Онлайн-касса — специализированное устройство, предназначенное для расчетов с покупателями. Помимо этого, применяется:
- для учета финансовых поступлений;
- для регистрации продаж товаров и услуг;
- для удаленной передачи сведений в налоговую службу (по запросу) через оператора фискальных данных согласно требованиям ФЗ № 54.
Современные контрольно-кассовые устройства должны оснащаться фискальными накопителями и поддерживать подключение к интернету.
Онлайн-ККТ — что это такое? Аббревиатура ККТ расшифровывается как «контрольно-кассовая техника». Это широкая категория устройств, включающая не только классические «автономки» или набравшие популярность смарт-терминалы, но и кассовые моноблоки и сборные POS-системы. Рассмотрим виды и функции онлайн-ККТ, и как ее зарегистрировать в налоговой службе.
Онлайн-ККТ — что это такое: основные функции и классификация
В соответствии с требованиями ФЗ № 54, кассовый аппарат должен как минимум обеспечивать:
- регистрацию продажи товара или услуги;
- финансовые расчеты с клиентами;
- формирование и печать чека;
- обмен данными с ОФД через интернет.
За сбор, шифрование, запись и хранение информации обо всех операциях, совершенных с применением онлайн-кассы, отвечает фискальный накопитель (ФН). Это съемный чип памяти с функциями криптографической защиты данных.
Актуальность и соответствие кассового оборудования техническому регламенту контролирует ФНС России. Предприниматели вправе использовать для расчетов с покупателями только онлайн-кассы из специализированного реестра. ФН также подвергаются тщательному тестированию. Выбирать фискальный накопитель нужно из этого реестра.
По типу питания и монтажа онлайн-кассы бывают:
- стационарные — размещаются на прилавках или в прикассовых зонах, а работают от бытовой электросети;
- мобильные — носимые аппараты. Это легкие и компактные устройства с возможностью и горизонтального, и вертикального (например, на стене) монтажа. Питаются как от электросети, так и от аккумулятора. Комплектуются модулями мобильной и/или беспроводной связи, обеспечивающими обмен данными с ОФД во время разъездной работы.
Кассовая техника классифицируется и по методу приема оплаты:
- только наличными;
- наличными и банковской картой — с возможностью подключения к внешнему эквайринговому терминалу;
- наличными и банковской картой — с поддержкой эквайринга.
Важно! ККТ, применяемая при продаже алкогольной продукции, должна «уметь» подключаться к ЕГАИС. Эту функцию поддерживают не все модели кассовых аппаратов. Магазинам, ресторанам и барам, реализующим спиртные напитки, нужно применять ККТ:
- с фирменным ПО, позволяющим установку универсального транспортного модуля (УТМ) — софта для обмена данными с ЕГАИС;
- с поддержкой подключения к аппаратной версии УТМ — HUB-19.
Примечание. HUB-19 — модуль, разработанный компанией «АТОЛ».
Классификация моделей
Производители оснащают кассы различными программно-аппаратными возможностями, ориентируясь на специфику бизнеса. Классификация по функциональности облегчает предпринимателям выбор.
Фискальный регистратор (ФР)
Представляет собой минимальный комплект элементов: принтер чеков, ФН и модуль связи, объединенные в общем корпусе. ФР не оснащается клавиатурой или видеомодулем с сенсорным экраном, не является самостоятельным устройством и функционирует только под управлением компьютера. В силу своей универсальности одинаково популярен среди представителей микро-, малого, среднего и крупного бизнеса. Может питаться не только от электросети, но дополнительно оснащаться АКБ. На базе ФР можно собрать постоянно расширяемую POS-систему, отвечающую текущим нуждам компании.
Подкатегория — ФР, встраиваемые в автоматические устройства самообслуживания (АУС): платежные терминалы, аппараты для вендинга и другие. Такие фискальные регистраторы могут не оснащаться даже принтерами чеков (докупаются отдельно) — только процессором, ФН, интерфейсами для подключения к локальной сети и внешней технике.
«Автономка»
Классическая кнопочная онлайн-касса — еще ее иногда называют «суммовой». «Заточена» под нужды микро- и малого бизнеса. Стоит недорого, обеспечивает печать до 100–500 чеков в сутки, подходит для разъездной работы — курьерам, водителям такси, мобильным продавцам.
«Автономки» чем-то напоминают калькуляторы. Они легкие, компактные, комплектуются клавиатурой с резиновыми кнопками, защищенными от влаги и пыли, 8- или 9-разрядными дисплеями и АКБ. Подключаются к ПК или локальной кассовой инфраструктуре и, как правило, совместимы с веб-сервисами, 1С и другим товароучетным софтом. Для маркировки не подходят, с товарными номенклатурами не работают.
Обратите внимание! С 1 февраля 2021 учет проданных товаров и подробная печать номенклатур обязательны. Возможно, вам придется срочно поменять «автономку» на более современную ККТ.
Ньюджер
Расширенная «автономка» — эксклюзивная разработка компании «АТОЛ». Ньюджеры поддерживают работу с товарной номенклатурой — через облачный личный кабинет, зарегистрированный на сайте изготовителя. Модели готовы к маркировке, но производительность у них невысокая — до 100 чеков в сутки (согласно заявлениям «АТОЛ»). Зато к ньюджерам можно подключать сканеры штрихкодов.
Смарт-терминал
«Умная» ККТ, функционирующая на базе планшетного компьютера. Оснащается ярким цветным видеомодулем с поддержкой сенсорного ввода данных. Смарт-терминалы бывают как стационарными, работающими только от электросети, так и мобильными, укомплектованными АКБ. Последние подходят для разъездной работы и, как правило, оснащаются 3G/4G-модемами.
Все модели готовы к маркировке, подавляющее большинство — к работе с ЕГАИС, некоторые комплектуются встроенными эквайринговыми модулями — для приема оплаты безналичным способом. На смарт-терминалы предустанавливается фирменный специализированный софт, существенно расширяющий функциональность, с интуитивно понятным интерфейсом.
Моноблоки
POS-устройства, представляющие собой комплект элементов: монитор, кассовый компьютер, универсальный и сетевые интерфейсы, ФН и ФР в едином корпусе. Могут предусматривать вертикальный монтаж — на стене, с помощью креплений VESA. Относятся к стационарному типу ККТ и АКБ не оснащаются. Благодаря расширенному набору интерфейсов, совместимы с любым торговым оборудованием:
- эквайринговыми терминалами;
- программируемыми смарт-клавиатурами;
- принтерами чеков и этикеток;
- сканерами штрихкодов;
- денежными ящиками;
- кардридерами;
- электронными весами.
Некоторые моноблоки не содержат фискального регистратора — его необходимо приобретать отдельно, вместе с ФН.
Модульная POS-система
Компьютеризированное и автоматизированное рабочее место кассира. Можно приобрести готовую POS-систему или собрать ее самостоятельно. Минимальная комплектация включает:
- фискальный регистратор;
- кассовый компьютер;
- дисплей продавца;
- клавиатурный блок.
Расширить функциональность можно в любой момент, подключив сканер штрихкодов, принтер этикеток, денежный ящик, эквайринговый терминал и другое торговое оборудование.
POS-система относится к стационарному типу техники и комплектуется АКБ для кратковременного поддержания работы и защиты данных при сбоях в электросети. АКБ хватает на 2–4 ч автономного функционирования. Совместима практически со всеми популярными операционными системами. Прикладной софт предустанавливается разработчиком по согласованию с пользователем или инсталлируется им самостоятельно.
Переход на онлайн-кассы: основные положения действующего законодательства РФ
Применение ККТ регламентируется ФЗ № 54, вступившим в силу 22 июня 2003 (спустя месяц после опубликования 22.05.2003). С тех пор НПА претерпел множество изменений. На момент публикации Закон обязывает использовать онлайн-кассы почти всех предпринимателей, ведущих расчеты с клиентами. Льготники — только самозанятые и ИП без наемных работников, торгующие продукцией собственного изготовления, оказывающие услуги или выполняющие работы. Отсрочка для них действует до 1 июля 2021: с этой даты переход на онлайн-кассы должны выполнить все предприниматели, кроме самозанятых.
Важно! В особую категорию льготников попали бизнесмены, работающие в труднодоступных местностях или областях, удаленных от сетей связи. Им можно применять ККТ в автономном режиме (без подключения к ОФД) или не использовать вовсе (правило не распространяется на вендинговую торговлю и магазины, реализующие подакцизные товары). Перечень местностей публикуется на официальных сайтах региональных органов самоуправления.
Переход на онлайн-кассы: исключения
Некоторые предприниматели полностью освобождены от применения ККТ. В список «вечных льготников» попали:
- торговцы квасом, молоком или керосином в розлив — с цистерн;
- продавцы живой рыбы;
- киоски, реализующие печатную продукцию (газеты и журналы), при условии, что ее доля от общего товарооборота — 50 % и более;
- продавцы товаров народного промысла;
- киоски с мороженым;
- фотоателье и кинолаборатории;
- мастерские по пошиву, ремонту, чистке и покраске обуви;
- химчистки;
- прачечные;
- мастерские по ремонту мебели;
- религиозные организации;
- столовые и другие предприятия общепита, ведущие деятельность на территории образовательных учреждений;
- мастера хендмейда, торгующие продукцией собственного производства;
- повара-надомники;
- сиделки, ухаживающие за детьми, тяжелобольными пациентами и людьми с ограниченными физическими возможностями;
- страховые агенты;
- продавцы ценных бумаг;
- металлические галантереи.
Полный список предпринимателей, которых не касается переход на онлайн-кассы, приведен в п. 2.1 ст. 2 ФЗ № 54.
Санкции за несоблюдение правил применения ККТ:
| Нарушение | Штрафы и другие наказания | ||
| Для сотрудников | Для ИП | Для компаний | |
| Работа без кассы | взыскание — от ½ до ¼ от суммы незаконной выручки, но не менее 10 000 рублей | штраф — от ¾ до 100% от суммы незаконной выручки, но не менее 30 000 рублей | |
| Повторное нарушение (работа без кассы) при условии, что сумма незаконной выручки достигла 1 млн рублей и более | Дисквалификация сроком на 1–2 года | Приостановление деятельности на срок до 90 дней | |
| Оборудование не отвечает требованиям ФЗ № 54 | штраф — от 1 500 до 3 000 рублей или предупреждение | взыскание — от 5 000 до 10 000 рублей или предупреждение | |
| Кассовый чек оформлен не по правилам или вообще не предоставлен клиенту | взыскание — 2 000 рублей или предупреждение | штраф — 10 000 рублей или предупреждение | |
Регистрация онлайн-кассы в налоговой службе: как подать заявление
Это можно сделать удаленно. Вам потребуется УКЭП, доступ к личному кабинету (ЛК), зарегистрированному на сайте ФНС России, и действующий договор с ОФД. Выбирайте оператора фискальных данных из реестра налоговой службы. Не попавшие в него организации не имеют права обрабатывать фискальные данные. При дистанционной регистрации онлайн-кассы заходите в свой ЛК на сайте налоговой службы и заполняйте бланк заявления, указав:
- ИНН и КПП налогоплательщика;
- код налогового органа;
- код документа — в зависимости от причины обращения (регистрация или перерегистрация ККТ) ;
- полное наименование компании или Ф. И. О. предпринимателя;
- ОГРН или ОГРНИП;
- фабричные номера и наименования моделей ККТ и ФН;
- адрес установки кассового оборудования с кодом региона;
- условия использования (предложенные пункты заполняются цифрами 1 — «да» или 2 — «нет»).
Цифровое заявление подписывается УКЭП и отправляется на проверку инспектору. Подать документ на регистрацию онлайн-кассы можно и в бумажном виде (в отделении налоговой службы). Заявка обрабатывается до 5 рабочих дней. Отслеживайте статус в своем ЛК на сайте ФНС России — он должен смениться на «Присвоен регистрационный номер ККТ».
Завершение регистрации онлайн-кассы в налоговой службе: фискализация
Чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы в ФНС России, необходимо выполнить фискализацию. Процедура предусматривает использование фирменного софта. ККТ подключают к ПК и запускают утилиту фискализации — устройство определяется автоматически. В настройках укажите данные ОФД и жмите «Далее»:
- В «Меню» выбирайте пункт «Зарегистрировать».
- В окошке «Ввод даты и времени» синхронизируйте кассу с ПК.
- Укажите сведения о компании или предпринимателе и параметры ККТ.
- Отметьте флажками режимы работы кассового аппарата, которые собираетесь использовать.
- Внесите параметры подключения к серверу ОФД.
- Укажите режим налогообложения.
- Проверьте правильность введенных данных — если вы ошиблись, фискальный накопитель можно выбрасывать (придется покупать новый).
- Нажмите «Выполнить» и распечатайте отчет о фискализации.
Возвращайтесь в ЛК на сайте ФНС России. Чтобы завершить регистрацию кассы, введите сведения из отчета о фискализации. Нажмите «Подписать и отправить». Теперь нужно подключить ККТ к услугам оператора ОФД, и можно начинать расчеты с покупателями.
Как работает онлайн-касса
Современная ККТ постоянно обменивается данными с ОФД. Если связь с интернетом прерывается, все непереданные оператору отчеты сохраняются на ФН и попадают в очередь. Как только подключение к глобальной сети восстанавливается, электронные чеки — один за другим — передаются ОФД. Если связь с интернетом отсутствует больше 30 дней, и электронные чеки оператору не доставляются, ФН блокируется. Использование такой ККТ уже будет незаконным. Как работает онлайн-касса при расчетах с покупателями:
- Кассир сканирует штрихкод с приобретенного клиентом товара.
- Данные обрабатываются кассовым аппаратом — на дисплее покупателя высвечиваются наименования товарных позиций, их количество, цены и итоговая стоимость покупки.
- Клиент расплачивается.
- Формируются бумажный и электронный чеки. Последний может быть отправлен на email или в СМС (ссылкой) на номер телефона покупателя (по его запросу).
- Онлайн-касса генерирует фискальный признак, подписывает цифровой отчет и отправляет его ОФД.
Кассовые аппараты, функционирующие в автономном режиме (в местностях, удаленных от сетей связи), никаких отчетов оператору не передают. Информация о расчетах с покупателями хранится в памяти ФН, но должна быть представлена ФНС России по первому требованию. В начале каждой рабочей смены кассир ее открывает, а в конце — закрывает. Выполнять эти операции необходимо, даже если в течение дня не было ни одного расчета.
Смену закрывают не позже чем спустя сутки (24 ч) после открытия. Отчет об этой операции содержит данные о денежных поступлениях, расходах, возвратах, количестве сформированных за день чеков (и других документов). На кассе можно распечатать и нефискальный отчет — со сведениями о проведенных сменах или об операциях, выполненных в течение заданного периода.
