Онлайн-касса: как выглядит и работает, расходы на модернизацию и эксплуатацию
Федеральный оператор по продаже, подключению и обслуживанию контрольно-кассовой техники

Ваш город - Работаем по всей России
Да, верноДругой городпродолжить работу
Выберите свой город
Круглосуточно, без выходных

Заказать обратный звонок

Как работает онлайн-касса, как выглядит и на что обращать внимание при ее выборе

7094
4
22.02.2017
Рейтинг:

Новые нормы законодательства РФ, регулирующие кассовые расчеты, предписывают организациям и предпринимателям переходить на новые так называемые онлайн-кассы.

Что из себя представляет, как работает онлайн-касса и о чем следует знать перед тем, как организовать переход на новый тип контрольно-кассовой техники?

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Как выглядит онлайн-касса

Онлайн-касса в большинстве случаев выглядит как привычная всем обычная касса магазина, однако, имеющая особую функцию, которая заключается в передаче через интернет сведений о принятых на кассе платежах в Налоговую службу, а также, при необходимости, на электронный ящик покупателя либо в виде SMS на его телефон.

Данная функция онлайн-кассы дает возможность:

  • налоговой службе — не проводить проверку кассовых аппаратов (как это происходило до законодательного введения онлайн-касс);
  • покупателю — не беспокоиться о том, что бумажный чек об оплате товара потеряется;
  • владельцу торговой точки — не заполнять многие виды отчетности по принятым платежам (в частности, Z-отчет).

Выполнение соответствующей функции обеспечивает ключевой технологический элемент онлайн-кассы — фискальный накопитель. Он передает данные о платежах оператору фискальных данных (ОФД), который, определенным образом обработав их, направляет данные в ФНС. Фискальный накопитель также отвечает за передачу электронного чека покупателю по тем или иным каналам связи.

Изучим то, какими бывают онлайновые кассы.

Их виды

Как мы отметили выше, онлайн-касса — это, фактически, тот же самый кассовый аппарат, только лишь дополненный функциональностью фискального накопителя. Таким образом, классификация онлайн-касс может осуществляться, в принципе, по тем же критериям, что и в случае с традиционными разновидностями кассовой техники. То есть, онлайн-касса может быть представлена, к примеру:

  1. Автономной POS-системой (в общем случае не требующей подключения к компьютеру или планшету, поскольку в ней есть все необходимые инструменты и средства управления платежами — клавиатура, экран, программное обеспечение и т.д.).
  1. Контрольно-кассовой машиной пассивного типа (подключаемой к ПК или планшету, но при необходимости способной функционировать автономно). При этом, на компьютере или планшете должны быть установлены специальные программы для управления платежами.
  1. Фискальным регистратором (который обязательно требует подключения к ПК или планшету со специальным ПО).

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен - Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Можно отметить, что эксперты ожидают появления особого вида онлайн-касс, подлежащих использованию интернет-магазинами. Данные устройства, как предполагается, будут функционировать в автоматическом режиме — так, чтобы по принятии платежа от клиента банковской картой (основным инструментом прямых расчетов между клиентом и покупателем в интернет-магазинах) без участия продавца данные о платеже были направлены в ФНС и самому покупателю - как в случае, если бы человек рассчитывался в обычной кассе.

На рынке появляется все больше решений, оптимизированных для использования как раз таки в режиме онлайн-касс. Несмотря на то, что большинство задач, предопределяемых спецификой расчета по новым требованиям законодательства, может быть успешно решено с помощью традиционного оборудования, соответствующие инновационные продукты могут существенно облегчать для продавцов проведение основных торговых операций.

К таким инновационным решениям можно отнести, к примеру, онлайн-кассы в формате смарт-терминалов, которые, с одной стороны, характеризуются простотой инсталляции и пользования, с другой — обладают достаточной технологичностью для обеспечения торговли в соответствии с требованиями законодательства о применении онлайн-касс.

Все отмеченные устройства объединяет общий атрибут — наличие фискального накопителя, о котором мы сказали выше. Его наличие — главный критерий признания кассы «онлайновой». Если фискального накопителя в кассе нет — то она превращается в обычную.

Онлайн-кассы для всех видов бизнеса! Доставка по всей России.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Как работает онлайн-касса и нюансы их использования

Процесс пользования онлайн-кассами принципиально ничем не отличается от задействования традиционных кассовых аппаратов. Фискальный накопитель — девайс, который, собственно, превращает обычную кассу в онлайновую, функционирует практически автономно от пользователя. Главное — правильно настроить его в соответствии с документацией, а также отслеживать то, не истек ли его срок эксплуатации.

Но, тем не менее, существует ряд нюансов, характеризующих применение именно онлайновых касс: на них полезно обратить внимание.

Прежде всего, следует иметь в виду, что в ряде случаев магазину может потребоваться заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе. На практике это делает, как правило, специалист сервисного центра, через который приобретена ККТ или фискальный накопитель как ключевой ее компонент.

Для того, чтобы заменить устройство ФН-1 по гарантии, необходимо:

  • сформировать заявку на замену накопителя (в которой будут отражаться сведения о неисправности);
  • направить поставщику извлеченный из онлайновой кассы и не работающий накопитель, сопроводительные документы к нему (паспорт устройства, акт о вводе накопителя в эксплуатацию).

Поставщик в течение 15 дней после получения неработающего накопителя и документации должен прислать новое устройство или же направить торговой организации мотивированный отказ в гарантийной замене фискального накопителя.

После того, как у устройства ФН-1 закончился срок эксплуатации, его нельзя сразу выбрасывать: фискальный накопитель подлежит хранению в течение 5 лет. И только после этого его можно утилизировать, обязательно вынув литиевую батарейку и сдав ее в специальный пункт приема использованных элементов электропитания. Предприятие также должно составить акт утилизации фискального накопителя.

Обмен данными между фирмой и ОФД предполагает обязательное заключение договора с соответствующей организацией. В ряде случаев это может быть возможно, только если инфраструктура торговой точки соответствует требованиям, определенным ОФД.

В частности, данные требования могут касаться программного обеспечения, используемому на онлайн-кассе (как правило, в таких случаях речь идет о требованиях к ПО, которое отвечает за шифрование данных).

Так, например, если магазин использует онлайн-кассу в формате контрольно-кассовой машины пассивного типа, подключенной к ПК, то на данном компьютере может потребоваться установка специальных шифровальных программ — таких как, например, КриптоПро, отдельных драйверов для подключаемого оборудования.

ОФД может определить требования и для торгового ПО. Это могут быть, к примеру, требования к соответствующему программному обеспечению в части:

  • передачи сведений о ценах на товары (с учетом возможных скидок или, наоборот, надбавок);
  • отражения на чеке, выдаваемом покупателю, сведений о товаре;
  • формирования и направления в ОФД чека коррекции;
  • отправки электронного кассового чека покупателю на e-mail или по SMS.

В ряде случаев от соответствующего ПО также может требоваться:

  • формирование основных отчетов — например, об открытии, закрытии смены;
  • печать QR-кода на чеке.

Платежное ПО, используемое организацией, может соответствовать данным требованиям полностью или частично. О возможности его применения при взаимодействии с конкретным ОФД руководству магазина нужно обсуждать с представителями данной организации.

Следующее условие организации обмена данными между магазином и ОФД — наличие у торговой точки квалифицированной электронно-цифровой подписи.

Для ее получения нужно обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, например В ЭТОТ.

Электронная подпись в данном случае нужна для того, чтобы однозначно удостоверять отправку платежных данных от конкретного магазина. Фискальный накопитель включает средства шифрования, но не содержит интерфейсов, заменяющих квалифицированную электронную подпись.

Теперь — о критериях выбора таких онлайн-касс.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Как выбрать новую ККТ

Выше мы рассмотрели основную классификацию решений, о которых идет речь — в целом она соответствует классификации традиционной кассовой техники, и те критерии, что сложились в отношении выбора оптимального кассового аппарата, в целом, применимы и для выбора онлайн-касс.

Так, прежде всего, нужно выяснить, сможет ли покупаемое устройство отражать операции по всем видам товаров, представленных на прилавках магазина. Если среди них присутствует алкогольная продукция, то кассы должны быть подключены к системе ЕГАИС.

Подробнее о подключении к системе ЕГАИС можно узнать ЗДЕСЬ.

Данная система также требует оформления ЭЦП — причем, нужно иметь в виду, что ЭЦП для ЕГАИС не подойдет для онлайновой кассы. Придется, таким образом, оформлять 2 электронные подписи.

Следующий критерий — возможное количество операций с товарами. Если оно — небольшое, то для фирмы подойдет самая простая онлайн-касса, рассчитанная на обработку порядка 100 товарных позиций и распечатку порядка 100 чеков в день. Девайс соответствующего типа будет стоит порядка 20-22 тыс. рублей (к таким решениям можно отнести, к примеру, кассовый аппарат ККТ «ЭЛВЕС-МФ» ).

Если в ассортименте магазина — порядка 1000 товарных позиций, то понадобится уже аппарат подороже. Например — такой как смарт-терминал «Стандарт ФН» от фирмы «Эвотор». Он стоит около 30 тыс. рублей.

При очень большом количестве товарных позиций можно использовать онлайн-кассу в формате:

  • фискального регистратора, подключаемого к ПК (например, решение АТОЛ FPrint-22ПТК, стоимостью порядка 35 тыс. рублей);
  • многофункционального POS-терминала (например, из серии ForPOSt — их стоимость может превышать 100 тыс. рублей).

В первом случае магазину, возможно, потребуется докупить специальное ПО. В числе самых оптимальных решений в данном случае — программа 1С: Розница. Она позволяет формировать платежные операции так, чтобы они были успешно отражены в торговой системе в соответствии с требованиями законодательства об использовании ККТ.

Обеспечить функционирование контрольно-кассовой техники в режиме онлайн-кассы владелец магазина может, осуществив модернизацию обычного аппарата (то есть, инсталлировав в него устройство ФН-1) или же купив готовую онлайн-кассу. Но как ему лучше поступить?

Что лучше: модернизировать старую кассу или купить новую?

Существуют аргументы и за и против каждого варианта организации платежей магазином в формате онлайн-кассы. Но, так или иначе, основным критерием здесь будут возможные расходы.

Так, модернизация имеющейся ККТ предполагает следующие расходы:

  • закупку устройства ФН-1 у поставщика (его отпускная цена — 6000 рублей);
  • оснащение устройства модулем обмена данными с интернетом (его стоимость — около 5 000 рублей);
  • установка новой электронной платы — той, которая подходит для девайса ФН-1 (это стоит порядка 5000 рублей);
  • перепрошивка кассового аппарата, обновление документации (стоимость — порядка 7000 рублей).

Таким образом, модернизация кассового аппарата будет стоить около 23 000 рублей. Данные расходы, в целом, сопоставимы с покупкой многих функциональных разновидностей готовых онлайн-касс. Но если, к примеру, в магазине уже закуплена мощная POS-система за 100 тыс. рублей, то, конечно, выгоднее ее доработать.

Как правило, чем современнее кассовый аппарат, тем проще адаптировать его под использование в качестве онлайн-кассы, тем меньшей действий (сложных технологически) потребуется произвести при установки в контрольно-кассовую технику фискального накопителя.

Кроме того, следует иметь в виду, что гарантия при установке ФН-1 распространяется только на соответствующий накопитель и те технологические компоненты, что дополняют его. Поэтому, если какая либо из деталей кассового аппарата, не относящаяся к ключевым компонентам ККТ, выйдет из строя — ее замена также, скорее всего, будет сопровождаться расходами для магазина.

Указанный перечень расходов — очень обобщенный. Модернизация некоторых кассовых аппаратов может обойтись как существенно дешевле, так и намного дороже. Поэтому, в любом случае при принятии решения об установке аппарата следует запрашивать дополнительные консультации у сервисного центра, в котором будут закупаться компоненты для модернизации ККТ.

Прочие расходы

Раз уж мы говорим о расходах фирмы на закупку новой или модернизацию имеющейся ККТ — полезно будет немного изучить то, какие еще издержки могут сопровождать установку и обслуживание магазином онлайн-кассы.

Прежде всего — это плата по договору с ОФД. Данные организации работают на коммерческой основе. Их услуги, как правило, оплачиваются по годовой абонентской плате, величина которой составляет порядка 3 тыс. рублей. Конкретная стоимость услуг ОФД определяется перечнем сервисов, доступных пользователю.

Еще одна статья издержек — оплата интернета. Для юрлиц она может обойтись существенно дороже, чем для граждан. Главные требования к интернет-каналу очевидны: высокая скорость и стабильность.

Оплата пересылки СМС  с электронным чеком, которые продавец обязан отправить на телефон покупателя по его просьбе.

Можно отметить, что фискальный накопитель в течение довольно длительного времени — 30 дней, может хранить в памяти данные о платежных операциях, даже если интернет отсутствует. Но покупатель может потребовать отправки электронного чека здесь и сейчас — если магазин откажет, то это не лучшим образом скажется на лояльности потребителя. ФНС также, вероятно, обратит повышенное внимание к деятельности магазина, если с его стороны будут наблюдаться систематические перебои в передаче платежных данных с онлайн-касс.

Разумеется, следует иметь в виду, что фирмам, работающим по общей системе налогообложения (пока что — и тем, что используют спецрежимы) фактически, ежегодно (в перспективе - раз в 3 года) придется менять фискальный накопитель — покупая новый, равно как и тратиться на услуги по его установке компетентным специалистам.

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования. Посмотреть весь каталог
Поделитесь полезным с друзьями:

Подпишитесь на обновления в один клик. У нас много полезной информации:

Добавить комментарий

Отправить комментарий

4 комментариев к записи "Как работает онлайн-касса, как выглядит и на что обращать внимание при ее выборе"
  • Кристина Рябова
    04.07.2019

    Модернизировать?! Ребят, ну о чём вы? Неужели вы реально думаете, что после модернизации касса будет пахать на уровне с современными, уже оснащёнными фискальником?

    Ответить
  • Константин
    29.05.2019

    Подскажите, а могу я кассу старого образца модернизировать под современную кассу? Допустим, если фискальником её оснастить. Или это вообще никак не реально?

    Ответить
    • online-kassa ru
      29.05.2019

      Константин, да, кассы можно модернизировать, но масштаб апгрейта зависит от конкретного производителя, некоторые ККТ нужно оснастить только накопителем, а в другие модели придется устанавливать новые платы.
      Официальный перечень моделей, которые можно модернизировать, опубликован на сайте ФНС по ссылке ФНС, опубликован на сайте kkt-online.nalog.ru.

      Ответить
    • Алексей
      18.06.2019

      Константин, готовьтесь заплатить за это крупную сумму. В большинстве случаев это встанет вам даже дороже, чем купить новую ККТ. Мне кажется, что все это сделано для того, чтобы заставить производителей раскошелиться на новые кассы и поднять продажи ККТ. Если сейчас ФН установить получится, то потом какие-то функции все равно не сработают и все равно кассу придется менять.

      Ответить


вверх
Подпишитесь на рассылку

Расскажем и вовремя сообщим обо всех нововведениях.
Каждый месяц честный обзор нового кассового
оборудования и программного обеспечения.

Есть вопросы?

Мы заботимся о своих клиентах 24/7!
Ответим на вопросы, посоветуем лучшее
оборудование, решим технические сложности.

Задать вопрос
Хотите избежать штрафов по маркировке?

Получите решение «под ключ»
от наших экспертов!

Отправляя форму вы принимаете условия
обработки персональных данных.

голосом - проще!
Не тратьте свое время!

Наши менеджеры отлично разбираются в законодательстве и технике.Оставьте свой номер и мы быстро подберем лучшее решение по цене!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.

Мы хотим сделать Вам действительно лучшее предложение по цене!

Ваш телефон:

Укажите Ваш контактный телефон и
засекайте время!

Отправляя форму вы принимаете условия обработки персональных данных.