ФЗ-54 (далее — Закон) обязывает применять онлайн-кассы всех ИП и организаций, работающих в сфере ритейла, общепита и оказания услуг. Исключением выступают отдельные сферы деятельности, указанные в ст. 2 Закона, например, продажа газет в ларьках, изготовление металлической галантереи, присмотр за детьми и др.
Начинающим пользователям работа с кассовым аппаратом не доставит особых сложностей. Современные устройства отличаются удобным и понятным интерфейсом, что не требует длительного и сложного обучения. Как работать с ККМ, чтобы избежать штрафных санкций и поломок, рассмотрим в статье.
Работа с кассовым аппаратом: как подготовиться
Главные задачи кассовой техники — автоматизировать расчеты с клиентами и отправлять электронные документы в ФНС через интернет. ККТ выбирают, учитывая формат и объемы продаж, специфику товаров, номенклатуры, способ подключения к сети и т. д. Все устройства можно классифицировать на 4 группы:
- Мобильные. Компактные кассы с сенсорным дисплеем, предназначены для разъездной торговли и курьерских служб. Некоторые модели оснащаются модулем для эквайринга и встроенной камерой для считывания штрихкодов.
- Смарт-терминалы. В едином корпусе объединены все функциональные элементы: процессор с оперативной памятью, сенсорный экран (от 7 дюймов), принтер чеков и фискальный накопитель (ФН). Для отправки информации используются несколько вариантов подключения: Ethernet, Wi-Fi, 2G/3G/4G.
- POS-системы. Автоматизированный комплекс объединяет в себе фискальный регистратор, отдельный экран, программируемую клавиатуру, сканер штрихкодов, весы и денежный ящик. POS-система предназначена для полноценной автоматизации продаж в гипермаркетах. Высокая скорость печати позволяет обслуживать от 100 человек за смену без задержек и очередей.
- Автономные. Бюджетный кнопочный аппарат с мощным аккумулятором может работать без подзарядки до 7–10 часов, подходит для мобильных продаж и рыночных точек.
Независимо от выбранной модели, подготовка ККТ к работе предполагает стандартный порядок действий:
- Приобретение фискального накопителя (ФН) на 13/15 или 36 месяцев — это чип памяти, который записывает и хранит сведения о каждой покупке.
- Регистрация ККТ в ФНС (лично в отделении по месту ведения деятельности, удаленно через интернет, с помощью организаций-посредников).
- Выбор и заключение договора обслуживания с оператором фискальных данных (ОФД) — он получает информацию от кассы и отправляет в ФНС.
На завершающем этапе необходимо выполнить фискализацию. Процедуры для разных аппаратов могут отличаться, но суть одна — в настройках кассы пользователь должен указать свой ИНН, название ОФД, название предприятия и др. Только после этого можно вводить устройство в эксплуатацию и пробивать чеки.
Если в штате нет технических специалистов, фискализацию следует доверить специализированной компании. При вводе некорректного регистрационного номера или ИНН фискальный накопитель становится непригодным для дальнейшего использования, и его придется менять.
Как работать с кассовым аппаратом: нюансы установки
Работа с ККМ доступна даже для неопытных пользователей, с основными правилами эксплуатации можно ознакомиться в инструкции от производителя. Кассу можно применять только на месте осуществления расчетов с покупателем, за исключением следующих случаев:
- торговля в интернете;
- городской транспорт;
- разъездная и разносная торговля;
- доставка на дом;
- услуги и работы, выполняемые вне основного офиса;
- плата за жилье и коммуналку;
- торгоматы, принимающие платежи за автоматизированные услуги (автомойки и др.);
- организации, выдающие внутриотраслевые документы вместо чеков: туристические агентства, ломбарды и др.
В каждом из этих случаев разрешается применять один аппарат — поставить физический в офисе или арендовать облачную кассу у интегратора. В этом случае вместо выдачи бумажного чека можно использовать другие способы:
- представление бланка строгой отчетности (БСО) с QR-кодом;
- представление талона со ссылкой на сайт налоговой или ОФД, где можно получить электронную копию чека;
- демонстрация QR-кода на экране мобильного устройства (клиент самостоятельно сканирует его с помощью приложения на своем смартфоне);
- отправка электронного чека или ссылки, где его можно скачать, на номер телефона или e-mail покупателя.
Таким образом, компании с курьерской доставкой и службы, оказывающие услуги с выездом на дом, не обязаны снабжать кассами каждого сотрудника — достаточно поставить в головном офисе один аппарат и на нем пробивать все чеки.
Нужно ли подключать онлайн-кассу к интернету
Чтобы отправлять чеки в ФНС в режиме онлайн, ККМ должна быть подключена к сети одним из доступных способов:
- Ethernet. Полноценный проводной интернет целесообразно применять в кафе, ресторанах и других заведениях общепита, где посетители активно пользуются Wi-Fi. Также этот способ актуален для организаций, где в одном помещении размещена торговая точка и офис с бухгалтерией. Всем сотрудникам нужен стабильный сигнал для отправки отчетов и обмена сообщениями по электронной почте, поэтому рекомендуется протянуть интернет-кабель.
- Wi-Fi. Этот способ подходит для мелких розничных точек с одним кассовым аппаратом, где нецелесообразно прокладывать отдельный интернет-кабель, а также для павильонов в торговых центрах, где есть возможность подключиться к общей Wi-Fi-сети.
- Мобильный интернет (2G/3G/4G). Современные портативные кассы оснащаются модулем Wi-Fi и слотом для СИМ-карты, поэтому если поблизости не ни одной точки доступа, пользователь сможет подключиться к мобильному интернету.
Последний способ подойдет и для стационарных точек, где нет возможности проложить провод и подключиться по Wi-Fi. Большинство крупных операторов предлагает предпринимателям выгодные тарифы специально для кассовых аппаратов.
Принципы работы с ККМ
Способ управления кассой зависит от типа конструкции: на смарт-терминалах — через сенсорный дисплей, в POS-системах — с помощью клавиатуры. Во втором случае кассир может запрограммировать кнопочную панель под самые распространенные операции или товары. Как правило, устройство поставляется с уже предустановленной кассовой программой, которая выполняет следующие задачи:
- добавление продукции в чек (посредством считывания штрихкода, поиска в справочнике по начальным буквам, с помощью панели избранных продуктов);
- автоматический расчет сдачи;
- применение скидок;
- оформление возврата товара в магазин или отложенного чека;
- прием смешанных платежей (наличными, картой, подарочным сертификатом или бонусами с карты лояльности);
- автоматизация продажи весовой продукции.
Кроме кассовой программы, пользователям смарт-терминалов предоставляется доступ к фирменным веб-сервисам (облачным), в которых удобно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках, видеть прибыль, планировать закупки и формировать аналитику за конкретный период. Как пользоваться кассой:
- Покупатель платит за товар наличными или картой.
- Сведения о покупке передаются в ФН.
- ФН шифрует чек, сохраняет его и отправляет в кассовую программу, откуда она адресуется ОФД.
- После получения подтверждения от оператора касса печатает бумажный чек и по просьбе покупателя отправляет его на e-mail или номер телефона.
Вся процедура занимает считанные секунды.
При создании полноценного кассового узла в стационарной торговой точке к ККТ подключают дополнительные устройства:
После установки, регистрации и настройки техники владелец магазина дает сотрудникам инструкцию, как работать с кассовым аппаратом, и заключает с ними договор о полной материальной ответственности. Перед началом смены кассир получает от руководителя ключи от денежного лотка, средства на сдачу и размен.
Как пользоваться кассой
Работа с кассовым аппаратом начинается с создания отчета об открытии смены. Документ формируется не с началом рабочего дня, а с первым расчетом, поэтому может быть распечатан в любое время суток.
По завершении смены пользователь должен сформировать кассовый отчет о ее закрытии. Если сделать это позднее чем через 24 часа после открытия, кассовый аппарат блокируется, и дальнейшая работа становится невозможной. Рассмотрим подробнее, как открыть и закрыть смену на кассовом аппарате.
Как включить кассовый аппарат
Перед началом смены кассир подключает стационарную ККМ к сети и проверяет наличие бумаги в устройстве. В случае с автономными и мобильными устройствами необходимо убедиться, что аппарат заряжен на 100 %. Например, на смарт-терминале МодульКасса для полной подзарядки потребуется около часа.
Большинство аппаратов предполагает простую и быструю замену расходных материалов по принципу «брось и печатай». Для печати используется однослойная термобумага. Ширина ленты зависит от возможностей модели, может варьироваться от 40 до 80 мм. Стандартный размер — 57 мм. Как поставить ленту в кассовый аппарат, рассмотрим на примере терминала Эвотор 7.3:
- Открыть крышку отсека чековой ленты, слегка потянув ее на себя.
- Ровно установить рулон.
- Вытянуть наружу свободный конец ленты через прорезь и закрыть крышку до щелчка.
- Включить терминал (кнопка на правой боковой панели).
В комплекте с ККТ поставляется инструкция, как подключить кассу и настроить ее для дальнейшей работы. Порядок действий зависит от конкретной модели и производителя.
Если рулон установлен правильно, на лицевой панели после включения устройства загорится зеленый индикатор. Если горит красный — рулон с бумагой нужно переустановить.
После включения ККМ распечатает чек самодиагностики. С его помощью пользователь проверяет, что все символы читаемы, а на документе нет белых полос и затемнений.
Как открыть кассу
С создания отчета об открытии начинается каждая новая смена на кассе. Без него ККТ не сможет печатать чеки. Документ автоматически отправляется ОФД и содержит в себе следующие данные: название, ИНН владельца, дату, время, адрес расчетов, информацию о кассире, который открыл смену и др. Существует два способа открытия кассы:
- Автоматический.
- Ручной.
На смарт-терминалах Эвотор и большинстве других современных аппаратов используется первый вариант — документ печатается автоматически в момент первой продажи или другой кассовой операции. Этот способ позволяет мгновенно начать обслуживание клиентов, достаточно активировать устройство и нажать на главном экране клавишу «Продажа». Затем необходимо добавить продукцию в чек, выбрать вариант оплаты (наличные или карта) и распечатать документ. Единственный минус — движение денег и товаров может осуществляться под именем другого сотрудника, если тот не успел выйти из своей учетной записи.
Второй способ предполагает принудительное создание документа перед проведением расчетов. В кассах Эвотор для этого необходимо зайти в меню Evotor POS, открыть раздел «Касса» и выбрать команду «Открыть смену».
Если за всю смену не было ни одной оплаты, то создавать документ по открытию не требуется.
Как закрыть смену на кассовом аппарате
Отчет о закрытии нужно создавать на кассе по завершении каждой суточной смены. Именно он дает информацию о чеках и других фискальных документах, которые не были отправлены ОФД. Если это произошло (например, по причине отсутствия интернета), у пользователя есть ровно 30 дней, чтобы решить проблему. Этот же отчет уведомит кассира о необходимости предстоящей замены ФН (если до конца срока действия остается меньше месяца).
Пошаговые действия по работе с кассовым аппаратом отличаются в зависимости от вида и модификации ККМ. Общий алгоритм для POS-системы и смарт-терминала следующий:
- Перейти в раздел кассовой программы «Закрытие кассы».
- Выбрать команду «Закрыть смену».
- Распечатать и подшить к бухгалтерской документации отчет о закрытии.
Для автономной кнопочной кассы процедура выглядит иначе. Рассмотрим ее на примере Меркурий 115Ф:
- Включить устройство и несколько раз нажать клавишу «РЕЖ» до появления на дисплее сообщения «Отчеты ФН».
- Нажать клавишу «Итог» (ИТ) и ввести пароль администратора (по умолчанию — 22).
- Подтвердить операцию «Закрытие смены» повторным нажатием клавиши ИТ.
Для Атол 91 Ф:
- Нажать клавишу «С».
- С помощью кнопки «Вниз» выбрать строчку «Закрытие смены».
- Ввести пароль администратора.
- Подтвердить действие кнопкой «Ввод».
Согласно ст. 4.1 Закона, кассовая смена не может продолжаться более 24 часов. По прошествии суток чеки будут формироваться без фискального признака, а владелец бизнеса рискует получить штраф. При этом отчет о закрытии разрешается формировать и по истечении суток с начала кассовой смены.
Как научиться работать на кассе
Производители торговой техники делают упор на простоту использования, но несмотря на это, работа за кассой в магазине требует обучения. Полученные навыки будут применимы для любой модели ККТ. Кроме основных кассовых операций, пользователю необходимо знать самые распространенные ошибки:
- Покупка проведена через терминал эквайринга, но не зафиксирована на кассе. Если используется автономный банковский терминал для приема карт, покупку придется пробивать дважды — на нем и на кассе. PIN-pad, подключенный к ККТ, получает от нее данные напрямую и освобождает кассира от двойной работы.
- Покупка оформлена через аппарат эквайринга, а в кассу занесена как наличная оплата. Итог — расхождение суммы в книге кассира и остатка в денежном ящике. Сверку рекомендуется выполнять до закрытия смены.
- Ввод некорректных данных в чеке. Проблему можно решить с помощью возвратного или чека коррекции. В обоих случаях придется аннулировать ошибочный документ, создать новый и отправить сообщение об ошибке в ИФНС.
- Программа уведомляет, что смена уже открыта. Скорее всего, пользователь забыл закрыть предыдущую смену.
Обучение работе на кассе возможно в режиме онлайн, одно из полезных видео доступно для ознакомления ниже.
Правила эксплуатации контрольно-кассовых машин
Правильная эксплуатация сокращает вероятность выхода кассы из строя и позволяет сэкономить на ремонте. Во избежание штрафов и поломок при работе с ККМ необходимо соблюдать следующие правила техники безопасности:
- заряжать мобильную кассу до 100 % и пользоваться, не подключая к зарядному устройству, пока ресурс аккумулятора не достиг 5–7 %;
- использовать только «родную» зарядку;
- подключать фискальный регистратор только с блоком бесперебойного питания, в противном случае при скачке напряжения аппарат может выйти из строя;
- избегать резких движений при протягивании кассовой ленты — возможна поломка ролика или резака.
Кассы функционируют от сети или батареи. Перед подключением оператор обязан проверить исправность вилки, розетки и проводов. Во время замены ФН и кассовой ленты ККТ должна быть отключена от питания.
