Кассовая книга при онлайн-кассе в 2018 году

ФЗ-54 коснулся не только обновления контрольно-кассовой техники (далее - ККТ), но и прилагающейся к ней документации. Теперь большая часть кассовых документов формируется в онлайн-кассах автоматически и не требует ручного заполнения. Кассовая книга и приходные и расходные ордера остались обязательными. Как правильно вести документацию в 2018 году при использовании новых кассовых аппаратов, читайте в нашей статье.

Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы

После принятия 54-ФЗ, документооборот на предприятиях, использующих кассовые аппараты, претерпел изменения. Теперь руководители могут отказаться от ведения первичных документов по учету денежных расчетов, в соответствии с письмом ФНС России от 29.09.2016 № ЕД-4-20/18059. С подробным перечнем можно ознакомиться в п.1. п.п.1.1. Постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Это 9 унифицированных форм, среди которых — журнал (книга) кассира-операциониста. Теперь данные формируются автоматически и отправляются в контролирующие органы через интернет.

Книга кассира-операциониста для онлайн-кассы

Книга кассира-операциониста в 2018 году для онлайн-касс может заполняться по желанию предпринимателей. В документе отражается получение и выдача наличных, оформление должно соответствовать форме КМ-4 (подробное описание указано в Постановлении). Журнал заполняется по шаблону, сведения вносятся каждый день. Подробнее о правильном заполнении книги кассира-операциониста в 2018 году смотрите в следующем видео:

Обязательной к заполнению в юридических организациях осталась следующая документация:

• кассовая книга — документ, в котором ведут учет полученных и потраченных средств, например, выручку организации, сдачу средств в банк и прочее.
• Приходный кассовый ордер (ПКО) — бланк, который заполняется при получении денег.
• Расходный кассовый ордер (РКО) — бланк, заполняется при выдаче средств из кассовой машины.

Для индивидуальных предпринимателей предусмотрено освобождение от заполнения документов — они могут заниматься этим по желанию и для удобства внутреннего учета, даже если ведут розничную торговлю.

Кассовая книга для онлайн-кассы: порядок заполнения, действия кассира

Книгу можно вести двумя способами: бумажным и электронным. Главным условием является соответствие унифицированной форме КО-4 или утвержденному шаблону в учетной политике. При выборе первого варианта, заверение записей происходит посредством электронной подписи. Также книгу нужно распечатать, прошить и заверить печатью и подписями должностных лиц.

Основные правила заполнения кассовой книги:

• информация вносится ответственным лицом или кассиром.
• Документ заполняется раз в день, если в этот день осуществляется проведение средств.
• В книгу записываются сведения о движении наличности в кассе. В конце дня фиксируется полученный остаток и сравнивается с реальным наличием средств в онлайн-кассе и допускаемым лимитом.
• Данные в кассовой книге должны сходиться с приходными и расходными ордерами.
• Правки можно делать в бумажном варианте книги: необходимо зачеркнуть неверное значение, написать новое и заверить у должностного лица. Исправлять значения в ПКО и РКО нельзя.
• Количество кассовых книг зависит от наличия подразделений у организации.

Кассовую книгу в 2018 году обязательно вести, даже если онлайн-касса присутствует не на торговой точке, а на предприятии, где совершается выдача:

• заработной платы сотрудникам;
• командировочных;
• денег под отчет.

для маркировки

Меркурий 185Ф

8 625 ₽

Быстрый просмотр

Согласно правилам, порядок действий кассира такой:

1. Сотрудник подсчитывает итог и остаток в кассе на конец дня, проверяет соответствие лимиту.
2. После подведения итогов кассир передает бухгалтеру отчет, ПКО и РКО.
3. Бухгалтер проверяет сведения и заверяет своей подписью в кассовой книге.

Если документы формируются на компьютере, записи распечатываются, ставится подпись кассира и бухгалтера. Также возможен вариант хранения книги на компьютере, если она заверена электронной подписью и обеспечен безопасный доступ к документации. Как правило, в таких случаях книга ведется в специальных программах учета (1С, Налогоплательщик ЮЛ и прочие).

Штрафы за отсутствие или неправильное ведение кассовой книги при онлайн-кассе

Если компания не ведет записи, Федеральная налоговая служба (далее - ФНС) вправе оштрафовать юрлицо на 40 000 - 50 000 руб. и должностное лицо на 4 000 - 5 000 руб., согласно ст. 15.1 КоАП РФ. Малые предприятия не устанавливают лимит, но не освобождаются от заполнения кассовой книги.

Индивидуальные предприниматели могут не опасаться наказания, так как ведут книгу по желанию. ИП также освобождены от лимита кассы. Для ведения внутреннего учета, в таком случае, можно использовать платежные ведомости (для контроля выдачи заработной платы сотрудникам), кассовые чеки, бланки строгой отчетности и отчеты о закрытии смены. Также операторы фискальных данных, с которыми предприниматели заключают договор на обслуживание, предлагают своим клиентам приложения для отслеживания движения финансов. Некоторые компании разрабатывают специальные ресурсы, в которых отражена выручка, средний чек, графики продаж и прочее.

Если сведения несвоевременно вносятся в кассовую книгу или записи не соответствуют действительности, налоговая также вправе оштрафовать ее владельца. Контролировать ведение документации должен руководитель или главный бухгалтер компании.

Кассовая книга не используется для записи финансовых операций при эквайринге (оплата товаров и услуг с помощью безналичного способа расчета). Такая выручка сразу попадает на счет организации и не влияет на лимит кассы.