Многие российские торговые предприятия ожидает переход на онлайн-кассы. Их применение характеризуется достаточно большим количеством нюансов, а также может сопровождаться появлением тех или иных сложностей.
Рассмотрим ключевые факты о принципах работы онлайн-касс, на которые полезно обратить внимание, а также особенности решения возможных проблем с соответствующей разновидностью ККТ.
Принцип работы и её сущность
Онлайн-касса — это инновационный вид контрольно-кассовой техники (который, однако, в обозримом будущем предполагает стать массовым и типовым), способный выполнять следующие ключевые функции:
- передачу сведений о платежах, совершенных покупателем, в Федеральную налоговую службу в режиме онлайн;
- формирование электронных кассовых чеков, а также их отправка на e-mail или на телефон покупателя (в виде SMS);
- сохранение и шифрование сведений о платежах.
При этом, платежные данные передаются в ФНС не напрямую, а через уполномоченную организацию - оператора фискальных данных (ОФД).
Основное предназначение онлайн-кассы - это именно информирование ФНС (при посредничестве ОФД) о выручке, поступаемой в кассу предприятия вследствие получения оплаты за товары или услуги от посетителей.
В некоторых аспектах онлайн-касса может быть использована и как инструмент поддержания лояльности покупателя: тот факт, что бумажный чек сохранять необязательно (так как есть его электронная копия), может порадовать многих клиентов магазинов. Конечно, если покупатель не желает сообщать кассиру свои контактные данные - его не будут обязывать это делать. В этом случае покупатель получит только бумажный чек.
Видео - передача кассового чека online на кассе Viki Mini:
Стоит отметить, что онлайн-касса принципиально не слишком отличается от обычной кассы. Главное, чтобы она удовлетворяла законодательным требованиям - которые закреплены в пункте 1 статьи 4 54-ФЗ (в новой редакции от 03.07.2016 года). В числе таких требований - совместимость с фискальным накопителем. Он представляет собой во многом уникальное устройство и является ключевым компонентом онлайн-кассы.
Фискальный накопитель способен, в частности:
- шифровать и удостоверять платежные данные, передаваемые от кассы в ФНС и обратно;
- сохранять и защищать соответствующие платежные данные;
- обеспечивать законную работу онлайн-кассы в периоды, когда интернет по каким-либо причинам недоступен.
Фактически, фискальный накопитель - главный технологический компонент, отличающий онлайновую кассу от обычной. Даже с учетом того, что в отношении первой положениями 54-ФЗ установлен ряд требований, ранее не применявшихся в отношении второй, именно фискальный накопитель делает кассу, собственно, «онлайновой».
Совершенно очевидно, что соответствующий накопитель - технологически очень сложный продукт. На российском рынке сейчас реализуется пока что единственная его модель — устройство ФН-1, производимый ООО «РИК». Именно она устанавливается в контрольно-кассовую технику и превращает ее в «онлайновую».
Собственно, как работает онлайн-касса с учетом отмеченных ее функций? Условно можно представить работу соответствующего типа ККТ в рамках следующего алгоритма:
- Кассир, используя сканер штрих-кода товара, клавиатуру на ККТ (или, к примеру, сенсорный дисплей), вводит в операционную систему кассового аппарата:
- сведения о покупке;
- SMS или e-mail покупателя (если они будут предоставлены).
- Кассир в привычном порядке пробивает чек.
В этот момент сведения о платежной операции передаются на фискальный накопитель, записываются в его внутреннюю память, шифруются, а затем отправляются через интернет оператору фискальных данных. Получив их и проверив, ОФД в установленном порядке направляет данные в ФНС. Кроме того, оператор направляет на онлайн-кассу магазина сообщение о том, что информация принята.
- Далее - по завершении процедуры формирования записи о платеже в фискальном накопителе, осуществляется передача текстового блока с необходимыми платежными данными на чековый принтер ККТ. Он распечатывает бумажную версию чека, которая сразу же выдается покупателю. Электронный чек покупатель получает чуть позже (как только ОФД обработает полученные сведения и отправит электронный чек на указанные контакты).
Таким образом, самый главный критерий выполнения корректного технологического цикла работы онлайн-кассы - это запись платежных данных в фискальную память, а также их передача в зашифрованном виде ОФД (в идеале - также получение подтверждения от оператора о том, что данные приняты). Оператор фискальных данных сделает остальную работу сам - передаст в ФНС платежные сведения и отправит электронный чек покупателю.
Конечно, в компетенции кассира останется распечатка бумажного чека (как минимум, для этого бумага в кассовом аппарате должна быть) и передача его покупателю - но соответствующая процедура не характеризует работу, собственно, онлайн-кассы как отличительный ее признак. Она точно так же осуществляется и на обычной кассе. Аналогично осуществляются иные привычные кассирам процедуры - например, формирование отчета по форме № КМ-6, а также отчета об окончании смены.
Примечательно, что оператору фискальных данных (оттуда, в свою очередь в ФНС) отчет о завершении смены передается в автоматическом режиме - как только закрывается кассиром. Его, а также сведений о платежах, передаваемых всякий раз при пробитии чека, налоговикам может быть достаточно, чтобы не приходить в магазин с проверкой записей в памяти фискального накопителя.
Однако, возможны случаи, когда по тем или иным причинам ключевые функции онлайновой кассы - запись и последующая передача данных ОФД, не выполняются. Как правило, подобные ситуации наблюдаются, если:
- нет связи кассового аппарата с интернетом;
- онлайн-касса сломалась, отключили электричество или есть иная проблема, не позволяющая в принципе задействовать ККТ.
Изучим то, какими могут быть действия магазина в каждом случае.
Возможные проблемы в работе онлайн-кассы: что делать в этом случае?
Пропал Интернет
Выше мы отметили, что платежные данные перед отправкой ОФД записываются в память фискального накопителя ККТ. Это - обязательное действие, и оно предусмотрено именно на случай возникновения проблем с интернетом.
В памяти фискального накопителя ФН-1 платежные данные могут храниться до 30 дней. Крайне маловероятно, что перебои со связью не будут улажены магазином в течение данного периода. Тем более, что для передачи имеющегося пула платежных данных, как правило, достаточно относительно непродолжительного сеанса связи с ОФД, причем, речь здесь не идет о передаче гигабайтов данных, скорее - мегабайтов.
С учетом пропускной возможности даже устаревших сетей, не говоря о технологичных оптоволоконных линиях, которые становятся все более распространенными в России - сохраненные в фискальной памяти данные передадутся в ОФД быстро.
Маловероятно, но тем не менее, теоретически возможно, что магазин не будет по каким-либо причинам иметь доступа в онлайн в течение периода, превышающего 30 дней. В этом случае ключевой технологический компонент ККТ - фискальный накопитель, попросту блокируется. Магазин временно теряет право использовать онлайн-кассу - как следствие, обязан приостановить продажи.
Многие современные ОФД - например, «Контур.ОФД» дают своим пользователям возможность через личный кабинет отслеживать, передаются ли платежные данные от кассовых аппаратов своевременно в ОФД и, соответственно, в ФНС. Неплохо, если оператор информирует пользователя о процессах коммуникации между кассой и ОФД через SMS - «Контур» также предоставляет подобный сервис.
Если обнаружится, что соответствующего коммуникационного обмена по каким-либо причинам не происходит - нужно немедленно выявлять причину проблемы. И это важно исходя из следующей особенности правоотношений в сфере контрольно-кассового мониторинга.
Дело в том, что с технологической точки зрения блокировка фискального накопителя - совершенно незначительная проблема. Для того, чтобы снять ее, необходимо лишь подключить устройство к интернету и убедиться, что канал передачи данных функционирует. В этом приятная особенность работы онлайн-касс: они в автоматическом режиме отслеживает работоспособность онлайн-каналов. Даже при заблокированном фискальном накопителе данная функция выполняется.
Поэтому, до тех пор, пока у фискального накопителя не истек срок эксплуатации (в настоящий момент он составляет 13 месяцев), его разблокировка в 30-дневный период осуществляется очень просто.
Вместе с тем, факт блокировки онлайновой кассы магазина - веский повод ФНС обратить внимание на соответствующую торговую точку. Особенно, если речь идет о магазине, расположенном на территории, для которой не характерны частые проблемы с интернетом.
Например, это может быть здание крупного торгово-развлекательного центра в котором маловероятно отключение от интернета всех арендаторов. А если испытывает проблемы со связью только один магазин - то у ФНС есть все основания подозревать его в нежелании быть открытым и прозрачным с точки зрения налогового контроля.
Как результат - ФНС может приехать в магазин с внеплановой проверкой, и, выявив неработающую ККТ, оштрафовать торговую точку на крупную сумму.
Вместе с тем, похожий сценарий может наблюдаться и в случае, если с интернетом все в порядке, однако, наблюдаются проблемы в работе самой онлайн-кассы, вплоть до невозможности ее задействовать. Изучим данный нюанс подробнее.
Касса сломалась или нет электричества
Действительно, онлайн-касса может попросту сломаться: перестать включаться, начать работать с ошибками, выдавать некорректные чеки.
Поломка ККТ может случиться по разным причинам. Как и у любой электроники, в структуре кассового аппарата могут быть не самые надежные электронные компоненты. На ККТ могут что-то пролить, уронить - факторы появления неисправности могут быть разными.
Не функционирующий должным образом кассовый аппарат эксплуатировать нельзя. Как нельзя и вести торговлю в этом случае - таковы рекомендации финансовых регуляторов.
Дело в том, что законодательство, регламентирующее применение контрольно-кассовой техники, не предусматривает сценариев, при которых возможен запасной сценарий с использованием альтернативы сломанной кассовой машины. И в случае проблем с техникой магазину придется сворачивать торговлю.
Если магазин продолжит продавать товары при неработающей онлайн-кассе, то может быть оштрафован. В соответствии с пунктом 2 статьи 14.5 КоАП РФ величина штрафа может составить до 50% от выручки, полученной, но не проведенной через ККТ (однако не менее 10 000 рублей) - для кассира, а также до 100% от выручки (и не менее 30 000 рублей) — для магазина.
Важный нюанс: вместо кассовых чеков при неработающей ККТ недопустимо использовать бланки строгой отчетности (если это прямо не предусмотрено законодательством — например, при оказании услуг гражданам). Они не будут иметь никакой юридической силы и не помогут магазину избежать штрафа от ФНС за торговлю при неработающей ККТ.
Таким образом, со сломанной ККТ все ясно: как только выявлен неработающий кассовый аппарат, нужно закрывать кассу и вызывать специалистов обслуживающей ККТ организации. Далее - действовать по их рекомендациям.
Другое дело, если ККТ не удается задействовать по причинам, не зависящим от магазина. Например, в силу отключения электричества. Конечно, если касса сломалась - это тоже, как правило, проблема, возникшая по не зависящей от фирмы причине, но в данном случае речь идет о форс-мажоре, о ситуации, которую было крайне сложно предвидеть (в то время как следить за техническим состоянием кассовой техники магазину вполне по силам).
Примечательно, что действия кассира в случае, если касса обесточена, в общем случае должны быть те же, что и в случае, если ККТ сломалась: необходимо незамедлительно прекратить торговлю. В случае нарушения данного порядка действий ФНС может наложить на магазин тот же штраф - по статье 14.5 КоАП РФ.
Однако, ФНС с высокой вероятностью не будет этого делать, если:
- кассиры подготовят письменное объяснение, в котором будут подробно изложены обстоятельства неприменения онлайн-кассы;
- руководство магазина запросит у компании-поставщика электроэнергии письменное подтверждение того факта, что в такой-то период в районе, где расположен магазин, отключалось электричество;
- кассиры сформируют чек коррекции.
Ключевой момент здесь - как раз таки формирование чека коррекции. В нем отражается сумма, полученная от покупателя во время отключения ККТ от электросети (но, в свою очередь, не фиксируется название товара). Соответствующий чек коррекции нужно сформировать до закрытия смены, а если не получится (например, если электричество не включат до завершения рабочего дня), то - на следующий день также до закрытия смены.
Чек коррекции в контексте применения ККТ в розничной торговле - инновационный документ, как и сама онлайн-касса. Сведения, содержащиеся в нем, как и те, что отражены в обычном чеке, передается из магазина в ОФД, а затем - в ФНС в автоматическом режиме.
Впоследствии специалисты ведомства могут прийти с проверкой и выяснить обстоятельства, при которых магазину пришлось формировать данный чек. Здесь и пригодятся остальные документы - удостоверяющие тот факт, что кассу в силу отключения электричества задействовать было нельзя.
При имеющемся чеке коррекции ФНС с высокой вероятностью не будет накладывать санкции на магазин. Даже если налоговики все же наложат штраф , у магазина будут хорошие шансы оспорить его в суде. При этом, некоторые арбитражные прецеденты по налоговым спорам, возникшим еще до введения онлайновых касс, отражают тот факт, что суды встают на сторону налогоплательщиков - если их вины в неприменении касс нет.
С учетом новой правовой нормы - об использовании чеков коррекции, шансы предприятий в спорах с ФНС - при штрафах в ситуации с отключением электричества, значительно повышаются.
Безусловно, по возможности стоит избегать споров с ФНС. И лучше, конечно, при отключении электричества - как и при сломанной кассе, приостановить продажи. Но судебная практика и позиции ФНС в отношении двух отмеченных проблем не идентичны - и данный факт может во многих случаях помочь магазину защитить свои интересы.
На случай возможных проблем с электричеством магазину имеет смысл заранее уделять внимание необходимому технологическому оснащению кассовой инфраструктуры. Например, установке ИБП, применению работающих на достаточно мощном аккумуляторе онлайновых касс, которые, к слову, выпускаются в самом широком спектре модификаций.
Так или иначе, в силах руководства магазина свести возможные проблемы с кассовой техникой к минимуму. Главное здесь - работать с качественным оборудованием, надежными поставщиками коммунальных услуг и интернета.
У нас с электричеством вообще беда вечная, постоянно выключают. Могут на полдня вырубить. Поэтому кассу взяли автономную, чтоб не закрывать магазин.
Что делать, если у меня товар скоропортящийся? Допустим, пропал интернет на несколько дней, а у товара срок годности три дня, мне что делать? Мне ведь его желательно распродать в кротчайшие сроки. Почему я не могу вести торговлю по старой схеме? Кто мне будет потом возмещать все мои убытки. Наверняка ведь не налоговая.
В соответствии с 54-ФЗ, обязанность по обеспечению ККТ бесперебойным источником связи с сетью Интернет возлагается на предпринимателя. Если же связь кассы с ОФД пропала по причине критических сбоев в работе провайдера, то останавливать торговлю вам не придется. ККТ обеспечит запись всех данных по каждой сделке в период вынужденной автономной работы и передаст эти данные ОФД как только восстановится связь — такая возможность предусмотрена п.1 ст.4.1 54-ФЗ.
Только начали работать с онлайн-кассой, некоторые принципы работы ещё не понятны. Есть опасения,, что данные в ОФД не передаются, хотя договор заключили, всё как положено. Как можно проверить, всё ли в порядке с передачей? РАботаем меньше месяца, поэтому штрафы никакие не приходили, и хотелось бы обойтись без них.
Елена, в рамках действующего законодательства, контроль отправки фискальных документов с ККТ в ФНС возлагается на собственника оборудования. Если ваша касса не будет отправлять данные в налоговую на протяжении 30 календарных дней, то ФН будет заблокирован и продолжать работу станет невозможно. Чтобы быть спокойным, что все работает корректно, можно 2-4 раза в месяц проверять передаются ли чеки с ваших касс ОФД.
Для проверки текущего состояния обмена данными с ОФД нужно распечатать «Отчет о состоянии расчетов», его или аналогичный отчет вы найдете во вкладке «Касса» — «Отчеты на кассе». Распечатать его можно в любое время.