В соответствии со статьей 16.1. закона №112-ФЗ продавец обязан принимать у клиентов безналичные средства платежа, если выручка за предыдущий год составила более 5 миллионов рублей. Таким образом, индивидуальный предприниматель обязан купить онлайн-кассу с эквайрингом. Чтобы не тратить время и средства на поиск надежных компаний-посредников и подходящего оборудования, рекомендуется заказывать установку онлайн-кассы под ключ. О том, что включает в себя установка, как работает эквайринг с новыми кассовыми аппаратами, читайте в нашей статье.
Содержание
Эквайринг и онлайн-касса под ключ — принцип работы
Перед тем как пользоваться онлайн-кассой, необходимо заключить договор с банком-эквайером и оператором фискальных данных. Первая компания отвечает за прием оплаты с банковских карт, вторая — за отчетность перед Федеральной налоговой службой. Эквайеры за свои услуги берут комиссию с каждого расчета, а операторы — фиксированную сумму за ежегодное обслуживание.
Работа с онлайн-кассой при использовании платежных карт происходит по следующему алгоритму:
- Покупатель оплачивает товар через терминал.
- Банк-эквайер блокирует сумму расчета на счете клиента.
- На кассовый аппарат приходит оповещение, что на счету достаточно средств для оплаты покупки. Средства снимаются с карты.
- Касса печатает чек, сведения о покупке сохраняются в фискальный накопитель и передаются ОФД по Интернету.
- Эквайер взимает комиссию и переводит средства на расчетный счет организации.
- Оператор обрабатывает информацию и передает ее в налоговую.
- Клиенту отправляется электронная версия чека.
Клиент может расплатиться картой с помощью магнитной ленты, чипа, бесконтактным способом. Также недавно появилась возможность оплачивать покупки с помощью смартфонов.
Что такое онлайн-касса с эквайрингом
Онлайн-касса с эквайрингом — это кассовый аппарат, оснащенный функцией приема безналичных платежей через банковские карты. Такие устройства объединяют в себе кассовую технику и платежный терминал, что позволяет предпринимателям принимать оплату как наличными, так и банковскими картами, обеспечивая удобство для клиентов и соответствие законодательству.
Онлайн-касса с эквайрингом может продаваться как одно устройство и устанавливаться под ключ. Такие кассовые аппараты подойдут как для курьерских служб, так и для торговых точек. Обычно контрольно-кассовые машины с эквайрингом включают в себя не только устройство для приема платежей, но и программы для внутреннего учета, отслеживания работы сотрудников, проведения акций. К популярным моделям таких кассовых аппаратов относятся Атол 60Ф, LiteBox 8.
Если у ИП есть интернет-магазин, он также обязан использовать контрольно-кассовую технику. Чтобы использовать не только эквайринг, но и другие средства электронного платежа (платежные системы WebMoney, QIWI, электронные кошельки и пр.), дополнительно подключают агрегаторов, например, Яндекс.Кассу, Paymaster, Robokassa и другие.
Преимущества использования онлайн-кассы с эквайрингом
- Удобство для клиентов: Возможность оплаты различными способами повышает лояльность покупателей.
- Сокращение наличных операций: Уменьшение объема наличных средств снижает риски, связанные с их хранением и инкассацией.
- Автоматизация учета: Интеграция с учетными системами облегчает контроль за продажами и финансовыми потоками.
Что включает в себя установка онлайн-кассы для ИП под ключ?
Если предприниматель решил купить онлайн-кассу под ключ, ему не придется беспокоиться о заключении договоров с компаниями-посредниками, постановке аппарата на учет и настройке программного обеспечения. Рассмотрим этапы установки кассового аппарата в соответствии с требованиями законодательства.
1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.
Этап 1. Подбор подходящего оборудования
Выбирать кассовый аппарат нужно под конкретную организацию, чтобы не переплатить за ненужный дополнительный функционал. При выборе оборудования рекомендуется учитывать:
- Клиентопоток на предприятии. Если клиентов в день меньше 100 человек, можно купить кассу без автоотреза и невысокой скоростью печати, что значительно сэкономит средства предпринимателя.
- Предполагаемое местоположение аппарата. Если планируется переносить кассу, например, официантами или курьерами, лучше приобрести мобильную кассу с длительным временем работы в автономном режиме.
- Объем товарной базы. У кассовых аппаратов разный объем памяти, поэтому подбирать кассу следует, учитывая количество товаров.
Специалисты подбирают онлайн-кассу под потребности предпринимателя и настраивают программное обеспечение. Соответствие кассы и фискального накопителя требованиям законодательства проверяется с помощью специального сервиса на сайте ФНС.
Этап 2. Заключение соглашения с компаниями-посредниками
Следующий этап — выбор оператора фискальных данных. Подбирается оптимальный тариф и дополнительные функции, например, круглосуточное обслуживание, оплата смс-сообщений покупателям и прочее. ОФД должен быть включен в специальный список налоговой службы. Обслуживание у операторов ежемесячное или ежегодное. Стоимость сопровождения около 3 000 руб в год.
Для установки онлайн-кассы с эквайрингом под ключ подписывается договор с банком-эквайером.
Этап 3. Постановка кассы на учет в налоговой
Для этого не нужно личное присутствие предпринимателя. Чтобы зарегистрировать кассу, достаточно зайти на официальный сайт Федеральной налоговой службы и следовать следующему алгоритму:
- Заполнить данные об организации и подтвердить их электронной цифровой подписью.
- Налоговая проверяет информацию и отправляет регистрационный номер.
- На кассе формируется отчет о фискализации, сведения заносятся в специальную форму на сайте ФНС.
- Инспекция производит проверку полученных данных, в случае положительного результата кассе присваивается регистрационная карточка.
- Касса регистрируется на сайте ОФД.
После окончания регистрации осуществляются дополнительные настройки: устанавливаются программы для учета, обмена данными с компьютером, отслеживания работы сотрудников и прочее. О дальнейших расходах на содержание кассового аппарата можно прочитать в нашем блоге.
Поэтапная установка онлайн-кассы с эквайрингом
- Выбор онлайн-кассы
При выборе онлайн-кассы необходимо учитывать следующие факторы:
- Соответствие требованиям 54-ФЗ: Касса должна быть включена в реестр контрольно-кассовой техники, утвержденный ФНС.
- Наличие функции эквайринга: Убедитесь, что выбранная модель поддерживает прием безналичных платежей.
- Дополнительные функции: Встроенный сканер штрих-кодов, поддержка Wi-Fi и мобильных сетей, автономная работа от аккумулятора.
- Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
КЭП необходима для регистрации кассы в ФНС и взаимодействия с оператором фискальных данных (ОФД). Ее можно получить в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Заключение договора с оператором фискальных данных (ОФД)
ОФД отвечает за передачу фискальных данных от вашей кассы в налоговую инспекцию. Выбор ОФД следует осуществлять из списка, утвержденного ФНС.
- Регистрация онлайн-кассы в ФНС
Процесс регистрации включает:
- Подачу заявления: Через личный кабинет налогоплательщика или при личном визите в налоговую инспекцию.
- Получение регистрационного номера: После обработки заявления ФНС присваивает кассе уникальный номер.
- Настройку кассы: Ввод регистрационного номера и других параметров в кассовый аппарат.
- Подтверждение регистрации: Формирование и отправка отчета о регистрации в ФНС через ОФД.
- Настройка эквайринга
Для приема безналичных платежей необходимо:
- Заключить договор с банком-эквайером: Банк предоставляет услуги по обработке платежей и устанавливает условия сотрудничества.
- Настроить терминал: Интеграция терминала с кассовым аппаратом и проверка корректности работы.
- Тестирование и обучение персонала
Перед началом работы рекомендуется:
- Провести тестовые операции: Убедиться в корректной работе кассы и эквайринга.
- Обучить сотрудников: Объяснить порядок работы с кассой, проведение операций и действия в нестандартных ситуациях.
Часто покупка онлайн-кассы под ключ включает в себя профессиональные консультации специалистов по получению налогового вычета за каждый экземпляр техники (для ИП на ЕНВД и ПСН), обучение кассиров, сервисное обслуживание. За отдельную плату можно осуществлять периодическую замену фискальных накопителей.
Онлайн-касса для ИП под ключ — выгодное решение для предпринимателей, которые хотят сэкономить на покупке оборудования и его настройке, так как неправильный подбор и установка может существенно увеличить затраты на дальнейшую доработку. Поэтому для экономии средств и времени обращайтесь в специализированные компании.
Часто задаваемые вопросы
Какие документы нужны для подключения эквайринга?
Для подключения эквайринга потребуются:
- Учредительные документы компании или ИП.
- Банковские реквизиты для зачисления средств.
- Документы, подтверждающие личность руководителя или ИП.
Какова комиссия за эквайринг?
Комиссия зависит от условий банка-эквайера и может составлять от 1,5% до 3% от суммы транзакции.
Можно ли использовать онлайн-кассу без эквайринга?
Да, онлайн-касса может работать только с наличными платежами, но использование эквайринга повышает удобство для покупателей и увеличивает объем продаж.
Какие ошибки чаще всего совершают предприниматели при установке эквайринга?
- Отсутствие тестирования системы перед началом работы.
- Пренебрежение обучением персонала.
- Некорректная настройка параметров в кассовом аппарате, что может привести к ошибкам в расчетах.
Мы брали кассу тоже под ключ в Тинькоф банке. Сейчас они такие предложения не делают почему-то. Мы подключили кассу вместе к эквайрингом, плюс к этой же кассе привязали интернет-магазин супруги, оформенный на меня. Экономичное и выгодное в плане временных затрат решение — советую
Специалист сервисного центра установил мне кассу за один день. Даже за пол дня, если учитывать, что он пришел ко мне в магазин где-то в половине 11-ого утра. Это к слову о том, что это очень быстро.