Как работает онлайн-касса, как выглядит и на что обращать внимание при ее выборе

Новые нормы законодательства РФ, регулирующие кассовые расчеты, предписывают организациям и предпринимателям переходить на новые так называемые онлайн-кассы.

Что из себя представляет, как работает онлайн-касса и о чем следует знать перед тем, как организовать переход на новый тип контрольно-кассовой техники?

Как выглядит онлайн-касса

Онлайн-касса в большинстве случаев выглядит как привычная всем обычная касса магазина, однако, имеющая особую функцию, которая заключается в передаче через интернет сведений о принятых на кассе платежах в Налоговую службу, а также, при необходимости, на электронный ящик покупателя либо в виде SMS на его телефон.

Данная функция онлайн-кассы дает возможность:

• налоговой службе — не проводить проверку кассовых аппаратов (как это происходило до законодательного введения онлайн-касс);
• покупателю — не беспокоиться о том, что бумажный чек об оплате товара потеряется;
• владельцу торговой точки — не заполнять многие виды отчетности по принятым платежам (в частности, Z-отчет).

Выполнение соответствующей функции обеспечивает ключевой технологический элемент онлайн-кассы — фискальный накопитель. Он передает данные о платежах оператору фискальных данных (ОФД), который, определенным образом обработав их, направляет данные в ФНС. Фискальный накопитель также отвечает за передачу электронного чека покупателю по тем или иным каналам связи.

Изучим то, какими бывают онлайновые кассы.

Их виды

Как мы отметили выше, онлайн-касса — это, фактически, тот же самый кассовый аппарат, только лишь дополненный функциональностью фискального накопителя. Таким образом, классификация онлайн-касс может осуществляться, в принципе, по тем же критериям, что и в случае с традиционными разновидностями кассовой техники. То есть, онлайн-касса может быть представлена, к примеру:

1. Автономной POS-системой (в общем случае не требующей подключения к компьютеру или планшету, поскольку в ней есть все необходимые инструменты и средства управления платежами — клавиатура, экран, программное обеспечение и т.д.).

2. Контрольно-кассовой машиной пассивного типа (подключаемой к ПК или планшету, но при необходимости способной функционировать автономно). При этом, на компьютере или планшете должны быть установлены специальные программы для управления платежами.

3. Фискальным регистратором (который обязательно требует подключения к ПК или планшету со специальным ПО).

Можно отметить, что эксперты ожидают появления особого вида онлайн-касс, подлежащих использованию интернет-магазинами. Данные устройства, как предполагается, будут функционировать в автоматическом режиме — так, чтобы по принятии платежа от клиента банковской картой (основным инструментом прямых расчетов между клиентом и покупателем в интернет-магазинах) без участия продавца данные о платеже были направлены в ФНС и самому покупателю - как в случае, если бы человек рассчитывался в обычной кассе.

На рынке появляется все больше решений, оптимизированных для использования как раз таки в режиме онлайн-касс. Несмотря на то, что большинство задач, предопределяемых спецификой расчета по новым требованиям законодательства, может быть успешно решено с помощью традиционного оборудования, соответствующие инновационные продукты могут существенно облегчать для продавцов проведение основных торговых операций.

К таким инновационным решениям можно отнести, к примеру, онлайн-кассы в формате смарт-терминалов, которые, с одной стороны, характеризуются простотой инсталляции и пользования, с другой — обладают достаточной технологичностью для обеспечения торговли в соответствии с требованиями законодательства о применении онлайн-касс.

Все отмеченные устройства объединяет общий атрибут — наличие фискального накопителя, о котором мы сказали выше. Его наличие — главный критерий признания кассы «онлайновой». Если фискального накопителя в кассе нет — то она превращается в обычную.

Как работает онлайн-касса и нюансы их использования

Процесс пользования онлайн-кассами принципиально ничем не отличается от задействования традиционных кассовых аппаратов. Фискальный накопитель — девайс, который, собственно, превращает обычную кассу в онлайновую, функционирует практически автономно от пользователя. Главное — правильно настроить его в соответствии с документацией, а также отслеживать то, не истек ли его срок эксплуатации.

Но, тем не менее, существует ряд нюансов, характеризующих применение именно онлайновых касс: на них полезно обратить внимание.

Прежде всего, следует иметь в виду, что в ряде случаев магазину может потребоваться заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе. На практике это делает, как правило, специалист сервисного центра, через который приобретена ККТ или фискальный накопитель как ключевой ее компонент.

Для того, чтобы заменить устройство ФН-1 по гарантии, необходимо:

• сформировать заявку на замену накопителя (в которой будут отражаться сведения о неисправности);
• направить поставщику извлеченный из онлайновой кассы и не работающий накопитель, сопроводительные документы к нему (паспорт устройства, акт о вводе накопителя в эксплуатацию).

Поставщик в течение 15 дней после получения неработающего накопителя и документации должен прислать новое устройство или же направить торговой организации мотивированный отказ в гарантийной замене фискального накопителя.

После того, как у устройства ФН-1 закончился срок эксплуатации, его нельзя сразу выбрасывать: фискальный накопитель подлежит хранению в течение 5 лет. И только после этого его можно утилизировать, обязательно вынув литиевую батарейку и сдав ее в специальный пункт приема использованных элементов электропитания. Предприятие также должно составить акт утилизации фискального накопителя.

Обмен данными между фирмой и ОФД предполагает обязательное заключение договора с соответствующей организацией. В ряде случаев это может быть возможно, только если инфраструктура торговой точки соответствует требованиям, определенным ОФД.

В частности, данные требования могут касаться программного обеспечения, используемому на онлайн-кассе (как правило, в таких случаях речь идет о требованиях к ПО, которое отвечает за шифрование данных).

Так, например, если магазин использует онлайн-кассу в формате контрольно-кассовой машины пассивного типа, подключенной к ПК, то на данном компьютере может потребоваться установка специальных шифровальных программ — таких как, например, КриптоПро, отдельных драйверов для подключаемого оборудования.

ОФД может определить требования и для торгового ПО. Это могут быть, к примеру, требования к соответствующему программному обеспечению в части:

• передачи сведений о ценах на товары (с учетом возможных скидок или, наоборот, надбавок);
• отражения на чеке, выдаваемом покупателю, сведений о товаре;
• формирования и направления в ОФД чека коррекции;
• отправки электронного кассового чека покупателю на e-mail или по SMS.

В ряде случаев от соответствующего ПО также может требоваться:

• формирование основных отчетов — например, об открытии, закрытии смены;
• печать QR-кода на чеке.

Платежное ПО, используемое организацией, может соответствовать данным требованиям полностью или частично. О возможности его применения при взаимодействии с конкретным ОФД руководству магазина нужно обсуждать с представителями данной организации.

Следующее условие организации обмена данными между магазином и ОФД — наличие у торговой точки квалифицированной электронно-цифровой подписи.

Электронная подпись в данном случае нужна для того, чтобы однозначно удостоверять отправку платежных данных от конкретного магазина. Фискальный накопитель включает средства шифрования, но не содержит интерфейсов, заменяющих квалифицированную электронную подпись.

Теперь — о критериях выбора таких онлайн-касс.

Как выбрать новую ККТ

Выше мы рассмотрели основную классификацию решений, о которых идет речь — в целом она соответствует классификации традиционной кассовой техники, и те критерии, что сложились в отношении выбора оптимального кассового аппарата, в целом, применимы и для выбора онлайн-касс.

Так, прежде всего, нужно выяснить, сможет ли покупаемое устройство отражать операции по всем видам товаров, представленных на прилавках магазина. Если среди них присутствует алкогольная продукция, то кассы должны быть подключены к системе ЕГАИС.

Данная система также требует оформления ЭЦП — причем, нужно иметь в виду, что ЭЦП для ЕГАИС не подойдет для онлайновой кассы. Придется, таким образом, оформлять 2 электронные подписи.

Следующий критерий — возможное количество операций с товарами. Если оно — небольшое, то для фирмы подойдет самая простая онлайн-касса, рассчитанная на обработку порядка 100 товарных позиций и распечатку порядка 100 чеков в день. Девайс соответствующего типа будет стоит порядка 20-22 тыс. рублей (к таким решениям можно отнести, к примеру, кассовый аппарат ККТ «ЭЛВЕС-МФ» ).

Если в ассортименте магазина — порядка 1000 товарных позиций, то понадобится уже аппарат подороже. Например — такой как смарт-терминал «Стандарт ФН» от фирмы «Эвотор». Он стоит около 30 тыс. рублей.

При очень большом количестве товарных позиций можно использовать онлайн-кассу в формате:

• фискального регистратора, подключаемого к ПК (например, решение АТОЛ FPrint-22ПТК, стоимостью порядка 35 тыс. рублей);
• многофункционального POS-терминала (например, из серии ForPOSt — их стоимость может превышать 100 тыс. рублей).

В первом случае магазину, возможно, потребуется докупить специальное ПО. В числе самых оптимальных решений в данном случае — программа 1С: Розница. Она позволяет формировать платежные операции так, чтобы они были успешно отражены в торговой системе в соответствии с требованиями законодательства об использовании ККТ.

Обеспечить функционирование контрольно-кассовой техники в режиме онлайн-кассы владелец магазина может, осуществив модернизацию обычного аппарата (то есть, инсталлировав в него устройство ФН-1) или же купив готовую онлайн-кассу. Но как ему лучше поступить?

Меркурий 115Ф

8 663 ₽ 7 875 ₽

Быстрый просмотр

Эвотор 7.2

25 877 ₽ 24 600 ₽

Быстрый просмотр

Что лучше: модернизировать старую кассу или купить новую?

Существуют аргументы и за и против каждого варианта организации платежей магазином в формате онлайн-кассы. Но, так или иначе, основным критерием здесь будут возможные расходы.

Так, модернизация имеющейся ККТ предполагает следующие расходы:

• закупку устройства ФН-1 у поставщика (его отпускная цена — 6000 рублей);
• оснащение устройства модулем обмена данными с интернетом (его стоимость — около 5 000 рублей);
• установка новой электронной платы — той, которая подходит для девайса ФН-1 (это стоит порядка 5000 рублей);
• перепрошивка кассового аппарата, обновление документации (стоимость — порядка 7000 рублей).

Таким образом, модернизация кассового аппарата будет стоить около 23 000 рублей. Данные расходы, в целом, сопоставимы с покупкой многих функциональных разновидностей готовых онлайн-касс. Но если, к примеру, в магазине уже закуплена мощная POS-система за 100 тыс. рублей, то, конечно, выгоднее ее доработать.

Как правило, чем современнее кассовый аппарат, тем проще адаптировать его под использование в качестве онлайн-кассы, тем меньшей действий (сложных технологически) потребуется произвести при установки в контрольно-кассовую технику фискального накопителя.

Кроме того, следует иметь в виду, что гарантия при установке ФН-1 распространяется только на соответствующий накопитель и те технологические компоненты, что дополняют его. Поэтому, если какая либо из деталей кассового аппарата, не относящаяся к ключевым компонентам ККТ, выйдет из строя — ее замена также, скорее всего, будет сопровождаться расходами для магазина.

Указанный перечень расходов — очень обобщенный. Модернизация некоторых кассовых аппаратов может обойтись как существенно дешевле, так и намного дороже. Поэтому, в любом случае при принятии решения об установке аппарата следует запрашивать дополнительные консультации у сервисного центра, в котором будут закупаться компоненты для модернизации ККТ.

Прочие расходы

Раз уж мы говорим о расходах фирмы на закупку новой или модернизацию имеющейся ККТ — полезно будет немного изучить то, какие еще издержки могут сопровождать установку и обслуживание магазином онлайн-кассы.

Прежде всего — это плата по договору с ОФД. Данные организации работают на коммерческой основе. Их услуги, как правило, оплачиваются по годовой абонентской плате, величина которой составляет порядка 3 тыс. рублей. Конкретная стоимость услуг ОФД определяется перечнем сервисов, доступных пользователю.

Еще одна статья издержек — оплата интернета. Для юрлиц она может обойтись существенно дороже, чем для граждан. Главные требования к интернет-каналу очевидны: высокая скорость и стабильность.

Оплата пересылки СМС  с электронным чеком, которые продавец обязан отправить на телефон покупателя по его просьбе.

Можно отметить, что фискальный накопитель в течение довольно длительного времени — 30 дней, может хранить в памяти данные о платежных операциях, даже если интернет отсутствует. Но покупатель может потребовать отправки электронного чека здесь и сейчас — если магазин откажет, то это не лучшим образом скажется на лояльности потребителя. ФНС также, вероятно, обратит повышенное внимание к деятельности магазина, если с его стороны будут наблюдаться систематические перебои в передаче платежных данных с онлайн-касс.

Разумеется, следует иметь в виду, что фирмам, работающим по общей системе налогообложения (пока что — и тем, что используют спецрежимы) фактически, ежегодно (в перспективе - раз в 3 года) придется менять фискальный накопитель — покупая новый, равно как и тратиться на услуги по его установке компетентным специалистам.