Переход на онлайн-кассы повлек за собой введение новых требований и частичную отмену действующих. В основе кассовой реформы лежит «прозрачность расчетов»: отказ от бумажных форм отчетности и переход на электронный документооборот. Больше не нужно подтверждать каждый полученный рубль цифрой на бумаге — данные по каждой операции через интернет передаются в налоговую службу. Расскажем, как повлияли нововведения на формирование отчетов по онлайн-кассе. Какие их виды существуют и для чего используются.
Содержание
- 1.Какие отчеты формирует онлайн-касса
- 2.Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров
- 3.Отчет об открытии смены на онлайн-кассе
- 4.Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе
- 5.Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе
- 6.Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
- 7.Кассовый отчет о закрытии ФН
- 8.Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
Какие отчеты формирует онлайн-касса
О том, какие отчеты формирует онлайн-касса, сказано в ФЗ № 54. Согласно п 4. ст. 4.1, в фискальном накопителе в некорректируемом виде хранятся реквизиты следующих видов отчетности:
- о регистрации;
- об изменении параметров регистрации;
- об открытии смены;
- о закрытии смены;
- о закрытии фискального накопителя;
- о текущем состоянии расчетов, Х-отчет.
Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров
Согласно 54-ФЗ, предприниматель может использовать кассовый аппарат для расчетов с покупателями только после регистрации его в налоговой. Сделать это можно через официальный сайт ФНС или при личном посещении территориального органа. После рассмотрения заявки пользователь получает регистрационный номер. В течение одного дня вносит его в память ФН вместе с другими реквизитами (наименованием организации или ИП, данными о ККТ и прочими) — выполняет фискализацию. В результате формирует соответствующий отчет по онлайн-кассе, в котором отражены:
- сведения о субъекте хозяйствования;
- модель устройства, его регистрационный номер;
- адрес установки (для интернет-магазина это веб-ресурс);
- наименование оператора фискальных данных и другие реквизиты.
Аналогичные данные указаны в отчете об изменении параметров регистрации ККТ. Также в него вносится код причины перерегистрации. Пользователь создает кассовый отчет об изменении параметров регистрации в том случае, если при постановке аппарата на учет в ФНС были допущены ошибки в данных или они изменились (например, поменялись настройки контрольно-кассовой техники или система налогообложения).
В зависимости от используемого ФФД, набор реквизитов отчетов немного отличается — в Приказе ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ представлены их списки для каждого формата фискальных документов.
Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен - Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!
Отчет об открытии смены на онлайн-кассе
Кассир формирует отчет об открытии смены на онлайн-кассе до первого расчета. Причем необязательно утром. Если пересменка происходит в середине дня, можно снимать отчет после обеда и даже ближе к вечеру. Это первый документ, с которого начинается смена кассира. Реквизиты, которые содержит отчет, утверждены Приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ (далее — Приказ). Данные отражены в таблицах №№ 18, 56, 94 — в зависимости от используемого ФФД.
Обратите внимание! Если предыдущая смена открыта, отчет распечатать не получится.
От 3 767 ₽/мес. в рассрочку
Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе
Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует. Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.
В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.
Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе
По завершении расчетов кассир формирует отчет о закрытии смены на онлайн-кассе. Его данные, как и реквизиты других фискальных документов, передает в налоговую через ОФД. Содержимое отчета о закрытии смены отражено в табл. №№ 30, 68, 123 Приказа. Назначение документа:
- отчетность предприятия перед контролирующим органом;
- архивирование кассовых операций в фискальной памяти;
- перенос данных в систему бухгалтерского учета.
Длительность смены (интервал между отчетами об открытии и закрытии) — не более 24 часов, но не ограничен одним днем. То есть ее можно открыть вечером в понедельник, а закрыть после обеда во вторник. Если с момента открытия смены проходит более 24 часов, ФН временно блокируется. ККТ выдает ошибку. Дальнейшая работа возможна после закрытия и повторного открытия смены.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней. В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Х-отчет можно снимать неограниченное количество раз. Он показывает операции, проведенные в течение смены, а также их суммы. Его используют и для отслеживания выручки. Х-отчет не входит в перечень обязательных документов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой, но позволяет своевременно устранить нарушения, а значит, избежать штрафов. Он отражает:
- сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период;
- общий итог по продажам;
- количество и сумму оплаты наличными и безналичным способом;
- количество продаж за смену;
- число проведенных операций по возвратам, их суммы;
- общее количество напечатанных чеков.
Х-отчет можно снять только за текущую смену, а также сформировать по узким показателям:
- по чекам и наличности — количество с суммами;
- по кассирам — группировка информации по выручке каждого сотрудника;
- по отделам — данные о продажах по каждому подразделению;
- по товарным позициям — для отслеживания остатков;
- по активности продаж — операции за разные временные периоды.
Х-отчет по времени продаж позволяет определить пиковую активность клиентов.
Кассовый отчет о закрытии ФН
Фискальный накопитель (ФН) устанавливается в специальный отсек в корпусе онлайн-кассы и предназначен для шифрования, защиты и хранения данных. Имеет ограниченный срок службы (13, 15 или 36 месяцев). По завершении периода действия требует замены. Кассир должен закрыть архив использованного накопителя, сформировав соответствующий отчет, установить новый чип и перерегистрировать кассу в налоговой (в связи с заменой ФН).
Отчет о закрытии архива фискального накопителя также понадобится, если предприниматель снимает ККТ с учета, заканчивается ресурс памяти накопителя (даже если срок действия не завершен) и по другим причинам. Реквизиты документа указаны в табл. №№ 31, 69, 124 Приказа. Перед его формированием нужно убедиться в отсутствии непереданных данных (снять отчет о текущем состоянии расчетов).
Нужно ли хранить отчеты онлайн-кассы
Обязанность по хранению фискальных накопителей после закрытия их архива лежит на предпринимателе. ФН нельзя уничтожать или выбрасывать в течение 5 лет. А нужно ли хранить отчеты, сформированные с помощью онлайн-кассы?
После внедрения новой кассовой дисциплины государство приняло решение отказаться от «бумажной волокиты». Фискальные документы в онлайн-режиме предприниматели передают в ФНС, в электронном виде они содержатся в памяти ФН, поэтому нет смысла хранить их бумажные аналоги.
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, есть ли возможность интеграции онлайн-кассы по АПИ?
Здравствуйте! Для интеграции через API нужно специальное приложение, навыки программирования. Самостоятельно это сделать, вероятнее всего, не получится. Уточните такую возможность у производителя вашей ККТ.
Добрый день. Подскажите, пожалуйста, налогообложения УСН, какой отчёт нужно сформировать за год для налоговой, чтоб посчитать уплату налога 6%? Ну и соответственно для себя, чтоб понять с какой суммы платить )
Уважаемая Ольга, по итогам прошедшего года нужно заполнить и сдать декларацию, делается это до 30 апреля. Вы должны учитывать доходы от продажи товаров или услуг. Например, вы заработали 150 000, именно эту сумму запишите в доходы УСН и заплатите с неё налог.
Если бы не утренний отчет, то как иначе контролировать все ли в порядке с вечера с кассой. У нас вот иногда закрытие смены зависало и мы только утром могли сориентироваться, что да как. Считаю, что отчет ынаоборот нам помогают. Вы тем более не в ручную их набираем, как в недалеком прошлом.
Я считаю, что очень детальные отчёты всё-таки не имеют никакого смысла. Да, закрытие смены, подсчёт всех продаж, закрытие смены и так далее — действительно важная вещь. Но, например, нет никакой необходимости в постоянном отчёте открытой смены. Да,фиксирование состояния кассы должно быть, но детальный отчёт смысла не имеет
Открытие смены необходимо для проверки кассы на работоспособность — печатается пробный чек для проверки четкости печати, качества обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала работы с ККТ пользователь может внести коррективы. Открытие смены является и точкой начала отсчета для Х-отчетов. Открытие смены сигнализирует о начале текущего рабочего периода.
Алекс, вы не правы. Отчет по открытой смене является базой для отчета по закрытию. Если касса не сможет выдать вам утренний отчет, вы же в принципе не сможете работать. Любая ошибка или глюк, произошедший за ночь и незамеченный без отчета, испортит вам весь рабочий день. Потом уже ничего наладить не сможете.