое электронный документооборот
ЭДО — автоматизированный процесс обмена электронными файлами внутри компании, между организациями и с госорганами. Контрагенты могут отправлять друг другу договоры, акты, накладные, отчетность и другие юридически значимые документы. Для этого нужно оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), подключиться к одному из сервисов ЭДО и отправить приглашение своему партнеру. На выходе — существенная экономия на бумаге, картриджах и почтовых услугах.
Другие преимущества электронного документооборота:
- Документация не теряется. В любой момент можно найти нужный файл в системе, скопировать его, исправить ошибки.
- Отправка документов занимает пару минут. Не нужно тратить время на распечатывание, согласование, подписание и почтовую пересылку. Все сделки заключаются гораздо быстрее, чем при бумажном документообороте.
- Все процессы безопасны. Документы заверяются УКЭП и отправляются по защищенным каналам. Риск перехвата и изменения информации исключен.
- Проще контролировать движение документов. Пользователь может посмотреть, где сейчас нужный файл, когда он поступил и в каком статусе находится.
Основные недостатки:
- переход на новую систему занимает время;
- партнеры тоже должны быть подключены к ЭДО;
- нужно получить и регулярно (как правило, раз в год) перезаказывать УКЭП.
Российские маркетплейсы тоже взаимодействуют со своими поставщиками с помощью электронного документооборота. ЭДО нужен селлерам для создания заявок на поставки и получения закрывающих «бумаг». Через него проходят товарные накладные, акты о доставке, доверенности на возврат продукции, чеки, квитанции и другие документы.
Обязательный ЭДО распространяется только на схему FBO, то есть когда селлеры продают товары со склада маркетплейса. При выборе FBS (продажа на Озоне со своего склада) можно обойтись без электронного документооборота.
В 2021 году площадка упростила работу для поставщиков — разрешила отправлять документы на поставки через личный кабинет на сайте. А значит, во многих случаях и при FBO электронный документооборот перестал быть обязательным. Рассмотрим этот момент, а также ситуации, когда ЭДО при FBO нужен.
С октября 2021 года работа с Озоном возможна без ЭДО
Работа с Озоном без ЭДО — реальность для продавцов, которые поставляют товары на склад маркетплейса. В личном кабинете селлера появился раздел «Подтверждение актов», куда отправляются результаты приемки на складе маркетплейса.
Если пользователь нашел ошибку, он может отклонить документ и выслать шаблон с возражениями в службу поддержки.
Маркетплейс не берет плату за подтверждение актов. Комиссия только за обработку товаров:
- бракованных — 9 руб.;
- лишних (на которые нет карточек в системе) — 24 руб.;
- лишних с карточкой (если в поставке их больше 800 штук) — 24 руб.
После подтверждения акта поставщик может отправить в Озон универсальный передаточный документ (УПД). Маркетплейс подпишет его и пришлет обратно. УПД нужен селлерам для внутренней отчетности.
В каких случаях для работы с Озоном нужен ЭДО
Если поставщик работает по схеме FBO, ему придется использовать электронный документооборот для поставок товаров:
- прослеживаемых через «Честный ЗНАК»;
- подлежащих сертификации во ФГИС «Меркурий»;
- ювелирных изделий;
- отгружаемых на склады, в распределительные центры и дарксторы в Твери, а также на склад «Хоругвино (негабарит)».
При оформлении каждой поставки система автоматически проверяет документы и подсказывает пользователю, нужен для нее ЭДО или нет. Поэтому риск ошибки минимален.
Чтобы оформить поставку через ЭДО, селлеру нужно:
- Заполнить заявку в личном кабинете поставщика Озона.
- Загрузить УПД для поставки товаров.
- Отправить документы через ЭДО.
- Подготовить поставку: упаковать товары по правилам маркетплейса, нанести этикетки со штрихкодами, сложить в коробки или на палеты.
- Оформить транспортную накладную. Она может потребоваться поставщику для внутренней отчетности, и загружать ее через ЭДО не нужно.
- Отправить товары Ozon.
Сотрудник склада маркетплейса проверяет товары по УПД и если не выявлено никаких ошибок, отправляет поставщику акт приемки через систему электронного документооборота.
В будущем Озон планирует полностью отказаться от ЭДО и добавить в личный кабинет еще больше функций для работы с поставщиками напрямую. Но пока электронный документооборот не отменили, расскажем, как его подключить.
Что нужно для подключения Озон к ЭДО
Поставщику Озона нужно выполнить несколько условий для подключения к ЭДО:
- Зарегистрироваться в личном кабинете маркетплейса и принять условия оферты для работы с площадкой.
- Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Можно оформить на имя владельца компании или на сотрудника, который занимается отправкой документов. В первом случае нужно обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к его доверенным партнерам, во втором — в любой аккредитованный коммерческий УЦ.
- Установить на компьютер программное обеспечение для работы с УКЭП: криптопровайдер и драйвер для USB-носителя, на котором хранятся ключи подписи.
Больше никаких обязательных условий нет. Остается отправить заявку провайдеру ЭДО, выбрать тариф, заключить договор и настроить обмен документами с маркетплейсом.
Как выбрать оператора электронного документооборота для Озона
Теоретически селлер может выбрать любого оператора ЭДО, но Озон рекомендует работать с теми, с кем у площадки настроено прямое подключение: «Контур.Диадок» и «СберКорус» («СФЕРА Курьер»). Если вы работаете с другим оператором, придется настраивать роуминг между его системой и одной из тех, что интегрирована с Озоном. Предварительно нужно уточнить в службе поддержки сервиса, есть ли у них такая возможность. На настройку роуминга обычно уходит от 5 до 10 дней.
Сотрудничайте с компаниями, которые входят в реестр операторов ЭДО, размещенный на сайте ФНС.
Если документооборот нужен только для Озона, рекомендуем выбирать операторов — партнеров этой площадки. Главные плюсы:
- не нужно тратиться на услугу роуминга;
- исключен риск задержек при доставке документов;
- быстрое подключение ЭДО для Ozon.
При выборе между провайдерами — партнерами маркетплейса обращайте внимание на следующие факторы:
| Критерий выбора | «Контур.Диадок» | «СберКорус» («СФЕРА Курьер») |
| Сроки подключения (открытие доступа в личный кабинет, привязка УКЭП и активация аккаунта) | От 1 дня | От 2 до 5 дней |
| Мобильное приложение | Нет | Есть, с возможностью подписания документов |
| Хранение документов | 6 месяцев, после чего перемещаются в архив. Для получения доступа к архивным файлам нужно оплатить подписку | Бесплатное бессрочное на серверах оператора |
| Техподдержка | Ежедневно, без перерывов и выходных | |
При большом потоке документов следует обратить внимание и на возможности подключения к внутренней товароучетной программе. Рассмотрим на примере «1С».
Интеграция с сервисом «СФЕРА Курьер» обойдется дешевле. API предоставляется бесплатно. Вам нужно один раз заплатить за бессрочную лицензию готового модуля интеграции. При желании еще можно подключить годовую поддержку.
При выборе «Контур.Диадок» вы понесете следующие расходы:
- на ежегодную оплату типового или модуля PRO (на выбор);
- настройку интеграции ЭДО с «1С».
Стоимость ЭДО у обоих операторов зависит от количества отправленных документов. Оплачивается только исходящий трафик. Получение электронных документов от Озона для поставщика бесплатное.
Как подключить и настроить ЭДО с Озоном
Процесс подключения к ЭДО рассмотрим на примере двух сервисов: «СФЕРА Курьер» и «Контур.Диадок». В первом случае заявку можно оставить прямо в личном кабинете поставщика Озона, во втором — только на сайте оператора.
Подключение к «СФЕРА Курьер»
Необходимо зайти в личный кабинет селлера. Далее:
- Нажать на иконку
- Перейти в раздел «Настройки» → «Документооборот». Если ЭДО подключен — увидите зеленый флажок «Активен». Если нет — система предложит настроить оборот документами.
- Выберите тариф. Если у вас уже оформлена электронная подпись — нажмите на кнопку «Уже есть ЭЦП». Подключить ее можно позже, когда получите логин и пароль для входа в систему «СФЕРА Курьер».
- Нажмите «Подключить тариф», укажите данные контактного лица и реквизиты вашей организации.
- Сохраните изменения, кликнув «Подтвердить».
В течение 2 рабочих дней провайдер рассмотрит заявку и вышлет ссылку на оплату выбранного тарифа на указанную в заявке электронную почту. На этот же адрес вы получите логин и пароль для входа в систему ЭДО.
Если уже сотрудничаете с оператором «СФЕРА Курьер», отправьте заявку для работы с Ozon по электронной почте help@esphere.ru. В письме сообщите: прошу подключить документооборот по ЭДО с ТС «ОЗОН». Укажите:
- название вашей компании и ИНН;
- реквизиты Озона для ЭДО: ООО «Интернет решения», ИНН: 7704217370, КПП: 997750001;
- идентификаторы участника ЭДО GUID ООО «Интернет Решения» у «СберКорус»: 2BK-7704217370-2571389.
Перечислите документы, которыми планируете обмениваться с маркетплейсом. В список базовых входят:
- исходящие от Ozon: отчет, УПД (СЧФДОП), УКД, акт брака и недостачи (ТОРГ-2);
- исходящие от поставщика: УПД-2, формат документа — УПДДОП.
Дождитесь, когда Ozon примет приглашение, и приступайте к электронному документообороту.
Подключение к «Контур.Диадок»
Перейдите на сайт системы. Далее:
- Нажмите «Подключиться».
- Заполните и отправьте заявку.
- Дождитесь подтверждения, заключите договор (удаленно с помощью УКЭП) и оплатите выбранный тариф.
Чтобы начать обмен документами с Озоном, не нужно никаких длительных и сложных настроек. Все, что требуется, — отправить приглашение и дождаться, когда маркетплейс его подтвердит. После принятия запроса маркетплейс появится в списке ваших контрагентов.
Как настроить ЭДО с Озоном:
- Зайдите в ЛК в системе «Контур.Диадок» и откройте раздел «Контрагенты».
- Во вкладке «Поиск и приглашение контрагентов» начните вводить название или ИНН компании.
- Наведите курсор мыши на организацию и нажмите на появившуюся кнопку «Отправить приглашение». Контрагент увидит запрос в «Диадоке» или в сервисе своего оператора ЭДО.
За статусом приглашения можно следить в ЛК. После отправки приглашения маркетплейс появится в списке организаций на странице «Ожидается ответ».
После того как организация примет приглашение, она появится в списке на странице «Ваши контрагенты».
Если не знаете, с чего начать торговлю на маркетплейсе, обратитесь в «Онлайн-касса.ру». Поможем оформить электронную подпись, интегрируем вашу «товароучетку» с маркетплейсом. Оставьте заявку на нашем сайте и получите бесплатную консультацию!
Есть подпись для отправки отчетов в налоговую. Подойдет ли она для документооборота на озоне?
Здравствуйте! Да. Для работы на маркетплейсе и ЭДО нужна подпись, полученная в ФНС
добрый день! Могу ли я самостоятельно настроить подключение ЭДО с 1С без соответствующего опыта? Есть ли какие-то подробные инструкции? Во сколько обойдется такая разовая услуга, если обращаться к специалистам?
Здравствуйте! Для работы с ЭДО в 1С нужен специальный сервис 1С:ЭДО. Подключить возможно, но велик риск ошибок при самостоятельной интеграции 1С и ЭДО. Позвоните на номер 8 (800) 500-25-91. Наш менеджер бесплатно проконсультирует вас.