Федеральный оператор по продаже, подключению и обслуживанию контрольно-кассовой техники

Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу
Выберите свой город
Круглосуточно, без выходных

Заказать обратный звонок

Работа с кассовым аппаратом начинающим

192
0
08.09.2020
Рейтинг:

ФЗ-54 (далее — Закон) обязывает применять онлайн-кассы всех ИП и организаций, работающих в сфере ритейла, общепита и оказания услуг. Исключением выступают отдельные сферы деятельности, указанные в ст. 2 Закона, например, продажа газет в ларьках, изготовление металлической галантереи, присмотр за детьми и др.

Начинающим пользователям работа с кассовым аппаратом не доставит особых сложностей. Современные устройства отличаются удобным и понятным интерфейсом, что не требует длительного и сложного обучения. Как работать с ККМ, чтобы избежать штрафных санкций и поломок, рассмотрим в статье.

Обучим ваш персонал работе на ККМ!
Оставьте заявку и получите консультацию.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Работа с кассовым аппаратом: как подготовиться

Главные задачи кассовой техники — автоматизировать расчеты с клиентами и отправлять электронные документы в ФНС через интернет. ККТ выбирают, учитывая формат и объемы продаж, специфику товаров, номенклатуры, способ подключения к сети и т. д. Все устройства можно классифицировать на 4 группы:

  1. Мобильные. Компактные кассы с сенсорным дисплеем, предназначены для разъездной торговли и курьерских служб. Некоторые модели оснащаются модулем для эквайринга и встроенной камерой для считывания штрихкодов.
  2. Смарт-терминалы. В едином корпусе объединены все функциональные элементы: процессор с оперативной памятью, сенсорный экран (от 7 дюймов), принтер чеков и фискальный накопитель (ФН). Для отправки информации используются несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.
  3. POS-системы. Автоматизированный комплекс объединяет в себе фискальный регистратор, отдельный экран, программируемую клавиатуру, сканер штрихкодов, весы и денежный ящик. POS-система предназначена для полноценной автоматизации продаж в гипермаркетах. Высокая скорость печати позволяет обслуживать от 100 человек за смену без задержек и очередей.
  4. Автономные. Бюджетный кнопочный аппарат с мощным аккумулятором может работать без подзарядки до 7–10 часов, подходит для мобильных продаж и рыночных точек.

Независимо от выбранной модели, подготовка ККТ к работе предполагает стандартный порядок действий:

  1. Приобретение фискального накопителя (ФН) на 13/15 или 36 месяцев — это чип памяти, который записывает и хранит сведения о каждой покупке.
  2. Регистрация ККТ в ФНС (лично в отделении по месту ведения деятельности, удаленно через интернет, с помощью организаций-посредников).
  3. Выбор и заключение договора обслуживания с оператором фискальных данных (ОФД) — он получает информацию от кассы и отправляет в ФНС.

На завершающем этапе необходимо выполнить фискализацию. Процедуры для разных аппаратов могут отличаться, но суть одна — в настройках кассы пользователь должен указать свой ИНН, название ОФД, название предприятия и др. Только после этого можно вводить устройство в эксплуатацию и пробивать чеки.

Если в штате нет технических специалистов, фискализацию следует доверить специализированной компании. При вводе некорректного регистрационного номера или ИНН фискальный накопитель становится непригодным для дальнейшего использования, и его придется менять.

Как работать с кассовым аппаратом: нюансы установки

Работа с ККМ доступна даже для неопытных пользователей, с основными правилами эксплуатации можно ознакомиться в инструкции от производителя. Кассу можно применять только на месте осуществления расчетов с покупателем, за исключением следующих случаев:

  • торговля в интернете;
  • городской транспорт;
  • разъездная и разносная торговля;
  • доставка на дом;
  • услуги и работы, выполняемые вне основного офиса;
  • плата за жилье и коммуналку;
  • торгоматы, принимающие платежи за автоматизированные услуги (автомойки и др.);
  • организации, выдающие внутриотраслевые документы вместо чеков: туристические агентства, ломбарды и др.

В каждом из этих случаев разрешается применять один аппарат — поставить физический в офисе или арендовать облачную кассу у интегратора. В этом случае вместо выдачи бумажного чека можно использовать другие способы:

  • представление бланка строгой отчетности (БСО) с QR-кодом;
  • представление талона со ссылкой на сайт налоговой или ОФД, где можно получить электронную копию чека;
  • демонстрация QR-кода на экране мобильного устройства (клиент самостоятельно сканирует его с помощью приложения на своем смартфоне);
  • отправка электронного чека или ссылки, где его можно скачать, на номер телефона или e-mail покупателя.

Таким образом, компании с курьерской доставкой и службы, оказывающие услуги с выездом на дом, не обязаны снабжать кассами каждого сотрудника — достаточно поставить в головном офисе один аппарат и на нем пробивать все чеки.

Нужно ли подключать онлайн-кассу к интернету

Чтобы отправлять чеки в ФНС в режиме онлайн, ККМ должна быть подключена к сети одним из доступных способов:

  1. Ethernet. Полноценный проводной интернет целесообразно применять в кафе, ресторанах и других заведениях общепита, где посетители активно пользуются Wi-Fi. Также этот способ актуален для организаций, где в одном помещении размещена торговая точка и офис с бухгалтерией. Всем сотрудникам нужен стабильный сигнал для отправки отчетов и обмена сообщениями по электронной почте, поэтому рекомендуется протянуть интернет-кабель.
  2. Wi-Fi. Этот способ подходит для мелких розничных точек с одним кассовым аппаратом, где нецелесообразно прокладывать отдельный интернет-кабель, а также для павильонов в торговых центрах, где есть возможность подключиться к общей Wi-Fi-сети.
  3. Мобильный интернет (2G/3G/4G). Современные портативные кассы оснащаются модулем Wi-Fi и слотом для СИМ-карты, поэтому если поблизости не ни одной точки доступа, пользователь сможет подключиться к мобильному интернету.

Последний способ подойдет и для стационарных точек, где нет возможности проложить провод и подключиться по Wi-Fi. Большинство крупных операторов предлагает предпринимателям выгодные тарифы специально для кассовых аппаратов.

Принципы работы с ККМ

Способ управления кассой зависит от типа конструкции: на смарт-терминалах — через сенсорный дисплей, в POS-системах — с помощью клавиатуры. Во втором случае кассир может запрограммировать кнопочную панель под самые распространенные операции или товары. Как правило, устройство поставляется с уже предустановленной кассовой программой, которая выполняет следующие задачи:

  • добавление продукции в чек (посредством считывания штрихкода, поиска в справочнике по начальным буквам, с помощью панели избранных продуктов);
  • автоматический расчет сдачи;
  • применение скидок;
  • оформление возврата товара в магазин или отложенного чека;
  • прием смешанных платежей (наличными, картой, подарочным сертификатом или бонусами с карты лояльности);
  • автоматизация продажи весовой продукции.

Кроме кассовой программы, пользователям смарт-терминалов предоставляется доступ к фирменным веб-сервисам (облачным), в которых удобно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках, видеть прибыль, планировать закупки и формировать аналитику за конкретный период. Как пользоваться кассой:

  1. Покупатель платит за товар наличными или картой.
  2. Сведения о покупке передаются в ФН.
  3. ФН шифрует чек, сохраняет его и отправляет в кассовую программу, откуда она адресуется ОФД.
  4. После получения подтверждения от оператора касса печатает бумажный чек и по просьбе покупателя отправляет его на e-mail или номер телефона.

Вся процедура занимает считанные секунды.

При создании полноценного кассового узла в стационарной торговой точке к ККТ подключают дополнительные устройства:

После установки, регистрации и настройки техники владелец магазина дает сотрудникам инструкцию, как работать с кассовым аппаратом, и заключает с ними договор о полной материальной ответственности. Перед началом смены кассир получает от руководителя ключи от денежного лотка, средства на сдачу и размен.

Кассовые аппараты для любых сфер бизнеса. Доставка по всей России.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Как пользоваться кассой

Работа с кассовым аппаратом начинается с создания отчета об открытии смены. Документ формируется не с началом рабочего дня, а с первым расчетом, поэтому может быть распечатан в любое время суток.

По завершении смены пользователь должен сформировать кассовый отчет о ее закрытии. Если сделать это позднее чем через 24 часа после открытия, кассовый аппарат блокируется, и дальнейшая работа становится невозможной. Рассмотрим подробнее, как открыть и закрыть смену на кассовом аппарате.

Как включить кассовый аппарат

Перед началом смены кассир подключает стационарную ККМ к сети и проверяет наличие бумаги в устройстве. В случае с автономными и мобильными устройствами необходимо убедиться, что аппарат заряжен на 100 %. Например, на смарт-терминале МодульКасса для полной подзарядки потребуется около часа.

Большинство аппаратов предполагает простую и быструю замену расходных материалов по принципу «брось и печатай». Для печати используется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от возможностей модели, может варьироваться от 40 до 80 мм. Стандартный размер — 57 мм. Как поставить ленту в кассовый аппарат, рассмотрим на примере терминала Эвотор 7.3:

  1. Открыть крышку отсека чековой ленты, слегка потянув ее на себя.
  2. Ровно установить рулон.
  3. Вытянуть наружу свободный конец ленты через прорезь и закрыть крышку до щелчка.
  4. Включить терминал (кнопка на правой боковой панели).

В комплекте с ККТ поставляется инструкция, как подключить кассу и настроить ее для дальнейшей работы. Порядок действий зависит от конкретной модели и производителя.

Если рулон установлен правильно, на лицевой панели после включения устройства загорится зеленый индикатор. Если горит красный — рулон с бумагой нужно переустановить.

После включения ККМ распечатает чек самодиагностики. С его помощью пользователь проверяет, что все символы читаемы, а на документе нет белых полос и затемнений.

Как открыть кассу

С создания отчета об открытии начинается каждая новая смена на кассе. Без него ККТ не сможет печатать чеки. Документ автоматически отправляется ОФД и содержит в себе следующие данные: название, ИНН владельца, дату, время, адрес расчетов, информацию о кассире, который открыл смену и др. Существует два способа открытия кассы:

  1. Автоматический.
  2. Ручной.

На смарт-терминалах Эвотор и большинстве других современных аппаратов используется первый вариант — документ печатается автоматически в момент первой продажи или другой кассовой операции. Этот способ позволяет мгновенно начать обслуживание клиентов, достаточно активировать устройство и нажать на главном экране клавишу «Продажа». Затем необходимо добавить продукцию в чек, выбрать вариант оплаты (наличные или карта) и распечатать документ. Единственный минус — движение денег и товаров может осуществляться под именем другого сотрудника, если тот не успел выйти из своей учетной записи.

Второй способ предполагает принудительное создание документа перед проведением расчетов. В кассах Эвотор для этого необходимо зайти в меню Evotor POS, открыть раздел «Касса» и выбрать команду «Открыть смену».

Если за всю смену не было ни одной оплаты, то создавать документ по открытию не требуется.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Как закрыть смену на кассовом аппарате

Отчет о закрытии нужно создавать на кассе по завершении каждой суточной смены. Именно он дает информацию о чеках и других фискальных документах, которые не были отправлены ОФД. Если это произошло (например, по причине отсутствия интернета), у пользователя есть ровно 30 дней, чтобы решить проблему. Этот же отчет уведомит кассира о необходимости предстоящей замены ФН (если до конца срока действия остается меньше месяца).

Пошаговые действия по работе с кассовым аппаратом отличаются в зависимости от вида и модификации ККМ. Общий алгоритм для POS-системы и смарт-терминала следующий:

  1. Перейти в раздел кассовой программы «Закрытие кассы».
  2. Выбрать команду «Закрыть смену».
  3. Распечатать и подшить к бухгалтерской документации отчет о закрытии.

Для автономной кнопочной кассы процедура выглядит иначе. Рассмотрим ее на примере Меркурий 115Ф:

  1. Включить устройство и несколько раз нажать клавишу «РЕЖ» до появления на дисплее сообщения «Отчеты ФН».
  2. Нажать клавишу «Итог» (ИТ) и ввести пароль администратора (по умолчанию — 22).
  3. Подтвердить операцию «Закрытие смены» повторным нажатием клавиши ИТ.

Для Атол 91 Ф:

  1. Нажать клавишу «С».
  2. С помощью кнопки «Вниз» выбрать строчку «Закрытие смены».
  3. Ввести пароль администратора.
  4. Подтвердить действие кнопкой «Ввод».

Согласно ст. 4.1 Закона, кассовая смена не может продолжаться более 24 часов. По прошествии суток чеки будут формироваться без фискального признака, а владелец бизнеса рискует получить штраф. При этом отчет о закрытии разрешается формировать и по истечении суток с начала кассовой смены.

Как научиться работать на кассе

Производители торговой техники делают упор на простоту использования, но несмотря на это, работа за кассой в магазине требует обучения. Полученные навыки будут применимы для любой модели ККТ. Кроме основных кассовых операций, пользователю необходимо знать самые распространенные ошибки:

  1. Покупка проведена через терминал эквайринга, но не зафиксирована на кассе. Если используется автономный банковский терминал для приема карт, покупку придется пробивать дважды — на нем и на кассе. PIN-pad, подключенный к ККТ, получает от нее данные напрямую и освобождает кассира от двойной работы.
  2. Покупка оформлена через аппарат эквайринга, а в кассу занесена как наличная оплата. Итог — расхождение суммы в книге кассира и остатка в денежном ящике. Сверку рекомендуется выполнять до закрытия смены.
  3. Ввод некорректных данных в чеке. Проблему можно решить с помощью возвратного или чека коррекции. В обоих случаях придется аннулировать ошибочный документ, создать новый и отправить сообщение об ошибке в ИФНС.
  4. Программа уведомляет, что смена уже открыта. Скорее всего, пользователь забыл закрыть предыдущую смену.

Обучение работе на кассе возможно в режиме онлайн, одно из полезных видео доступно для ознакомления ниже.

Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин

Правильная эксплуатация сокращает вероятность выхода кассы из строя и позволяет сэкономить на ремонте. Во избежание штрафов и поломок при работе с ККМ необходимо соблюдать следующие правила техники безопасности:

  • заряжать мобильную кассу до 100 % и пользоваться, не подключая к зарядному устройству, пока ресурс аккумулятора не достиг 5–7 %;
  • использовать только «родную» зарядку;
  • подключать фискальный регистратор только с блоком бесперебойного питания, в противном случае при скачке напряжения аппарат может выйти из строя;
  • избегать резких движений при протягивании кассовой ленты — возможна поломка ролика или резака.

Кассы функционируют от сети или батареи. Перед подключением оператор обязан проверить исправность вилки, розетки и проводов. Во время замены ФН и кассовой ленты ККТ должна быть отключена от питания.

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет для вашего бизнеса.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования. Посмотреть весь каталог

Подпишитесь на обновления в один клик. У нас много полезной информации:

Добавить комментарий

Отправить комментарий



вверх
Подпишитесь на рассылку

Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
Каждые две недели честный обзор нового кассового
оборудования и программного обеспечения.

Есть вопросы?

Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
оборудование, решим технические сложности.

Задать вопрос
Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

Ваш телефон:

Укажите Ваш контактный телефон и
засекайте время!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Корзина

  • 1x {{product.title}}
    {{formatPrice(product.price)}}
    Remove

Итого {{formatPrice(total)}}

Оформить заказ