Онлайн-кассы в 2018 году: анализ изменений и порядок перехода

Продолжается внедрение инноваций в рамках изменений в 54-ФЗ. Национальная регулирующая база пополнилась правками, и практическое руководство перевода на кассы нового образца обновилось.

Нововведения коснулись использования ККМ и ключей фискального признака (ФП), получения вычета, замены техники, отражения в чеке размера налога на добавленную стоимость. Внесены правки в порядок регистрации и перерегистрации техники и их бумажного оформления. Определены льготы в существующей системе.

Изменения в эксплуатации онлайн-касс в 2018 году

В обновленном тексте ОФД), а далее — в налоговую по интернету. Требования предъявляются к следующим моментам:

• установке фискального накопителя;
• времени действия ключа ФП;
• замене фискального накопителя (ФН) при окончании срока ключа или заполнении памяти;
• форматам фискальных данных — только 1.05 и 1.1;
• чеку и особенностям указания НДС.

ФН и ключи ФП

Закон 54-ФЗ содержит единые требования для накопителей. Одним из основных является продолжительность срока действия ключа ФП, содержащегося в ФН: предусматриваются варианты работы с ключами на 13 или 36 месяцев.

В ситуации, когда для субъекта предпринимательства не устанавливается строгое предписание относительно срока действия ключа, закон позволяет самостоятельно выбирать любой ФН.

В таком случае использование ФН с бОльшим периодом действия ключа ФП допускается, если подобные ограничения не прописаны в техническом паспорте накопителя. Применение же ФН меньшего срока может обернуться вынесением предупреждения или штрафными санкциями:

• должностным лицам и ИП — 1 500 – 3 000 руб;
• предприятиям, учреждениям — 5 000 – 10 000 руб.

Замена фискального накопителя

На протяжении 2017 года наблюдался повсеместный ажиотаж в отношении накопителей с трехлетним сроком, по этой причине была предусмотрена возможность эксплуатации ФН с ключом на 13 месяцев. Именно в 2018 году огромное количество ФН подлежат переустановке, поскольку сроки их использования завершаются.

Готовиться к замене нужно в следующих ситуациях (Приказ ФНС от 21.03.2017 ММВ-7-20/229):

• реквизит «признак срочной замены ФН» тегируется 1051 и в распечатанном виде выглядит как «ресурс ФН менее 3 дней» — обращает внимание на срочность замены ключа, действие которого истекает менее, чем через трое суток;
• реквизит «признак исчерпания ресурса ФН» имеет тег 1050 и выглядит на бумаге как «ресурс ФН менее 30 дней» — указывает на то, что ключ имеет срок не более 30 дней;
• реквизит «признак переполнения памяти ФН» обозначается тегом 1052, в печатном виде — «память ФН заполнена» — сигнализирует о доступном объеме памяти менее 1%.

При несвоевременной переустановке накопителя будет появляться сигнал об ошибке. В частности, ККТ может сообщит владельцу о следующих сбоях:

• 235 — информация не отправляется оператору, но сохраняется на накопителе;
• 215 — завершен срок службы.

В первом варианте есть шанс выявления причины ошибки путем устранения неполадок на линии передачи информации. И если корректная работа восстановится, значит ФН не исчерпал своего потенциала.

Во втором случае аппарат нельзя эксплуатировать. Попытка ведения незаконной торговли может наказываться получением предупреждения и назначением штрафа:

• в отношении должностных лиц и ИП — от 25% до 50% таких финансовых поступлений, но как минимум 10 000 руб.;
• предприятиям, организациям и учреждениям — 75% – 100% от суммы совершенных сделок, но как минимум 30 000 руб.

Формат фискальных данных

Первоначальная покупка или замена ККТ требуют контроля форматов формируемой отчетности.

Сейчас допустимо использование трех версий: 1.0, 1.05 и 1.1. 2018 является последним годом для формата 1.0, и с наступлением следующего календарного года законными будут лишь два: 1.05 и 1.1.

Формирование чека 1.05 и 1.1 обеспечивается прошивкой, ПО кассы и настройками. Дополнительно в момент регистрации ККТ обязательно указывается факт формирования документов именно по требуемым форматам.

Существуют и кассы, не предполагающие смену формата имеющихся фискальных данных. Эти ККТ требуют модернизации и переустановки ФН даже при еще не завершившемся сроке работы ключа. К сожалению, нормативные правовые акты не предусматривают иной оптимизации ККМ при устаревании формата, и переустановка накопителя — это главное условие законности дальнейшей торговой деятельности.

Отражение НДС в чеке

В соответствии с п.1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в реквизиты чека включается ставка НДС с привязкой ко всем товарным позициям, оказанным услугам, произведенным работам. Сюда же включается общая цифра по каждой отдельной ставке плюс суммарный подсчет без добавленной стоимости.

Часто возникает вопрос, что делать в ситуации проведения расчетов, исключающих добавленную стоимость, а именно при продаже товаров, не облагаемых таким налогом, и если плательщик освобожден от него в силу специального режима и т.д.

Согласно письму УФНС России по г. Москве от 15.03.2018 № 13–11/052776@ некоторые представители бизнеса освобождены от НДС, а значит его размер по каждому пункту и совокупно по всем в чеке не фиксируется. Таким образом, чековая сумма будет содержать лишь чистую сумму (тегируется как 1105) — «чек без НДС».

Правовое регулирование эксплуатации и практическое применение онлайн-касс с 2018 года

Существующие нововведения в сфере законного режима эксплуатации новых ККМ, порядка их использования носят исключительно нормативный характер. Любая информация на специализированных форумах или на страницах периодических изданий, касающаяся кассовой реформы, но не подкрепленная ссылками на официальные источники, это не более чем рассуждения и предположения авторов таких публикаций. Следование такой, с позволения сказать, аналитике неизбежно приведет к нарушениям и, соответственно, наложению санкций на нарушителя.

Первым важным изменением в юридическом обеспечении применения онлайн-касс в 2018 году стало уточнение понятия «расчет». Целевой эксплуатацией ККМ признается расчет и его суть дополняется:

• приемом авансовых платежей;
• фактом выдачи и погашения долговых обязательств (займа) для платы за товары, работы и/или услуги.

Следовательно, понятие «расчет» становится существенно шире и охватывает не только произведение оплаты, но и способ ее осуществления.

Второе новшество — в число необходимых реквизитов чека вносится QR-код.

Далее подверглись правкам процессы регистрации/перерегистрации и снятия с учета. Подробно расписан алгоритм при введении ошибочных сведений в регистрационный отчет и добавлена возможность их корректировки.

Увеличены сроки для налоговой по подготовке карточки о снятии с учета ККМ — с 5 до 10 суток со дня приема заявления от налогоплательщика.

Документом регламентируется порядок оповещения пользователя при снятии с учета по инициативе налоговой — соответствующее извещение направляется лицу в следующие за решением пять рабочих дней.

Детально прописаны шаги при обнаружении неисправности ФН с целью недопущения несанкционированного извлечения данных, находящихся в нем:

• подача заявки на снятие кассы с учета в течение 5 дней, следующих за днем поломки;
• отправка накопителя производителю и получение (параллельно с отправкой в подразделение ФНС) экспертного заключения о происхождении неисправности — в течение 30 календарных дней с момента передачи на экспертизу;
• предоставление налоговому органу сведений с накопителя (при условии, что их извлечение подтверждено экспертизой) — в пределах 60 суток с момента заявления о снятии с учета.

Стоит помнить, что при обнаружении производственного брака фискального накопителя, производитель меняет его за собственный счет.

Продлен срок предоставления в контролирующие органы данных накопителя при окончании периода действия ключа — теперь он составляет не 30, а 60 суток. Эти сроки касаются только тех случаев, когда регистрация аннулирована в одностороннем порядке налоговой службой.

Снятие с учета производится по односторонней инициативе без заявления пользователя и после внесения сведений о завершении предпринимательской деятельности в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Эвотор 7.2

25 877 ₽ 24 600 ₽

Быстрый просмотр

Меркурий 115Ф

8 663 ₽ 7 875 ₽

Быстрый просмотр

Порядок перехода на онлайн-кассы: последовательные шаги

Ниже предложен подробный алгоритм легальной торговли с применением онлайн-касс с 2018 года по 54-ФЗ.

• Приобретение комплекта подходящей ККТ.Основным условием покупки является факт нахождения кассовой техники в официальном реестре, перепроверить статус ККТ можно на портале ФНС. Далее необходимо оценить соответствие модели нуждам бизнеса:
• виду торговли (стационарная/выездная/интернет-магазины);
• представленному ассортименту и наличию продукции с акцизами.
• Важно, что стационарные машины предполагают номенклатуру на десятки тысяч позиций и рассчитаны на постоянные активные продажи с интенсивным потоком клиентов. Но такие аппараты проигрывают в мобильности.
• Подбор ФН. Контрольно-кассовая техника обязательно должна быть укомплектована ФН для шифрования и длительного хранения данных.Подбор накопителя включает следующие шаги:
• проверка соответствия срока действия ключа, содержащегося в накопителе, налоговому режиму и отрасли предпринимательства;
• проверка ограничений по сроку службы накопителя в паспорте устройства;
• оценка возможностей памяти ФН и объемов планируемой торговли: чем она интенсивнее, тем скорее закончится память, при этом могут еще не завершиться указанные 13 и 36 месяцев;
• возможные виды фискальных форматов (помним, что стандарт 1.0 не действует с наступлением 2019 года).

• Система товароучета и ПО. Номенклатура может быть каталогом, откуда она будет передаваться кассовой программе. Такой список часто формируется как xml и excel документация, поскольку именно они подходят и для простых моделей ККТ. Наиболее практично проводить учет и корректировки к нему (ценовые изменения, инвентаризационные правки, прием-списание) при помощи товароучетной системы. Такое ПО актуально даже для ИП со спецрежимами, освобожденных от отражения наименования товаров и услуг в чеках до февраля 2021 года.Установка контрольно-кассовой техники, ФН и специализированного ПО (драйверы, утилиты, спецслужбы для ОС) одним блоком, существенно снижает риски неточностей и нарушений.
• Заключение договора о предоставлении услуг с оператором фискальных данных. ОФД — промежуточное звено, гарантирующее автоматическую передачу данных с ККТ в налоговую и, при наличии договорных обязательств осуществляющее пересылку чека покупателю на e-mail или в сообщении мобильной связи.Договор с ОФД заключается до посещения ФНС, поскольку его реквизиты относятся к обязательным условиями регистрации техники.Выбирая ОФД обратите внимание, что договор может содержать разный спектр услуг. Цена обслуживания может включать факультативные опции, например, функцию просмотра статистики фискальных данных, анализа по разным маркерам (временного, по работающим точкам, конкретным кассирам), компоновки нужных файлов в таблицы, диаграммы и графические схемы. Техподдержка в режиме 24/7 также является полезной опцией в начале предпринимательского пути, поскольку предусматривает возможность диалога со специалистами по любым вопросам о передаваемой информации.
• Регистрация в ФНС. Порядок:
  • Определение варианта интернет-подключения: кабель, 3G/4G или беспроводная сеть.
  • Подключение к ОФД и добавление его реквизитов.
  • Постановка на налоговый учет посредством подачи документов на бумаге в ИФНС или онлайн на nalog.ru (требуется квалифицированная цифровая подпись).
• Оформление вычета. В соответствии с 349-ФЗ от 27.11.2017 единый налог для лиц на ЕНВД и патенте подлежит снижению на стоимость техники, требуемого ПО, трат на услуги ОФД, но максимум на 18 тыс. рублей для каждой единицы ККТ.Под льготу попадают кассы, прошедшие регистрацию с февраля 2017 года:
  • по 01.07.2018 — в отношении ИП, где занятость сотрудников предполагает розничные продажи и общепит;
  • по 01.07.2019 — в отношении остальных лиц на ЕНВД и патенте.

Налогоплательщику стоит помнить, что начало использования ККМ нового образца только на первый взгляд кажется простым. Весь процесс регистрации занимает не менее десяти дней, и некоторые шаги связаны с возможным совершением ошибок, что, в свою очередь, может привести к простоям бизнеса, нарушениям работы техники и даже к ее переустановке.

Вам будет интересно: Какую онлайн-кассу купить: критерии выбора и обзор популярных моделей

Эксплуатация онлайн-кассы и в 2018, и в последующие годы подчинена четкому порядку, который регулируется на законодательном уровне. Налогоплательщику достаточно единожды тщательно разобраться в его тонкостях, чтобы предпринимательская деятельность проводилась в правовом поле и не вызывала нареканий со стороны контролирующих органов.