Кассовые аппараты в 2019 году: обязанности предпринимателей и новые требования

Тема новых кассовых аппаратов волнует российских бизнесменов уже несколько лет, и с наступлением 2019 года у многих появляется больше вопросов, чем ответов. Отмена устаревшего формата фискальных данных (ФФД), новая налоговая ставка, обязательная маркировка, кассовые чеки с указанием наименования товаров и их количества — все эти нововведения надо учитывать до покупки или замены онлайн-техники, чтобы потом не пришлось еще раз тратить деньги на переоборудование торговой точки.

Давайте рассмотрим, кому именно нужны кассовые аппараты, где и какую модель купить, на что обратить внимание при выборе и на какие особенности вашего бизнеса ориентироваться.

Кассовые аппараты: кому нужна онлайн техника и как ее выбрать

Закон 290-ФЗ о применении новых ККМ, который внес корректировки в действующий еще с 2003 года 54-ФЗ, был принят в 2016 году. Согласно внесенным изменениям, уже с первого февраля 2017 года зарегистрировать технику, не поддерживающую передачу данных онлайн, стало невозможно.

В зависимости от формы собственности и выбранной системы налогообложения продолжать работать со старой техникой бизнесмены могли до июля 2017 и 2018 года.

• В 2017 году нововведения затронули организации и предпринимателей, работающих на упрощенном и общем налоговом режиме в сфере торговли, а также ЮЛ на «вмененке», продающих крепкий алкоголь.
• В 2018 добавились все остальные торговые предприятия и точки общественного питания, за исключением частников и организаций на патенте и вмененном налоге, которые не имеют оформленных трудовых договоров.

Остальные получили отсрочку до начала второго полугодия 2019 года.

То есть после третьего этапа перехода, с июля 2019, использовать новые ККМ должны все представители российского бизнеса (за исключением перечисленных в ст. 2 54-ФЗ).

Поэтапный переход на новое оборудование позволил представителям среднего, малого и микробизнеса подготовиться к этому, изучить рынок онлайн-техники, подробно разобраться в вопросах выбора и приобрести именно то оборудование, которое удовлетворяет все потребности бизнеса и полностью соответствует его особенностям.

Кассовые аппараты для ООО и ИП

Среди представленной кассовой техники есть многофункциональные устройства, предназначенные для сетевых магазинов с огромным товарооборотом, и простейшие аппараты, имеющие лишь необходимый минимум функций.

Если вам необходимо автоматизировать торговую точку или заменить устаревшие устройства, купить вы можете только кассовый аппарат, который поддерживает передачу данных в режиме онлайн. Новая техника должна не только печатать чеки, но и сразу после совершения сделки передавать информацию о ней оператору фискальных данных (ОФД), который, в свою очередь, перенаправит ее в ФНС. При этом все сведения о движении наличных или электронных средств ККМ записывает и хранит на установленном фискальном накопителе (ФН).

Дополнительный функционал, в зависимости от производителя и класса техники, может быть самым разнообразным. Наиболее «продвинутые» модели уже приближаются к полноценным персональным компьютерам. Всевозможные сервисы и дополнительные возможности позволяют не только улучшить качество обслуживания клиентов, но вывести свой бизнес на новый уровень.

Аналитика работы торговых точек, формирование налоговой отчетности, контроль финансов и бухгалтерский учет — все это упрощает ведение бизнеса, помогает оперативно реагировать на возникающие проблемы и без особого труда внедрять новые идеи, нацеленные на развитие предприятия.

Чтобы сэкономить деньги и не обзавестись сложным оборудованием с массой бесполезных для вас функций, внимательно подходите к выбору. Приобретайте именно то, что соответствует особенностям вашего бизнеса.

Критерии выбора онлайн-касс

Выбирая контрольно-кассовый аппарат для своего предприятия, в первую очередь, обращайте внимание не на форму собственности (ООО или ИП), а на особенности вашего бизнеса

• Проходимость и среднее количество чеков. Даже небольшие частные магазины могут пробивать более 150 чеков в день. С таким клиентопотоком автономная онлайн-касса не справится. Здесь нужна более быстродействующая техника. Выбирайте технику со встроенными чековыми принтерами или отдельные устройства для печати чеков (для подключения к установленной технике), скорость работы которых составляет не менее 200 мм/сек. Подойдет Атол 25Ф, АТОЛ 55Ф и другая аналогичная техника.
• Электронные деньги. Для возможности безналичного расчета вам потребуется интеграция кассового аппарата с терминалом для банковских карт. В противном случае, вы сможете принимать только наличные деньги, что в современных реалиях сократит количество совершенных сделок в 1,5 — 2 раза.
• Реализуемый товар. Для продуктовых магазинов, фастфудов, кофеен и прочих предприятий, реализующих продовольственные товары, рекомендуется покупать автономное оборудование или клавиатуры для POS-терминалов с защитой от влаги и жира. Также при продаже сыпучих компонентов или при работе в сложных условиях приобретайте ККМ с защитой от пыли. Если вы ищете защищенное компактное устройство, обратите внимание на Пионер 114Ф.
• Количество товаров в чеке или скорость выбора нужной позиции. В гипер- и супермаркетах, точках общественного питания и прочих организациях с большой проходимостью и обширной номенклатурой следует устанавливать для кассиров большие экраны. Так оператор сможет быстрее найти нужный товар, сделать отмену или добавить еще одну позицию.
• Функция «отложенный чек». В кофейнях, бургерных, пиццериях и подобных заведениях она позволяет не закрывать фискальные документы сразу после внесения товаров, а печатать их только тогда, когда клиент попросит чек. Также в супермаркетах это позволяет покупателю заменить или добрать товар, не задерживая при этом очередь.
• Личный кабинет и аналитика продаж. Некоторые производители предоставляют дополнительный онлайн-сервис для владельцев своего оборудования. Здесь вы сможете отслеживать популярность товарных позиций, контролировать поставки, своевременно заказывать недостающую продукцию, а также удаленно следить за работой торговой точки в целом и каждого кассира в частности. Наиболее удобно эта функция организована у компании Эвотор. Кроме многофункционального бесплатного кабинета, у производителя есть маркетплейс, на котором вы сможете купить любые необходимые приложения и программы.
• База товаров. С июля 2019 года указывать в кассовых документах наименование, количество и стоимость реализуемых товаров или услуг должны все предприниматели, за исключение ИП, которые не работают на ОСНО и не реализуют пиво или другие подакцизные товары (им эти реквизиты придется указывать с 01.02.2021). Если вы не хотите в дальнейшем менять недавно приобретенную ККМ, заранее поинтересуйтесь о наличии этой функции. Обратите внимание на то, как реализована функция формирования базы товаров, выгрузки информации и загрузки новых сведений.
• Мобильность кассовой техники. Если вы занимаетесь выездной торговлей или курьерской доставкой, вам потребуется автономная касса (способная работать без подключения к электрической сети). При покупке обращайте внимание на объем аккумулятора, возможность использования автомобильной зарядки, продолжительность работы без подзарядки. Наиболее функциональная модель — АТОЛ 60Ф. Здесь в одном корпусе собрана сама онлайн-касса с принтером чеков и терминал для работы с магнитными картами.
• Размеры и вес. Второй параметр актуален больше для мобильной техники. Габариты же важны не только при переноске устройства, но и при организации кассовой зоны в небольших заведениях. Если рабочее пространство ограничено и расширять его вы не планируете, обратите внимание на автономные кассы. К примеру, небольшие габариты имеют Элвес-МФ, Смарт-терминал от Эвотор, АТОЛ 90ф, Меркурий 115Ф, 130Ф, 185Ф.
• Подключение к интернету. Для этого можно использовать Ethernet-кабель, USB-порт, встроенный модем или Wi-Fi-приемник. Желательно, чтобы ваша техника поддерживала несколько способов подключения. В этом случае, при проблемах с одним каналом, вы сможете быстро переключиться на другой.
• Реализация крепкого алкоголя. Если вы продаете алкогольную продукцию, вам необходимо регистрировать все продажи в системе ЕГАИС. Кассовый аппарат с этой функцией будет стоить несколько дороже, но только он позволит вам вести свою деятельность в соответветствии с законодательными требованиями. Редкие модели автономных касс обладают этой функцией, POS-терминалы практически все поддерживают ее без установки дополнительных модулей, но стоят они на порядок дороже. Из бюджетных моделей отлично себя зарекомендовал фискальный регистратор АТОЛ 50Ф (работает совместно с ПК). Если вы ищете наиболее компактный вариант для работы в ЕГАИС, обратите внимание на Эвотор Алко, который поставляется комплектно с 2D-сканером и модулем УТМ.

Нельзя точно сказать, сколько стоит кассовый аппарат для определенного типа предпринимательской деятельности. Это зависит от функционала, вида, технических особенностей и компании-производителя ККТ. Также в итоговую цену войдет фискальный накопитель, договор с ОФД, электронная подпись (при необходимости), настройка и регистрации ККМ, если вы не умеете или не хотите заниматься этим самостоятельно.

К примеру, цена компактного кассового аппарата со встроенным сканером штрих-кодов может быть всего 8 800 ₽, при этом цена самого считывателя составляет от 1 190 ₽ до 65 430 ₽.

Какой кассовый аппарат лучше выбрать

На этот вопрос нельзя дать однозначный ответ. Все зависит от особенностей вашего бизнеса, объемов реализуемой продукции, количества торговых точек, необходимости интеграции с товароучетными системами и, естественно, от ваших личных предпочтений.

Если вы затрудняетесь с выбором нужной кассовой техники, обратитесь за помощью к специалистам. Компании, которые занимаются продажей, настройкой, обслуживанием и ремонтом ККМ, знают о них все. Они с легкостью подберут подходящее оборудование и помогут сэкономить деньги, которые вы переплатите за ненужные функции при самостоятельном выборе кассы.

Эвотор 7.2

25 877 ₽ 24 600 ₽

Быстрый просмотр

Меркурий 115Ф

8 663 ₽ 7 875 ₽

Быстрый просмотр

Кассовые аппараты: изменение законодательных требований в 2019 году

Пока точно известно о двух массовых обновлениях кассовых аппаратов, актуальных как для ИП, так и для ООО.

Первое из них запланировано на 01.01.2019 года. Здесь для бизнесменов подготовлено два существенных изменения:

• налоговая ставка 20 % (вместо ранее установленного НДС 18 %);
• формат фискальных данных (ФФД) версии не ниже 1.05.

Давайте сперва рассмотрим изменение ФФД.

Если ваша кассовая техника после наступления нового года будет передавать сведения в ОФД в формате 1.0, то согласно заявлениям ФНС, уже первого января 2019 она будет в одностороннем порядке снята с учета. Поэтому об обновлении или перепрошивке оборудования следует позаботиться еще в 2018 году.

Узнать, какой формат данных поддерживает ваше кассовое оборудование, вы можете в личном кабинете на портале ОФД: откройте любой сохраненный чек или отчет об открытии смены и посмотрите номер версии ФФД. Также вы можете распечатать на оборудовании чек с информацией о ККТ. Узнать о том, как это делается, можно из инструкции, которая прилагается к кассовой технике.

Также до конца декабря 2018 года обновить или перепрошить кассовую технику должны все бизнесмены, работающие с НДС.

Читайте также: 54-ФЗ: изменения 2018 года по онлайн-кассам

Налоговая ставка — это реквизит, который вносится в формирующийся фискальный документ из памяти кассового аппарата. Если не обновить или не перепрошить технику, нужное значение там не появится и, следовательно, не сможет быть выведено при заполнении чека.

Следующее глобальное обновление ФНС планирует провести до июля 2019. Согласно 192-ФЗ, подписанному в июле 2018 г., с третьего квартала 2019 года вместо электронного способа оплаты в фискальных документах должен будет указываться безналичный.

Также во втором полугодии при расчетах между ИП или юридическими лицами в чеках должны появиться следующие реквизиты:

• покупатель и его ИНН (обязательно);
• номер таможенной декларации (при необходимости);
• код государства, в котором была выпущена данная продукция (при необходимости);
• сумма акциза (при необходимости).

Если у вас установлена современная функциональная касса, то достаточно будет скачать и установить на нее обновления. С первого января она самостоятельно активирует необходимый алгоритм работы. Для перепрошивки более старых моделей лучше обратиться за помощью в сервисный центр.

Если вы плохо знакомы с компьютерной техникой, то велика вероятность того, что после всех манипуляций вы превратите вашу кассу в «кирпич». И тогда на ремонт или замену оборудования вам придется потратить значительно больше денег. Поэтому, если вы не уверены в своих знаниях, доверьте ваше оборудование профессионалам. Это позволит быстро и без лишних рисков подготовиться к новым требованиям.